Mini-entrevues multiples (MEM) 

L'information sur les mini-entrevues multiples (MEM) s'adresse aux candidates et candidats postulant au doctorat de 1^er cycle en médecine de l’une des 3 universités francophones québécoises : Université de Sherbrooke, Université de Montréal et Université Laval. 

Prenez bien soin de lire la section des MEM : des changements sont en vigueur pour l'année 2020.

Objectif

Les MEM ont pour but d’évaluer certaines compétences personnelles et aptitudes générales jugées essentielles à la réussite du programme et à l'exercice de la médecine en tant que professionnel de la santé, telles que :

• le professionnalisme (intégrité, authenticité, sens des responsabilités);
• la capacité relationnelle (empathie, communication, travail d’équipe, leadership);
• la capacité d’adaptation et d’autocritique;
• la capacité à exercer un jugement éclairé et à posséder un esprit critique;
• la conscience sociale et l’ouverture d’esprit;
• etc.

Déroulement

Lors des MEM, vous exécuterez un parcours de plusieurs stations proposant des mises en situation de type « jeu de rôle » ou « discussion ».

Ces diverses mises en situation, qui se déroulent exclusivement en français, visent à évaluer certaines compétences personnelles ainsi que vos aptitudes générales. Elles ne font pas appel à des connaissances médicales. Avant chaque station, vous disposerez de 2 minutes pour lire une vignette présentant la mise en situation. Vous entrerez ensuite dans la salle d'entrevue pour les 7 minutes accordées à cette station.

La passation des MEM est gérée conjointement par les 3 facultés de médecine francophones du Québec (Université Laval, Université de Montréal et Université de Sherbrooke), par l’intermédiaire du Comité central de gestion des MEMFI (Mini-entrevues francophones intégrées). Ainsi, si votre candidature est retenue pour cette étape de sélection par au moins une de ces universités, vous serez invité aux MEM.

Vous passerez vos MEM à un seul endroit : Montréal, Québec ou Sherbrooke. Pour les candidatures de l’Entente intergouvernementale entre le Québec et le Nouveau-Brunswick, les MEM auront lieu à Moncton, dans la mesure où cela nous sera possible. Vos résultats seront acheminés à toutes les facultés qui ont retenu votre candidature et pour lesquelles vous avez acquitté les frais exigés dans les délais prévus (voir la section sur les frais associés à la gestion des MEM ci-dessous).

Notez que même si l’organisation des MEM est un processus commun auquel participent les 3 facultés de médecine francophones du Québec, vous devez déposer une demande d’admission dans chacune des universités où vous souhaitez que votre candidature soit considérée.

Dates de passation et processus de convocation

Les MEM auront lieu les 25 et 26 avril 2020.

Si votre candidature est retenue, vous serez convoqué à l’une ou l’autre de ces 2 journées. Donc, si vous postulez à l’une des facultés de médecine francophones du Québec, assurez-vous d’être disponible les 2 jours, soit les 25 et 26 avril, en prévision d’une possible convocation aux MEM. 

IMPORTANT : Si votre candidature est retenue par l'une des 3 facultés, vous recevrez un avis de convocation aux MEM par courriel à l'une des adresses figurant à votre dossier d'admission d'une des universités francophones où vous avez postulé. Consultez donc tous vos comptes de courriel chaque jour à partir du 30 mars 2020 jusqu’aux journées des MEM.

L’avis de convocation comprendra : 

• le nom de la ou des facultés qui vous invitent aux MEM;
• la procédure de confirmation de votre présence aux MEM;
• l'identifiant unique pour le paiement en ligne.

Lors de la 1^re vague de convocation, si vous n' avez pas été convoqué ou si vous n'avez pas été invité par toutes les universités où vous avez postulé, continuez de consulter chaque jour tous vos comptes de courriels jusqu’aux dates des MEM. Vous pourriez recevoir ultérieurement une convocation, même quelques jours avant les MEM.

Attribution du lieu, de la date et de l'heure de passation de vos MEM

IMPORTANT : Si vous avez été convoqué aux MEM et que vous avez confirmé votre place en effectuant le paiement en ligne exigé dans les délais requis, vous recevrez un avis par courriel le 16 avril vous précisant le lieu, la date et l'heure de passation de vos MEM.

Veillez à bien planifier vos déplacements. Vous devez être à l’heure indiquée au lieu de passation de vos MEM. Tout retard ou absence aux MEM entraînera un refus de votre candidature.

Afin d’assurer une bonne et équitable gestion de l’administration des MEM, vous ne pourrez changer ni le lieu, ni la date, ni l’heure de vos MEM.

Lieu de passation

Les candidates et candidats sélectionnés sont répartis aléatoirement entre les lieux de passation (Montréal, Québec ou Sherbrooke).

Si votre candidature est retenue dans le cadre de l’Entente intergouvernementale entre le Québec et le Nouveau-Brunswick (provinces maritimes : Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse et Île-du-Prince-Édouard), vous serez convoqué au site de Moncton, le samedi 25 avril 2020, dans la mesure où cela nous sera possible.

Afin d’assurer une bonne et équitable gestion de l’administration des MEM, vous ne pourrez changer ni le lieu, ni la date, ni l’heure de vos MEM.

Frais associés

IMPORTANT : Le délai pour le paiement des frais associés à la gestion des MEM est très court et doit absolument être respecté. Vérifiez chaque jour tous vos comptes de courriels pour éviter de le dépasser.

À compter du 30 mars 2020, à la suite de la réception d’un avis de convocation aux MEM, vous devez immédiatement : 

• remplir le formulaire en ligne sur lequel figurent la ou les facultés de médecine qui ont retenu votre candidature pour les MEM; l'adresse web vous sera transmise dans l'avis de convocation;
• décider et indiquer si vous maintenez votre candidature à une, à deux ou aux trois universités, selon la proposition reçue;
• calculer les frais globaux associés à votre décision et les acquitter par paiement en ligne par carte de crédit.
  
  • L’accès aux MEM vous sera refusé advenant le non-paiement de ces frais dans le délai inscrit dans l’avis de convocation; ce qui entraînera le rejet de votre candidature à chacune des facultés de médecine francophones vous ayant retenu. 
  • Si vous vous désistez avant la date spécifiée dans l’avis de convocation, 50 % des frais associés aux MEM vous seront remboursés. Votre collaboration est importante étant donné le nombre élevé de candidates et candidats souhaitant participer aux MEM; ceci pourrait nous permettre de convoquer d'autres candidatures. 
  • Pour déterminer les frais globaux de vos MEM, vous devez calculer un montant de 125 $ par université qui vous invite aux MEM et pour laquelle vous décidez de maintenir votre candidature.

La réception du formulaire en ligne et du paiement approprié confirmera :

• le maintien de votre candidature pour la ou les facultés pour lesquelles vous avez acquitté les frais exigés;
• votre présence aux MEM;
• votre engagement à respecter toutes les clauses de cette procédure d’admission.

Considérations particulières

Si vous êtes dans l’impossibilité d’utiliser le mode de paiement en ligne ou de payer les frais réclamés, vous devez communiquer par courriel, dès la réception de votre invitation aux MEM, avec Sandrine Charette-Martineau à MEM@fmed.ulaval.ca, afin de prévoir une solution de rechange pour respecter le délai de paiement prescrit.

Mesures d'accommodement

Si vous souhaitez obtenir des mesures d’accommodement pour une situation de handicap documentée, vous devez entreprendre le plus tôt possible vos démarches.

Vous devrez avoir contacté, au plus tard le 6 mars 2020, le service de soutien aux étudiants en situation de handicap d’une seule des universités francophones (Université Laval, Université de Montréal ou Université de Sherbrooke) où vous avez déposé une demande d’admission. Si vous êtes convoqué aux MEM et que des mesures d’accommodement sont requises, elles seront prises en considération par toutes ces universités dans les limites des moyens et des ressources dont elles disposent.

Vous devrez fournir au service de soutien aux étudiants en situation de handicap tous les documents à l’appui de votre demande (certificat médical, etc.) au plus tard le 13 mars 2020. Soyez assuré que votre dossier sera traité de façon tout à fait confidentielle.

À la suite de l’analyse de votre dossier, si des mesures d’accommodement sont requises, celles-ci seront transmises au Comité central de gestion des MEMFI par le service qui a traité votre demande.

Coordonnées des bureaux de soutien aux étudiants en situation de handicap 

Université de Sherbrooke

Programme d'intégration des étudiantes et étudiants en situation de handicap ou de trouble d'apprentissage
Pavillon Georges-Cabana, bureau B1-1012
Université de Sherbrooke
Sherbrooke (Québec) J1K 2R1
Téléphone : 819 821-7997
Sans frais : 1 800 267-8337, poste 67997

prog.integration@USherbrooke.ca

Université Laval

Centre d’aide aux étudiants – Accueil et soutien aux étudiants en situation de handicap
Pavillon Maurice-Pollack
Université Laval
2305, rue de l’Université, bureau 2121
Québec (Québec) G1V 0A6
Téléphone : 418 656-2880

acsesh@aide.ulaval.ca

Université de Montréal

Services aux étudiants – Soutien aux étudiants en situation de handicap
Pavillon J.-A.-DeSève
Université de Montréal
2332, boul. Édouard-Montpetit, bureau A-0304
C.P. 6128, succ. Centre-ville
Montréal (Québec) H3C 3J7
Téléphone : 514 343-7928

sesh@sae.umontreal.ca
Mentionnez dans l’objet du message : Admission médecine

Échange de renseignements personnels

Des mesures sont mises en place pour permettre de gérer les MEM sur le principe d’un seul et unique processus pour les 3 facultés de médecine francophones.

Ainsi, si vous déposez une demande d'admission au programme de doctorat de 1^er cycle en médecine dans l’une des 3 facultés de médecine francophones du Québec, vous consentez d'emblée à ce que :

• ces facultés échangent entre elles les renseignements personnels nécessaires pour :
  • répartir les candidates et candidats invités parmi les lieux de passation et aux dates des MEM, 
  • identifier les fiches servant à recueillir les résultats aux MEM,
  • vérifier le paiement des frais pour les MEM;

• vos résultats soient transmis aux facultés qui vous invitent aux MEM et pour lesquelles vous avez payé les frais exigés dans le délai requis;
• les facultés de médecine concernées puissent utiliser des données ou des renseignements anonymisés à des fins de recherche et d'amélioration de la qualité du processus.

Préparation

Voici quelques conseils pour mieux vous préparer aux MEM.

Avant les MEM

• Trouvez-vous un ou des partenaires afin de discuter de différents sujets spontanément durant une période de 7 minutes.
• Familiarisez-vous avec ce format de 7 minutes afin de pouvoir énoncer clairement et de façon synthétique vos idées dans ce laps de temps.
• Attendez-vous à être surpris par de nouveaux sujets, interventions ou questions.
• Entraînez-vous à débattre de vos idées sur des sujets variés.
• Pensez à des situations ou à des expériences de vie significatives qui ont contribué à forger la personne que vous êtes devenue aujourd’hui.

Le jour des MEM

• Habillez-vous de façon professionnelle, tout en vous assurant d’être à l'aise, car vous aurez à vous déplacer d’une station à l’autre.
• Assurez-vous de bien manger avant vos entrevues. Être affamé peut nuire à la concentration, tout comme boire trop d’eau, de café ou de jus.
• Lisez très attentivement les consignes accessibles pendant les 2 minutes accordées avant de commencer une station.
• Dès que vous entrez dans une station, présentez-vous à l’évaluateur, mentionnez-lui votre prénom et votre nom complet.
• Écoutez attentivement les questions ou les consignes des évaluateurs ou des acteurs d’une station.
• Quand vous sortez d’une station, passez immédiatement à l’autre, ne pensez plus à la précédente. Rappelez-vous qu’il y a plusieurs entrevues et qu’il est possible que vous en trouviez certaines plus difficiles.
• Restez naturel et authentique. Évitez d’énoncer des réponses préfabriquées et apprises par cœur. Connaître les thématiques des MEM antérieures a parfois beaucoup desservi des candidats dans le passé.
• Vous êtes en entrevue, montrez qui vous êtes.

Notez que le comité central de gestion des MEMFI n’entérine ni ne valide aucune information ou formation, ni aucun document autre que ce qui est diffusé sur les sites web des 3 facultés de médecine francophones du Québec.

Exemples de station 

Exemple d’une station de type « discussion »

Vignette 

Nos universités ont de la difficulté à équilibrer leur budget. C’est encore pire depuis que de plus en plus d’étudiants accèdent aux études universitaires. Parmi les diverses mesures envisagées pour optimiser les coûts de formation universitaire, certains proposent d’augmenter le nombre d’étudiants par classe. Tout de suite, des opposants à cette idée ont poussé les hauts cris…

Veuillez réfléchir à ce débat.

Au signal de la cloche, vous entrez et vous aurez 7 minutes pour discuter de votre point de vue avec l’intervieweur. 

Entrevue 

Dans ce type de station, la personne candidate discute directement avec l'intervieweur, qui fait aussi office d'évaluateur.

Exemple d’une station de type « jeu de rôle » 

Vignette 

Votre compagnie vous mandate, ainsi qu’une collègue, Sara, d’une autre division, pour assister à une rencontre d’affaires d’une importance capitale. Cette rencontre a lieu à San Diego. Sara et vous habitez à Montréal. Pour simplifier les choses, vous avez proposé à Sara de passer la prendre en auto chez elle, puis de vous rendre ensemble à l’aéroport Pierre-Elliott-Trudeau à Dorval. À l’heure convenue, vous sonnez à la porte de Sara. Elle vous invite à entrer.

Au signal de la cloche, vous entrez et vous aurez 7 minutes pour effectuer cette rencontre.

Entrevue

Dans ce type de station, la personne candidate interagit avec un ou des acteurs jouant le personnage mentionné dans la vignette (Sara dans le cas présent). Ainsi, lorsque la personne candidate entre dans la salle, l’actrice lui dit : « Je suis désolée de te dire cela maintenant, mais depuis 2001, je n’embarque dans aucun avion. J'ai trop peur! Je n’irai donc pas à San Diego. »

L'évaluateur est ici en retrait et observe la performance de la personne candidate.

Source : stations traduites et adaptées de la banque de stations de l’Université de McMaster par la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université de Sherbrooke.

Rétroaction

Par souci d’équité, les 3 facultés de médecine francophones québécoises ont convenu de ne donner aucune rétroaction aux candidates et candidats sur leur performance dans les différentes stations des MEM.

Confidentialité

Le professionnalisme étant une valeur essentielle au sein de nos 3 facultés, le Comité central de gestion des MEMFI exige que vous gardiez confidentiel le contenu des stations auxquelles vous participerez.

Lors des journées MEM, vous devrez signer une entente de confidentialité dans laquelle vous vous engagez à ne divulguer d’aucune façon que ce soit (verbalement, par écrit ou en ligne) le contenu des mises en situation (thématiques et sujets) qui vous seront proposées.

Les universités participantes pourraient prendre des mesures disciplinaires à l’égard de toute personne candidate ou de tout étudiant inscrit qui ne respecterait pas ces dispositions.