Secrétaires et secrétaires de direction - GARANTIE D'HEURES

Vous détenez de l'expérience dans le domaine du secrétariat et du soutien administratif et vous attendez que l'occasion rêvée se présente pour donner un nouvel élan à votre carrière? La voici! Dès votre embauche à l'Université de Sherbrooke, vous aurez la possibilité de bénéficier de notre Programme de garantie d'heures (minimum 32,5 h/semaine), vous assurant des contrats en continu et de périodes de formation rémunérées, et ce, jusqu'à l'obtention d'un poste régulier.

Postulez dès maintenant pour joindre un grand employeur à dimension humaine qui propose de nombreuses possibilités d'emploi et d'avancement. Choisir l'UdeS, c'est choisir un milieu de travail et de vie de qualité, qui favorise la conciliation travail, famille et vie personnelle.

La ou le secrétaire assiste sa personne supérieure dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité.

1. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.

2. Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l'information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.

3. Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de sa présence à ses différents rendez-vous.

4. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes.

5. Voit à l'organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

6. Produit des documents de différente nature, attrayants et d'allure professionnelle, en s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.

7. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.

8. Tient à jour la comptabilité de l'unité. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.

9. Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences et autres. Veille au respect des échéanciers et des directives.

10. Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l'admission, à la préinscription, à l'inscription, à la modification d'activités pédagogiques et aux relevés de notes.

11. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.

12. Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.

13. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.

14. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.

15. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.

16. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

17. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Dès son entrée en fonction, le personnel de soutien temporaire bénéficie de conditions de travail et d'avantages enviables, dont :

• Salaires compétitifs allant de 22,51 $ à 27,04 $/heure pour les emplois de secrétaire (classe 6) et de 25,35 $ à 30,40 $/heure pour les emplois de secrétaire de direction (classe 8).

• Indemnités pour les vacances (8 %) et les jours fériés (5 %) versées à chaque période de paie (soit l'équivalent de 13 % des heures travaillées)

• Horaire d'été réduit de 30 minutes par jour sans perte de salaire (possible pour la majorité du personnel).

• À la fin d'une affectation, si un autre contrat n'est pas immédiatement attribué à la personne salariée participant au Programme de garantie d'heures, elle se verra offrir un minimum de 32,5 h/semaine avec une rémunération en classe 6 pour réaliser des tâches et des activités de formation. Les formations offertes lui donneront notamment l'occasion de se familiariser ou d'approfondir la maîtrise de logiciels et de systèmes de gestion couramment utilisés à l'UdeS par le personnel de soutien administratif.

En savoir plus :

• Conditions de travail et leur évolution

• Milieu de travail et de vie

• Capsule vidéo «Être secrétaire à l'UdeS»

• Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente.

  Si vous ne détenez pas le diplôme demandé mais que vous avez de l'expérience en secrétariat, il est possible que votre candidature soit néanmoins reconnue qualifiée.

• Expérience: Minimum 1 année d'expérience pertinente. Dans le contexte actuel, nous vous invitons à postuler même si vous ne possédez pas l'expérience minimale demandée.