Télétravail

Dernière mise à jour : 28-05-2020, 15 h 45

Les activités dans les services et les facultés devront être reprises graduellement en présentiel afin de soutenir la reprise de la recherche, la préparation du retour de l'enseignement en présentiel et toutes les autres activités des campus. Certaines activités pourront se poursuivre en télétravail, considéré comme un moyen pour appliquer les normes sociosanitaires et une modalité de transition.

Ergonomie du poste de travail

En situation de télétravail, il est important d’adopter une bonne posture de travail pour limiter le risque de développer des troubles musculo-squelettiques. Vous êtes invité à consulter l’aide-mémoire pour l'ergonomie de votre poste de travail à la maison.

Vous pouvez également, en cas de besoin, faire une demande d'évaluation ergonomique de votre poste de télétravail. Vous devez suivre la procédure suivante : Procédure d'évaluation ergonomique en contexte de télétravail

Prévenir les blessures

Même en situation de télétravail, il est important d’adopter une bonne posture de travail afin de limiter le risque de développer des troubles musculo-squelettiques :

  • Assurez-vous de bien avancer la chaise près de votre bureau ou de la table afin d’éviter de vous pencher. Vous devez avoir la tête alignée avec le bas de votre dos.       
  • Alignez vos poignets et vos coudes avec votre clavier, soit à l'aide de vos appuis-bras (si vous avez une tirette à clavier) ou en travaillant directement sur la table (à ce moment, les appuis-bras deviennent inutiles).
  • Ajustez la hauteur de votre ou de vos écrans de manière à ce que vos yeux arrivent 2 pouces sous le rebord supérieur de l'écran.
  • Maintenez une distance d'environ un bras allongé entre vous et votre écran.
  • Ayez un éclairage suffisant et évitez de projeter de la lumière directement sur votre ou vos écrans (afin d'éviter de créer des reflets).
  • Assurez-vous d'avoir les pieds au sol (ne croisez pas les jambes) et que la hauteur de votre chaise est adéquate pour avoir les épaules détendues (assoyez-vous sur un coussin, au besoin).

Choisir une chaise adéquate

  • Choisissez une chaise de bureau ajustable, avec appui lombaire. Si vous n’en avez pas, optez pour une chaise droite (exemple : une chaise de cuisine) avec un coussin mince ou une serviette roulée que vous placerez au niveau du bas de votre dos.
  • Si votre chaise est trop haute, appuyez vos pieds sur un repose (commercial ou maison, comme une boîte ou des livres).

Si vous travaillez avec un portable

L'ordinateur portable n'est pas recommandé d'un point de vue ergonomique, puisqu’il est impossible d’avoir l’écran à la bonne hauteur, l’écran et le clavier ne pouvant être séparés.  

Si vous n'avez d'autre choix, minimisez vos risques de blessures en optant pour l'une ou l'autre des deux solutions suivantes :

  • Utilisez un clavier et une souris externes, et installez votre portable sur un support afin que l'écran arrive à la hauteur de vos yeux.
  • Connectez votre appareil à un écran externe, et servez-vous du clavier ou du pavé tactile du portable, mais en vous assurant d'entrefermer l'écran.

L’importance des micropauses

En télétravail comme au bureau, vous ne devriez jamais travailler plus d'une heure sans bouger. Levez-vous, étirez-vous, allez boire : les micropauses actives favorisent la circulation sanguine!

En cas d'accident de travail, de blessure ou de douleur

  • Si vous avez une blessure de type musculosquelettique ou une douleur causée par votre position à votre poste de télétravail, nous vous invitons à remplir une demande d’évaluation ergonomique en contexte de télétravail
  • Si, dans le cadre de vos activités de télétravail, vous vous blessez, vous devez communiquer avec les services de la sécurité en composant le 819 821-7699 (Sherbrooke) ou le 450 463-6599 (Longueuil) afin de rapporter votre accident de travail. Pour plus d’information, référez-vous à la section Déclaration d’accident.

Pour en savoir plus

  • Petite vidéo sympathique qui résume les recommandations
  • Page Ergonomie du Service des immeubles de l'UdeS
  • Communiquez avec nos conseillères en santé et sécurité : ergonomie@USherbrooke.ca

Organisation du travail à la maison 

Nous traversons une période exceptionnelle qui nécessite différentes adaptions au niveau du mode de vie. L’initiation au télétravail représente un défi. Adoptez une bonne posture de travail, faites preuve de flexibilité et de tolérance envers vous-même, vos collègues et vos proches! Acceptez que tout ne soit pas « parfait » ou « comme d’habitude ». Les conseils et les trucs qui suivent ne sont pas « parfaits » non plus, car ils ne peuvent évidemment pas s’appliquer à chaque situation.

Conseils et trucs pour rendre le télétravail efficace et agréable

Définir un espace de travail 

S’installer si possible dans un espace fermé et réservé au travail (si vous avez des enfants, voir la section sur le sujet) :

  • Garder votre espace de travail propre et fonctionnel
  • Établir des frontières claires
  • Éviter de manger devant l’écran (ex. : cuisine pour manger, bureau pour travailler)
  • Éviter les distractions (télévision, musique, etc.)
  • Porter au besoin un casque anti-bruit

Établir une routine de travail à la maison 

  • Se préparer le matin comme si on se rendait au travail
  • Prendre des pauses
  • Sortir de la maison au moins une fois par jour
  • Pratiquer une activité physique de manière régulière

    • À l'extérieur
    • À l'intérieur en utilisant si désiré des capsules vidéos ou des applications mobiles (ex. : Zumba, yoga, etc.)

Repenser ses méthodes de travail  

  • Savoir établir les priorités avant de débuter les séances de travail
  • Se fixer des objectifs et des échéances réalistes
  • Faire preuve de flexibilité envers soi et envers les autres
  • Dire non lorsque requis et diminuer les attentes (être réaliste par rapport à ce qu’on peut produire dans le contexte)
  • Maintenir un contact régulier avec les collègues de travail grâce aux différentes options technologiques (conférence téléphonique, Teams, Messenger, texto,)

    • Se dire « Bonjour! » le matin

  • Faire le point régulièrement avec son équipe et sa personne superviseure
  • Continuer à faire preuve de professionnalisme 

Autres trucs

  • S’offrir des récompenses (ex. : collation spéciale à la pause)
  • Chercher du soutien lorsque requis (collègues, amis, ressources, etc.)
  • Bien se connaître (ex. : « Suis-je plus efficace le matin? »)
  • Établir des règles claires avec ses proches
  • Prévoir et préparer ses menus d’avance

Conseils et trucs avec des enfants à la maison 

Définir un espace de travail  

  • Travailler dans la même pièce que celle où l’enfant joue

    • Éviter toutefois la présence de jouets dans l’espace de travail (ex. : sur votre bureau)

  • Installer un mini-bureau à côté du vôtre pour que vos enfants puissent s’y installer pour y faire des jeux calmes (et vous imiter)
  • Ne pas chasser les enfants lorsqu’ils cherchent à être en contact avec vous (autrement, la situation pourrait dégénérer…). Cela vous demandera parfois de répondre à leur besoin immédiat/ponctuel. 

Communiquer avec vos enfants 

  • Expliquer la situation à vos enfants (en fonction de leur âge)

    • Expliquer que vous ne serez pas toujours disponible dans la journée
    • Demander leur coopération

  • Identifier les moments où vous êtes disponible pour vos enfants et ceux où vous l’êtes moins
  • Établir des règles

    • Exemple : « Lorsque j’ai mon casque d’écoute sur la tête, attends un peu avant de venir me demander quelque chose »
    • Communiquer à vos enfants un maximum de 3 ou 4 règles pour qu’elles soient bien assimilées

  • Établir un signe concret avec vos enfants (ex. : se toucher l’oreille) leur rappelant que vous êtes en train de travailler, de façon à ne pas avoir à leur répéter plusieurs fois

Établir une routine travail-famille à la maison

  • Instaurer un rythme de travail-famille (horaire)

    • Exemple : bloc de 2 h de travail, puis bloc de 1 h 30 avec les enfants…
    • Faire preuve de flexibilité envers soi et envers les autres
    • Montrer concrètement l’horaire aux enfants (ex. : préparer un tableau)
    • Laisser aux enfants un repère visuel afin qu’ils sachent dans combien de temps vous serez disponible pour eux (ex. : chronomètre, minuterie du four, etc.)
    • Prendre des pauses régulièrement

  • Faire un horaire « de garde » avec sa personne conjointe, où chacune s’occupe à son tour de l’animation des enfants pendant que l’autre peut travailler
  • Adapter au besoin votre horaire de travail (ex. : commencer plus tôt ou terminer plus tard, lorsque les enfants sont couchés)

Avoir des activités en réserve pour vos enfants 

  • Avoir sous la main plusieurs jeux pour que les enfants puissent varier leurs activités au besoin
  • Prendre de l’air régulièrement avec les enfants (demeurer actifs)
  • Pour les plus petits, prendre le temps d’initier le jeu avec eux, cela les aidera à jouer seuls ou entre eux par la suite
  • Prévoir des moments de calme, comme lire une histoire avec eux et leur accorder du temps en même temps
  • Avoir une liste d’activités dans un bocal et faire piger les enfants
  • Laisser votre enfant « s’ennuyer un peu »

    • Développe sa créativité, son sens de l’initiative et son autonomie
    • Ne pas culpabiliser si votre enfant s’ennuie (ex. : lui donner jusqu’à 20 minutes pour qu’il commence à se désennuyer seul)
    • Donner un thème général d’activité à (ex. : « Faire de l’art ») ou un scénario de départ (ex. : « Promener bébé au parc »)
    • Donner à votre enfant des ressources simples (ex. : une boîte de carton, une couverture)

  • Faire preuve de flexibilité quant aux recommandations normales de temps d’écran pour les enfants (nous sommes dans une situation exceptionnelle)
  • Donner des défis à vos enfants tous les jours
  • Mettre les enfants à contribution pour les repas ou les tâches ménagères 

Outils informatiques

Voici les règles de base pour la gestion du télétravail dans le cadre de la pandémie COVID-19 :

Courriels et agenda @USherbrooke

L'accès à votre courriel et à votre agenda est disponible à l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca

Téléphonie et messages vocaux

Pour prendre vos messages vocaux à distance ou gérer vos options téléphoniques, référez-vous aux procédures suivantes :

Pour assurer le bon fonctionnement de notre système de téléphonie, nous vous demandons de ne pas programmer un renvoi d'appel de votre poste téléphonique vers un numéro de téléphone cellulaire.

Réunion de type «téléphonique» avec Teams

L'application Teams d'Office 365 permet d'organiser des conférences téléphoniques en ligne et même de planifier celle-ci à partir d'Outlook. Pour connaître la procédure :

Téléphone logiciel

Un service de téléphone logiciel est offert pour vous permettre de recevoir et de faire des appels à partir de votre poste téléphonique de l'Université. Pour ce faire, vous devez installer le client Cisco Jabber sur votre poste de travail ou votre appareil mobile et ce dernier doit être connecté à l'Internet.

Pour connaître la façon de l'utiliser, consultez le service Téléphone logiciel.

Accès aux applications administratives

La plupart des applications administratives sont accessibles directement à partir d’une simple connexion internet. Certaines applications nécessitent l’utilisation d’un réseau privé virtuel. Le réseau privé virtuel (RPV) de l'Université permet de se connecter à distance aux services informatiques qui peuvent normalement être accédés seulement qu'à partir du réseau de l'Université.

Nous vous demandons de vous connecter au RPV seulement lors de l'utilisation d'une application qui le requiert.

Principaux services qui requièrent une connexion au RPV

  • SIIG
  • SOFE
  • GEDA
  • OnBase
  • SYGES
  • Maximo
  • Serveurs de fichiers

Si vous utilisez Spotify, Youtube ou Twitch en travaillant (ou toute autre plateforme de diffusion en continu), faites-le sur un autre appareil ou sur votre téléphone pour éviter de surcharger le RPV.

Réunions virtuelles

Pour clavarder et réaliser des réunions entre employés, nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Teams.

L'application est accessible en ligne ou vous pouvez la télécharger sur votre poste de travail.

Dans le cas où vous devez collaborer avec des personnes externes à l’Université, il est possible de les inviter à joindre une équipe Teams. Pour savoir comment procéder et obtenir de l'information que vous pourrez partager avec vos collaborateurs externes, consultez la page Teams - Collaborer avec des personnes externes à l'Université du site Web Services informatiques.

Si vous devez participer à une réunion Zoom, sachez que des enjeux de sécurité ont été identifiés. Vous pouvez renforcer votre sécurité. Consultez l’article « Conseils pour vos réunions virtuelles sur Zoom » pour en apprendre davantage.

Nous rappelons que l'Université privilégie Teams et Adobe Connect. Le Service de soutien à la formation et le Service des technologies de l'information vous offrent tout le soutien nécessaire pour ces deux produits. 

Connexion à votre ordinateur professionnel à distance

Une façon d'avoir accès à vos applications et fichiers comme si vous étiez au bureau est d'utiliser l'outil Connexion Bureau à distance disponible sur les postes de travail Windows ou l'application Microsoft Remote Desktop pour Mac.

Il est à noter que votre ordinateur professionnel à l'Université doit être un poste Windows pour utiliser cette méthode.

Pour connaître les prérequis et la façon de faire, consultez la procédure pour accéder à son ordinateur de bureau en contrôle à distance selon le système d'exploitation de votre ordinateur à la maison :

Antivirus pour protéger votre ordinateur personnel

Afin de réduire les risques liés à l'utilisation d'appareil personnel en situation de télétravail, il est exigé que ce dernier soit muni d’un antivirus.

À la suite d’une entente avec la compagnie McAfee, tous les membres du personnel de l’Université peuvent installer et utiliser gratuitement le logiciel McAfee LiveSafe sur leur ordinateur personnel.

Précisions : 

  • Le logiciel peut être installé sur plus d’un appareil.
  • Si votre ordinateur est déjà doté d’une solution antivirus, il n’est pas nécessaire de faire l’installation du logiciel de McAfee.
  • Cet antivirus ne doit pas être installé sur des appareils appartenant à l’Université.

Pour obtenir la procédure d’installation, remplissez le formulaire Demande pour le logiciel McAfee. Après avoir rempli le formulaire, un courriel vous sera envoyé incluant un lien vers le guide d’installation et un code qui vous permettra de procéder au téléchargement.

Pour obtenir de l’assistance, veuillez consulter le site de soutien de McAfee à l’adresse : https://service.mcafee.com

Ententes avec des fournisseurs pour des rehaussements de forfaits Internet

En réponse à l’offre accrue de cours en ligne et au télétravail, certains étudiants et membres du personnel rencontrent des difficultés avec la vitesse de leur forfait Internet. Afin d’aider la communauté universitaire, certains câblodistributeurs offrent leur soutien à l’Université de Sherbrooke en proposant des forfaits avantageux à moindre coût.  

Oxio
https://oxio.ca/soutien/

Promotion : un mois d'abonnement gratuit et forfait Internet à partir de 30 $/mois

  • Validité : jusqu'au 1er septembre 2020 pour adhérer;
  • Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour toutes les personnes étudiantes et les membres du personnel de l'Université de Sherbrooke;
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il ne suffit que d'utiliser le code promotionnel : changepouroxio.

Vidéotron
1 877 512-0911

Forfait FH30 : 53 $ / mois (rabais de 16 $ par rapport au prix régulier)

  • Vitesse de téléchargement jusqu'à 30 Mbit/s;
  • Vitesse de chargement jusqu'à 10 Mbit/s;
  • Téléchargement illimité;
  • Validité : jusqu’au 6 mai 2020 pour adhérer;
  • Disponible pour les clients existants et les nouvelles adhésions pour tous les étudiants et le personnel de l’UdeS;
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il suffit de dire que vous êtes un employé ou un étudiant de l’Université de Sherbrooke;
  • Durée maximale de 12 mois, le prix après la durée promotionnelle sera de 60 $ / mois.

Oricom
1 866 967-4266

Promotion : 10 % sur tout rehaussement de forfait ou nouvelle adhésion fait en ligne.

  • Validité : jusqu’au 31 décembre 2020 pour adhérer;
  • Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour tous les étudiants;
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il suffit d’utiliser le code promotionnel : UNIVERSITE10;
  • Durée maximale de 36 mois.

Bell
1 866 301-1942

Pour l’instant et depuis plusieurs semaines, Bell a mis en place des mesures afin d’aider les Canadiens durant cette période difficile. Bell est heureux d’annoncer la prolongation jusqu’au 30 juin des mesures suivantes pour continuer de soutenir nos clients. 1) Bell ne facturera aucuns frais d’utilisation excédentaire aux clients Internet résidentiels. 2) Bell offre 10 Go de données locales supplémentaires et un crédit mensuel de 10 $ aux clients utilisant des stations Turbo, clés Turbo ou appareils MiFi applicables.

D’autres négociations sont en cours avec d’autres fournisseurs. Cette page sera mise à jour lorsqu’il y aura des développements.

Demande de soutien

L'équipe de soutien informatique répondra prioritairement aux demandes concernant des besoins critiques. Ainsi, le délai de réponse aux demandes Casius pourrait être plus long qu'à l'habitude.

Autres liens utiles

Mécanismes de sécurité

Liens vers les applications les plus utilisées

Pour obtenir les accès pour d'autres applications utilsées dans le cadre de votre emploi, consulter le répertoire des services informatiques.

Consulter la section Liens de téléchargement pour installer des applications sur votre appareil.

Liens de téléchargement

Cliquer sur le nom du logiciel désiré pour obtenir le lien de téléchargement qui vous permettra de l'installer sur votre poste de travail.

TypeApplication
Communication et collaborationOffice 365
Cliquer sur le bouton Installer Office en haut à droite.
Teams
Gestion de documentsOneDrive
Navigateur WebFirefox
Chrome
Réseau virtuel pour connexion à distanceRPV Cisco AnyConnect
Utiliser votre CIP et mot de passe pour vous connecter à l'application qui permet le téléchargement du logiciel.
Téléphone logicielCisco Jabber
Lecteur de PDFAcrobat Reader
Lecteur vidéoVLC
Soutien informatique à distanceTeamViewer Quick Support

Protection des informations confidentielles de l'Université

Compte tenu des circonstances exceptionnelles demandant du télétravail et dans l’objectif de maintenir et poursuivre certaines activités prioritaires, les membres du personnel de l’Université, même s’ils travaillent physiquement ailleurs qu’au bureau, doivent continuer à se conduire de manière à protéger les documents de l’Université dont ceux renfermant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles relatifs aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel ou autres. 

Consignes relatives à la gestion des contenus numériques

Il est important de suivre les recommandations au niveau de la cybersécurité en utilisant des logiciels à jour, notamment un antivirus. Il est également recommandé de transmettre un document contenant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles à des personnes habilitées à recevoir ces renseignements : 

  • au moyen des serveurs partagés de l’unité administrative (lecteurs P:, S:, etc.);
  • par un groupe Teams @usherbrooke;
  • par un site Sharepoint @usherbrooke.

Il est proscrit de mettre en place une « solution de contournement », comme envoyer des renseignements personnels ou confidentiels d'un compte de messagerie personnel ou d’utiliser une solution non approuvée par l’Université. Pour plus d’informations à cet égard, n’hésitez pas à contacter l’équipe de soutien informatique du Service des technologies de l’information au poste 74444 ou à soutienTI@USherbrooke.ca.  

Consignes relatives aux conversations et conférences

Certaines conversations comportent des éléments sensibles. Il est important que le personnel soit prudent dans ses échanges téléphoniques ou par conférence virtuelle afin de préserver la teneur confidentielle de ceux-ci en prenant soin, lorsque c’est possible, de :

  • vérifier l’identité de chaque participant à la réunion en lui demandant de s’identifier vocalement, même si le nom affiché de la personne vous est connu;
  • porter un casque d’écoute;
  • demeurer dans une pièce isolée;
  • limiter le volume des haut-parleurs;
  • informer son interlocuteur si la conversation n’est pas privée.

Consignes relatives à la gestion des dossiers papier

Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. L’unité administrative doit :  

  • rappeler les consignes tant pour le respect de la confidentialité que pour le contrôle de la sortie et du retour de ces dossiers, dont les suivantes :

    • de ne pas dévoiler, à qui que ce soit, toute information de nature confidentielle;
    • de ne pas laisser les documents/dossiers à la vue de tous au domicile familial;
    • de conserver les documents/dossiers dans le coffre (valise) de la voiture pendant le transport;
    • d’utiliser si possible un porte-documents pouvant être verrouillé;
    • de limiter les impressions de documents;
    • de conserver les documents/dossiers dans le porte-documents verrouillé si possible ou dans un endroit sécuritaire de leur domicile dès qu’ils ne sont pas nécessaires, notamment en fin de journée;
    • de déclarer immédiatement toute perte à son supérieur immédiat.

  • faire parvenir un courriel sur le sujet aux membres du personnel impliqués;
  • désigner nommément les membres du personnel autorisés à le faire.