Contrôleuse ou contrôleur de projets

Sous la responsabilité de la direction du Bureau de projets, la contrôleuse ou le contrôleur de projets participe à la mise en place du Bureau de projets ainsi qu'à la définition du cadre, des métriques et des tableaux de bord nécessaires à la direction et aux divers projets, s'assure que la gestion des projets est effectuée selon les bonnes pratiques du PMI (Project Management Institute) ainsi que la gestion des budgets et de ses suivis selon les pratiques du Service des ressources financières de l'Université de Sherbrooke.

Responsabilités pour le Bureau de projets:

1. Réaliser, de concert avec la direction du Bureau de projets et les personnes chargées de projets, la planification des travaux du Service du développement et de la transformation du dossier étudiant (SDTDE) et du portefeuille de projets du STI.

2. Préparer l'échéancier maître pour le Bureau de projets et le SDTDE.

3. Préparer l'échéancier de jalons afin de garantir l'arrimage et l'intégration des dates importantes avec l'ensemble des projets du Bureau de projets et le SDTDE.

4. Produire et maintenir l'échéancier du portefeuille pour les projets de développement, d'acquisition et d'implantation de progiciels au sein du Bureau de projets et du SDTDE.

5. Procéder aux mises à jour des différents livrables du portefeuille et du SDTDE selon l'avancement des travaux, des enjeux et des points en suspens.

6. Maintenir mensuellement le registre de risques global pour le Bureau de projets et le SDTDE.

7. Produire le tableau de bord mensuel incluant des indicateurs de performance pour le SDTDE et pour le portefeuille de projets.

8. Produire les rapports d'avancement et les documents nécessaires à la reddition des comptes auprès de la direction et du Ministère.

9. Collaborer avec les chargées et chargés de projets à la réalisation des divers travaux et suivis.

10. Participer à la mise en place des processus et des outils de gestion de projets et contrôler la conformité dans la pratique.

11. Assurer un suivi des processus, des gabarits ainsi que de l'ensemble de la documentation rattachée au Bureau de projets et du SDTDE.

12. Effectuer les revues de projets et proposer des améliorations.

13. Consolider l'information des projets pour fournir une vue d'ensemble au niveau du portefeuille et du SDTDE.

14. Assurer l'uniformité des pratiques en termes de gestion de projets.

15. Participer aux rencontres de suivi avec la direction et en produire les comptes rendus.

Responsabilités pour les projets:

1. Collaborer avec les personnes chargées de projets et la direction à la réalisation des divers travaux.

2. Participer aux revues de projets et proposer des améliorations.

3. Assurer l'uniformité des pratiques en termes de gestion de projets.

4. Supporter les personnes chargées de projets dans l'élaboration des activités pour les feuilles de suivi (JIRA).

5. Utiliser divers outils pour l'extraction de l'information pour la direction et le MES.

6. Assurer une veille technologique au niveau des outils et des méthodes de travail.

• Détenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline jugée pertinente.

• Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente, notamment en planification et suivi de projets.

• Connaître la méthodologie de gestion de projets correspondant aux bonnes pratiques proposées par le PMI (Project Management Institute).

• Démontrer un grand sens de l'organisation et de très bonnes compétences en planification et suivi de projets.

• Démontrer des habiletés à établir et maintenir de bonnes relations interpersonnelles.

• Démontrer de la rigueur et de l'autonomie.

• Posséder une bonne connaissance du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

• Avoir une bonne maîtrise de la suite MS Office et des outils informatiques en gestion de projets.

• La connaissance des outils MS Project, SharePoint et JIRA est un atout.

Corps d'emploi : Coordonnatrice, coordonnateur administratif

Échelle de traitement : No. 3 (14 échelons répartis entre 49 825 $ et 85 579 $)

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine.