Procédure d’organisation d’activités pour les comités étudiants

Les conflits d’horaire entre plusieurs activités sur une même plage-horaire sont à éviter de façon à offrir à chaque activité une visibilité idéale et un achalandage optimal,  dans un contexte où nous observons une multiplication significative des activités.

• Avant de choisir une date pour toute activité, l’étudiant doit consulter CHRONOS (calendrier des activités facultaires en ligne) afin d’éviter les conflits;
• L’étudiant  communique par courriel avec le CDP afin de valider la disponibilité de la plage-horaire envisagée. Aucune date ne peut être fixée à l’avance par un comité ou un étudiant sans d’abord avoir obtenu une confirmation de disponibilité auprès du CDP;
• Le CDP consulte CHRONOS pour vérifier l’existence de conflit;
• Une fois obtenue la confirmation de disponibilité du CDP, l’étudiant complète le formulaire d’organisation d’événement en ligne;
• Le CDP confirme l’inscription dans CHRONOS, la réservation du local et assure la diffusion de l’information dans sa programmation.