Secrétaire de direction

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Assiste sa supérieure ou son supérieur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

1. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.

2. Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l'information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.

3. Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de sa présence à ses différents rendez-vous.

4. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes.

5. Voit à l'organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

6. Produit des documents de différente nature, attrayants et d'allure professionnelle, en s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.

7. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

8. Tient à jour la comptabilité de l'unité. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.

9. Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences et autres. Veille au respect des échéanciers et des directives.

10. Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l'admission, à la préinscription, à l'inscription, à la modification d'activités pédagogiques et aux relevés de notes.

11. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.

12. Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

13. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.

14. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.

15. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.

16. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

17. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

18. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

• Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente

• Expérience : 5 ans

• Autres : Bonne connaissance du logiciel Word

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires

• Expérience: Trois (3) ans d'expérience pertinente

• Autres: Aucune

• Le poste requiert la connaissance d'Excel et de PowerPoint.

Classe 8

Taux horaire : 25,35 $ à 30,40 $

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

Veuillez noter que ce poste n'est pas assujetti au programme de télétravail régulier de l'Université de Sherbrooke.