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Révision de la directive des biens excédentaires

Un nouveau souffle pour BADIBUS et la réutilisation des biens universitaires

Ces classeurs, que Réjean Boislard et Éric Lemieux, journaliers-chauffeurs au Service des immeubles, rapportent à l'entrepôt, seront bientôt disponibles sur Badibus.
Ces classeurs, que Réjean Boislard et Éric Lemieux, journaliers-chauffeurs au Service des immeubles, rapportent à l'entrepôt, seront bientôt disponibles sur Badibus.

Chaque année, les unités administratives de l'UdeS achètent pour quelques dizaines de millions de $ de biens et d’équipement de toutes sortes. Une part importante de ces biens a une certaine durée de vie et il peut arriver qu’une unité doive se départir d’un bien alors qu’il est encore en bon état et qu’il peut encore servir.

Afin de favoriser la réutilisation de ces biens, l’Université s’est dotée d’une plate-forme Web transactionnelle permettant d’afficher ces biens et de trouver un acquéreur pour ceux-ci. Appelée Badibus (Babillard de disposition de biens de l'UdeS), cette application est accessible à l’ensemble de la communauté universitaire, étudiants et membres du personnel, de même qu’aux institutions du réseau de l'éducation et aux organismes sans but lucratif.

10 tonnes de matériel réutilisé ou recyclé

En 2017, quelque 1000 articles ont transité par Badibus, soit près de 10 tonnes métriques de biens, mobiliers et équipement. Seulement 7,5 % de ces biens ont dû être mis au recyclage. Tous les autres articles ont trouvé preneur. Les unités administratives de l’Université ont repris environ le tiers de ce matériel et un peu moins de 10 % ont été donnés à des établissements publics ou à des organismes sans but lucratif. Le reste, ce qui représente environ la moitié des biens, a été vendu à des membres de la communauté universitaire ou, dans quelques cas, sur une plate-forme de vente externe, ce qui a généré des revenus de plus de 5000 $. Ces sommes ont été versées dans le Fonds de développement durable et seront investies dans des projets de développement durable.

Penser DD dès le départ

Mise à jour en avril 2018, la Directive relative à la gestion des biens excédentaires a pour objectif premier la mise en place de pratiques responsables en matière de gestion des biens acquis, de leur acquisition jusqu’à la fin de leur vie utile.

« On voudrait que les membres du personnel regardent ce qui est offert sur la plate-forme avant même d’entamer une procédure d’achat, explique Julie Gosselin, directrice de la Section de l’approvisionnement au Service des ressources financières. Parmi les principes mis de l’avant en gestion des matières résiduelles, le premier est la réduction à la source. Un bien qu’on n’a pas besoin d’acheter est un bien dont on n’aura pas à se départir! Et en plus, on génère des économies ».

Une fois la décision d’acheter du nouveau matériel prise par les gestionnaires d’une unité administrative, ceux-ci doivent planifier ce qu’ils feront avec le matériel en excédent. « C’est important d’y penser à l’avance, estime Bernard Fournier, directeur général adjoint au Service des immeubles. Si une unité administrative souhaite reprendre du matériel dont une autre unité souhaite se départir, le déménagement peut se faire la journée où le matériel neuf arrive, ce qui évite d’avoir à entreposer et à déménager deux fois le même matériel. »

Les unités administratives qui doivent se départir d’un bien doivent contacter l’équipe de Badibus afin que celui-ci soit affiché. Le bien est d’abord proposé aux autres unités administratives de l’Université. Si aucune unité administrative n’en fait l’acquisition, le bien est par la suite mis en vente auprès de la communauté universitaire, des autres établissements publics et des organismes à but non lucratif de l’Estrie. S’il ne trouve toujours pas preneur, le bien est par la suite affiché sur une plate-forme de vente externe. Si aucun acquéreur ne s’est manifesté au cours de ces trois étapes, le Service des immeubles procède au recyclage du bien ou à sa revalorisation.

Quelques exceptions

Une partie des biens acquis par l’Université n’est pas assujettie à cette directive, les véhicules motorisés notamment dont la gestion est encadrée par la Directive concernant la gestion de la flotte de véhicules motorisés.

Pour les biens et l’équipement spécialisé pour l’enseignement et la recherche acquis avec une subvention de recherche, une autorisation préalable de la Section des fonds avec restrictions du Service des ressources financières doit être obtenue afin de s’assurer du respect des règles spécifiques des organismes subventionnaires. Le matériel informatique et électronique doit faire l’objet d’une vérification par un technicien ou une technicienne en systèmes ordinés d’une faculté ou du Service des technologies de l’information préalablement à l’affichage sur Badibus. Pour les téléphones cellulaires, des modalités de rachat sont établies dans la Directive d'attribution et de gestion des téléphones cellulaires.

Enfin, les œuvres d’arts, livres, fonds d’archives et les biens pouvant présenter des dangers (contenant des produits dangereux, non fonctionnels ou périmés) sont exclus de la présente directive.


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