Télétravail

Dernière mise à jour : 17 novembre 2020, 11 h 35

En situation de zone rouge, le télétravail est privilégié dans l'ensemble des activités pour lesquelles ce mode de travail est possible tout en conservant la même prestation de travail.

Ergonomie du poste de travail

En situation de télétravail, il est important d’appliquer de bonnes pratiques en matière de santé et sécurité du travail. Entre autres, une bonne posture de travail limitera le risque de développer des troubles musculo-squelettiques. 

Vous pouvez également, en cas de besoin, faire une demande d'évaluation ergonomique de votre poste de télétravail. Vous devez suivre la procédure suivante : Procédure d'évaluation ergonomique en contexte de télétravail

Prévenir les blessures

Même en situation de télétravail, il est important d’adopter une bonne posture de travail afin de limiter le risque de développer des troubles musculo-squelettiques :

  • Assurez-vous de bien avancer la chaise près de votre bureau ou de la table afin d’éviter de vous pencher. Vous devez avoir la tête alignée avec le bas de votre dos.       
  • Alignez vos poignets et vos coudes avec votre clavier, soit à l'aide de vos appuis-bras (si vous avez une tirette à clavier) ou en travaillant directement sur la table (à ce moment, les appuis-bras deviennent inutiles).
  • Ajustez la hauteur de votre ou de vos écrans de manière à ce que vos yeux arrivent 2 pouces sous le rebord supérieur de l'écran.
  • Maintenez une distance d'environ un bras allongé entre vous et votre écran.
  • Ayez un éclairage suffisant et évitez de projeter de la lumière directement sur votre ou vos écrans (afin d'éviter de créer des reflets).
  • Assurez-vous d'avoir les pieds au sol (ne croisez pas les jambes) et que la hauteur de votre chaise est adéquate pour avoir les épaules détendues (assoyez-vous sur un coussin, au besoin).

Choisir une chaise adéquate

  • Choisissez une chaise de bureau ajustable, avec appui lombaire. Si vous n’en avez pas, optez pour une chaise droite (exemple : une chaise de cuisine) avec un coussin mince ou une serviette roulée que vous placerez au niveau du bas de votre dos.
  • Si votre chaise est trop haute, appuyez vos pieds sur un repose (commercial ou maison, comme une boîte ou des livres).

Si vous travaillez avec un portable

L'ordinateur portable n'est pas recommandé d'un point de vue ergonomique, puisqu’il est impossible d’avoir l’écran à la bonne hauteur, l’écran et le clavier ne pouvant être séparés.  

Si vous n'avez d'autre choix, minimisez vos risques de blessures en optant pour l'une ou l'autre des deux solutions suivantes :

  • Utilisez un clavier et une souris externes, et installez votre portable sur un support afin que l'écran arrive à la hauteur de vos yeux.
  • Connectez votre appareil à un écran externe, et servez-vous du clavier ou du pavé tactile du portable, mais en vous assurant d'entrefermer l'écran.

L’importance des micropauses

En télétravail comme au bureau, vous ne devriez jamais travailler plus d'une heure sans bouger. Levez-vous, étirez-vous, allez boire : les micropauses actives favorisent la circulation sanguine!

En cas d'accident de travail, de blessure ou de douleur

  • Si vous avez une blessure de type musculo-squelettique ou une douleur causée par votre position à votre poste de télétravail, nous vous invitons à remplir une demande d’évaluation ergonomique en contexte de télétravail
  • Si, dans le cadre de vos activités de télétravail, vous vous blessez, vous devez communiquer avec les services de la sécurité en composant le 819 821-7699 (Sherbrooke) ou le 450 463-6599 (Longueuil) afin de rapporter votre accident de travail. Pour plus d’information, référez-vous à la section Déclaration d’accident.

Entente avec fournisseur pour l'achat de mobilier de bureau à des fins personnelles

Les membres du personnel peuvent bénéficier des tarifs et des escomptes applicables à l’UdeS dans le cadre de l’entente pour l’ameublement administratif avec le fournisseur EMBLM.

Pour en savoir plus

  • Petite vidéo sympathique qui résume les recommandations
  • Page Ergonomie du Service des immeubles de l'UdeS
  • Communiquez avec nos conseillères en santé et sécurité : ergonomie@USherbrooke.ca

Organisation du travail à la maison 

Nous traversons une période exceptionnelle qui nécessite différentes adaptions au niveau du mode de vie. L’initiation au télétravail représente un défi. Adoptez une bonne posture de travail, faites preuve de flexibilité et de tolérance envers vous-même, vos collègues et vos proches! Acceptez que tout ne soit pas « parfait » ou « comme d’habitude ». Les conseils et les trucs qui suivent ne sont pas « parfaits » non plus, car ils ne peuvent évidemment pas s’appliquer à chaque situation.

Conseils et trucs pour rendre le télétravail efficace et agréable

Définir un espace de travail 

S’installer si possible dans un espace fermé et réservé au travail :

  • Garder votre espace de travail propre et fonctionnel
  • Établir des frontières claires
  • Éviter de manger devant l’écran (ex. : cuisine pour manger, bureau pour travailler)
  • Éviter les distractions (télévision, musique, etc.)
  • Porter au besoin un casque anti-bruit

Établir une routine de travail à la maison 

  • Se préparer le matin comme si on se rendait au travail
  • Prendre des pauses
  • Sortir de la maison au moins une fois par jour
  • Pratiquer une activité physique de manière régulière

    • À l'extérieur
    • À l'intérieur en utilisant si désiré des capsules vidéos ou des applications mobiles (ex. : Zumba, yoga, etc.)

Repenser ses méthodes de travail  

  • Savoir établir les priorités avant de commencer les séances de travail
  • Se fixer des objectifs et des échéances réalistes
  • Faire preuve de flexibilité envers soi et envers les autres
  • Dire non lorsque requis et diminuer les attentes (être réaliste par rapport à ce qu’on peut produire dans le contexte)
  • Maintenir un contact régulier avec les collègues de travail grâce aux différentes options technologiques (conférence téléphonique, Teams, Messenger, texto)

    • Se dire « Bonjour! » le matin

  • Faire le point régulièrement avec son équipe et sa personne superviseure
  • Continuer à faire preuve de professionnalisme 

Autres trucs

  • S’offrir des récompenses (ex. : collation spéciale à la pause)
  • Chercher du soutien lorsque requis (collègues, amis, ressources, etc.)
  • Bien se connaître (ex. : « Suis-je plus efficace le matin? »)
  • Établir des règles claires avec ses proches
  • Prévoir et préparer ses menus d’avance

Outils informatiques

En situation de télétravail, il est également important d’appliquer de bonnes pratiques en matière de technologies de l’information des communications. 

Voici quelques consignes et ressources pour la gestion du télétravail dans le cadre de la pandémie COVID-19 :

Courriels et agenda @USherbrooke

L'accès à votre courriel et à votre agenda est fourni à l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca

Téléphonie et messages vocaux

Pour prendre vos messages vocaux à distance ou gérer vos options téléphoniques, référez-vous aux procédures suivantes :

Pour assurer le bon fonctionnement de notre système de téléphonie, nous vous demandons de ne pas programmer un renvoi d'appel de votre poste téléphonique vers un numéro de téléphone cellulaire.

Réunion de type «téléphonique» avec Teams

L'application Teams d'Office 365 permet d'organiser des conférences téléphoniques en ligne et même de planifier celle-ci à partir d'Outlook. Pour connaître la procédure :

Téléphone logiciel

Un service de téléphone logiciel est offert pour vous permettre de recevoir et de faire des appels à partir de votre poste téléphonique de l'Université. Pour ce faire, vous devez installer le client Cisco Jabber sur le poste de travail que vous utilisez à votre résidence ou votre appareil mobile et ce dernier doit être connecté à l'Internet.

Pour connaître la façon de l'utiliser, consultez le service Téléphone logiciel.

Accès aux applications administratives

La plupart des applications administratives sont accessibles directement à partir d’une simple connexion Internet. Certaines applications nécessitent l’utilisation d’un réseau privé virtuel. Le réseau privé virtuel (RPV) de l'Université permet de se connecter à distance aux services informatiques qui ne peuvent normalement être rejoints seulement qu'à partir du réseau de l'Université.

Nous vous demandons de vous connecter au RPV seulement lors de l'utilisation d'une application qui le requiert.

Principaux services qui requièrent une connexion au RPV

  • SIIG
  • SOFE
  • GEDA
  • OnBase
  • SYGES
  • Maximo
  • Serveurs de fichiers

Si vous utilisez Spotify, Youtube ou Twitch en travaillant (ou toute autre plateforme de diffusion en continu), faites-le sur un autre appareil ou sur votre téléphone pour éviter de surcharger le RPV.

Réunions virtuelles

Pour clavarder et réaliser des réunions entre employés, nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Teams. La prudence est toujours de mise, plus particulièrement dans vos échanges écrits en ligne. Il est important de noter que, selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, tout ce qui est écrit et conservé dans un clavardage pourrait être accessible lors d'une demande d'accès à l'information.

L'application est accessible en ligne ou vous pouvez la télécharger sur votre poste de travail.

Dans le cas où vous devez collaborer avec des personnes externes à l’Université, il est possible de les inviter à joindre une équipe Teams. Pour savoir comment procéder et obtenir de l'information que vous pourrez partager avec vos collaborateurs externes, consultez la page Teams - Collaborer avec des personnes externes à l'Université du site Web Services informatiques.

Si vous devez participer à une réunion Zoom, sachez que des enjeux de sécurité ont été identifiés. Vous pouvez renforcer votre sécurité. Consultez l’article « Conseils pour vos réunions virtuelles sur Zoom » pour en apprendre davantage.

Nous rappelons que l'Université privilégie Teams et Adobe Connect. Le Service de soutien à la formation et le Service des technologies de l'information vous offrent tout le soutien nécessaire pour ces deux produits. 

Connexion à votre ordinateur professionnel à distance

Une façon d'avoir accès à vos applications et fichiers comme si vous étiez au bureau est d'utiliser l'outil Connexion Bureau à distance disponible sur les postes de travail Windows ou l'application Microsoft Remote Desktop pour Mac.

Il est à noter que votre ordinateur professionnel à l'Université doit être un poste Windows pour utiliser cette méthode.

Pour connaître les prérequis et la façon de faire, consultez la procédure pour accéder à son ordinateur de bureau en contrôle à distance selon le système d'exploitation de votre ordinateur à la maison :

Antivirus pour protéger votre ordinateur personnel

Afin de réduire les risques liés à l'utilisation d'appareil personnel en situation de télétravail, il est exigé que ce dernier soit muni d’un antivirus.

À la suite d’une entente avec la compagnie McAfee, tous les membres du personnel de l’Université peuvent installer et utiliser gratuitement le logiciel McAfee LiveSafe sur leur ordinateur personnel.

Précisions : 

  • Le logiciel peut être installé sur plus d’un appareil.
  • Si votre ordinateur est déjà doté d’une solution antivirus, il n’est pas nécessaire de faire l’installation du logiciel de McAfee.
  • Cet antivirus ne doit pas être installé sur des appareils appartenant à l’Université.

Pour obtenir la procédure d’installation, remplissez le formulaire Demande pour le logiciel McAfee. Après avoir rempli le formulaire, un courriel vous sera envoyé incluant un lien vers le guide d’installation et un code qui vous permettra de procéder au téléchargement.

Pour obtenir de l’assistance, veuillez consulter le site de soutien de McAfee à l’adresse : https://service.mcafee.com

Ententes avec des fournisseurs pour des rehaussements de forfaits Internet

En réponse à l’offre accrue de cours en ligne et au télétravail, certains étudiants et membres du personnel rencontrent des difficultés avec la vitesse de leur forfait Internet. Afin d’aider la communauté universitaire, certains câblodistributeurs ont offert leur soutien à l’Université de Sherbrooke en proposant des forfaits avantageux à moindre coût. Voici l'offre toujours en vigueur : 

Oricom 

1 866 967-4266

Promotion : 10 % sur tout rehaussement de forfait ou nouvelle adhésion fait en ligne.

  • Validité : jusqu’au 31 décembre 2020 pour adhérer;
  • Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour tous les étudiants;
  • Pour se prévaloir de ce forfait, il suffit d’utiliser le code promotionnel : UNIVERSITE10;
  • Durée maximale de 36 mois.

D’autres négociations sont en cours avec d’autres fournisseurs. Cette page sera mise à jour lorsqu’il y aura des développements.

Ententes avec des fournisseurs pour l'achat d'équipement informatique à des fins personnelles

  • HP : Les membres du personnel peuvent bénéficier, à des fins personnelles, des mêmes prix que ceux consentis à l’UdeS dans le cadre l'entente pour l'équipement informatique HP en vigueur. Revendeur autorisé : MicroAge.
  • Apple : Les membres de la communauté universitaire (étudiantes, étudiants et membres du personnel) peuvent bénéficier des tarifs éducationnels offerts par Apple sur ses produits. Pour plus de détails, consultez le site d'Apple Magasiner pour les études.
  • DELL : Les membres de la communauté universitaire (étudiantes, étudiants et membres du personnel) peuvent bénéficier du programme d'achat DELL offrant des rabais sur ses produits. Consultez le site Programme d'achat pour les membres. Après avoir cliqué sur le bouton « Demandez le bon », entrez votre adresse de courriel @USherbrooke.ca. Vous recevez votre bon de réduction par courriel.

Demande de soutien

L'équipe de soutien informatique répondra prioritairement aux demandes concernant des besoins critiques. Ainsi, le délai de réponse aux demandes Casius pourrait être plus long qu'à l'habitude.

Autres liens utiles

Mécanismes de sécurité

Liens vers les applications les plus utilisées

Pour obtenir les accès à d'autres applications utilisées dans le cadre de votre emploi, consultez le répertoire des services informatiques.

Consultez la section Liens de téléchargement pour installer des applications sur votre appareil.

Liens de téléchargement

Cliquer sur le nom du logiciel désiré pour obtenir le lien de téléchargement qui vous permettra de l'installer sur votre poste de travail.

TypeApplication
Communication et collaborationOffice 365
Cliquer sur le bouton Installer Office en haut à droite.
Teams
Gestion de documentsOneDrive
Navigateur WebFirefox
Chrome
Réseau virtuel pour connexion à distanceRPV Cisco AnyConnect
Utiliser votre CIP et mot de passe pour vous connecter à l'application qui permet le téléchargement du logiciel.
Téléphone logicielCisco Jabber
Lecteur de PDFAcrobat Reader
Lecteur vidéoVLC
Soutien informatique à distanceTeamViewer Quick Support

Protection des informations confidentielles de l'Université

Compte tenu des circonstances exceptionnelles demandant du télétravail et dans l’objectif de maintenir et de poursuivre certaines activités prioritaires, les membres du personnel de l’Université, même s’ils travaillent physiquement ailleurs qu’au bureau, doivent continuer à se conduire de manière à protéger les documents de l’Université dont ceux renfermant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles relatifs aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel ou autres. 

Consignes relatives à la gestion des contenus numériques

Il est important de suivre les recommandations sur le plan de la cybersécurité en utilisant des logiciels à jour, notamment un antivirus. Il est également recommandé de transmettre un document contenant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles à des personnes habilitées à recevoir ces renseignements : 

  • au moyen des serveurs partagés de l’unité administrative (lecteurs P:, S:, etc.);
  • par un groupe Teams @usherbrooke;
  • par un site Sharepoint @usherbrooke.

Il est proscrit de mettre en place une « solution de contournement », comme d'envoyer des renseignements personnels ou confidentiels d'un compte de messagerie personnel ou d’utiliser une solution non approuvée par l’Université. Pour plus d’informations à cet égard, n’hésitez pas à contacter l’équipe de soutien informatique du Service des technologies de l’information au poste 74444 ou à soutienTI@USherbrooke.ca.  

Consignes relatives aux conversations et conférences

Certaines conversations comportent des éléments sensibles. Il est important que le personnel soit prudent dans ses échanges téléphoniques ou par conférence virtuelle afin de préserver la teneur confidentielle de ceux-ci en prenant soin, lorsque c’est possible, de :

  • vérifier l’identité de chaque participant à la réunion en lui demandant de s’identifier vocalement, même si le nom affiché de la personne vous est connu;
  • porter un casque d’écoute;
  • demeurer dans une pièce isolée;
  • limiter le volume des haut-parleurs;
  • informer son interlocuteur si la conversation n’est pas privée.

Consignes relatives à la gestion des dossiers papier

Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. L’unité administrative doit :  

  • rappeler les consignes tant pour le respect de la confidentialité que pour le contrôle de la sortie et du retour de ces dossiers, dont les suivantes :

    • de ne pas dévoiler, à qui que ce soit, toute information de nature confidentielle;
    • de ne pas laisser les documents/dossiers à la vue de tous au domicile familial;
    • de conserver les documents/dossiers dans le coffre (valise) de la voiture pendant le transport;
    • d’utiliser si possible un porte-documents pouvant être verrouillé;
    • de limiter les impressions de documents;
    • de conserver les documents/dossiers dans le porte-documents verrouillé si possible ou dans un endroit sécuritaire de leur domicile dès qu’ils ne sont pas nécessaires, notamment en fin de journée;
    • de déclarer immédiatement toute perte à son supérieur immédiat.

  • faire parvenir un courriel sur le sujet aux membres du personnel impliqués;
  • désigner nommément les membres du personnel autorisés à le faire.