Télétravail

Mise à jour : 25 mars, 15 h 25

Pour tous les services administratifs, le télétravail doit être favorisé dans les situations où c'est possible.

Voici les règles de base pour la gestion du télétravail dans le cadre de la pandémie COVID-19 :

Courriels et agenda @USherbrooke

L'accès à votre courriel et à votre agenda est disponible à l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca

Téléphonie et messages vocaux

Pour prendre vos messages vocaux à distance ou gérer vos options téléphoniques, référez-vous aux procédures suivantes :

Pour assurer le bon fonctionnement de notre système de téléphonie, nous vous demandons de ne pas programmer un renvoi d'appel de votre poste téléphonique vers un numéro de téléphone cellulaire.

Réunion de type «téléphonique» avec Teams

L'application Teams d'Office 365 permet d'organiser des conférences téléphoniques en ligne et même de planifier celle-ci à partir d'Outlook. Pour connaître la procédure :

Téléphone logiciel

Un service de téléphone logiciel est offert pour vous permettre de recevoir et de faire des appels à partir de votre poste téléphonique de l'Université. Pour ce faire, vous devez installer le client Cisco Jabber sur votre poste de travail ou votre appareil mobile et ce dernier doit être connecté à l'Internet.

Pour connaître la façon de l'utiliser, consultez le service Téléphone logiciel.

Accès aux applications administratives

La plupart des applications administratives sont accessibles directement à partir d’une simple connexion internet. Certaines applications nécessitent l’utilisation d’un réseau privé virtuel. Le réseau privé virtuel (RPV) de l'Université permet de se connecter à distance aux services informatiques qui peuvent normalement être accédés seulement qu'à partir du réseau de l'Université.

Nous vous demandons de vous connecter au RPV seulement lors de l'utilisation d'une application qui le requiert.

Principaux services qui requièrent une connexion au RPV

  • SIIG
  • SOFE
  • GEDA
  • OnBase
  • SYGES
  • Maximo
  • Serveurs de fichiers

Si vous utilisez Spotify, Youtube ou Twitch en travaillant (ou toute autre plateforme de diffusion en continu), faites-le sur un autre appareil ou sur votre téléphone pour éviter de surcharger le RPV.

Réunions virtuelles

Pour clavarder et réaliser des réunions entre employés, nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Teams.

L'application est accessible en ligne ou vous pouvez la télécharger sur votre poste de travail.

Dans le cas où vous devez collaborer avec des personnes externes à l’Université, il est possible de les inviter à joindre une équipe Teams en ajoutant un utilisateur invité.

Connexion à votre ordinateur professionnel à distance

Une façon d'avoir accès à vos applications et fichiers comme si vous étiez au bureau est d'utiliser l'outil Connexion Bureau à distance disponible sur les postes de travail Windows ou l'application Microsoft Remote Desktop pour Mac.

Il est à noter que votre ordinateur professionnel à l'Université doit être un poste Windows pour utiliser cette méthode.

Pour connaître les prérequis et la façon de faire, consultez la procédure pour accéder à son ordinateur de bureau en contrôle à distance selon le système d'exploitation de votre ordinateur à la maison :

Demande de soutien

L'équipe de soutien informatique répondra prioritairement aux demandes concernant des besoins critiques. Ainsi, le délai de réponse aux demandes Casius pourrait être plus long qu'à l'habitude.

Autres liens utiles

Liens vers les applications les plus utilisées

Pour obtenir les accès pour d'autres applications utilsées dans le cadre de votre emploi, consulter le répertoire des services informatiques.

Consulter la section Liens de téléchargement pour installer des applications sur votre appareil.

Liens de téléchargement

Cliquer sur le nom du logiciel désiré pour obtenir le lien de téléchargement qui vous permettra de l'installer sur votre poste de travail.

TypeApplication
Communication et collaborationOffice 365
Cliquer sur le bouton Installer Office en haut à droite.
Teams
Gestion de documentsOneDrive
Navigateur WebFirefox
Chrome
Réseau virtuel pour connexion à distanceRPV Cisco Connect
Utiliser votre CIP et mot de passe pour vous connecter à l'application qui permet le téléchargement du logiciel.
Téléphone logicielCisco Jabber
Lecteur de PDFAcrobat Reader
Lecteur vidéoVLC
Soutien informatique à distanceTeamViewer Quick Support
Organisation du travail à la maison 

Nous traversons une période exceptionnelle qui nécessite différentes adaptions au niveau du mode de vie. L’initiation au télétravail représente un défi, surtout en présence d’enfants à la maison. Faites preuve de flexibilité et de tolérance envers vous-même, vos collègues et vos proches! Acceptez que tout ne soit pas « parfait » ou « comme d’habitude ». Les conseils et les trucs qui suivent ne sont pas « parfaits » non plus, car ils ne peuvent évidemment pas s’appliquer à chaque situation. 

Ergonomie du poste de travail

Prévenir les blessures

Même en situation de télétravail, il est important d’adopter une bonne posture de travail afin de limiter le risque de développer des troubles musculo-squelettiques :

  • Assurez-vous de bien avancer la chaise près de votre bureau ou de la table afin d’éviter de vous pencher. Vous devez avoir la tête alignée avec le bas de votre dos.       
  • Alignez vos poignets et vos coudes avec votre clavier, soit à l'aide de vos appuis-bras (si vous avez une tirette à clavier) ou en travaillant directement sur la table (à ce moment, les appuis-bras deviennent inutiles).
  • Ajustez la hauteur de votre ou de vos écrans de manière à ce que vos yeux arrivent 2 pouces sous le rebord supérieur de l'écran.
  • Maintenez une distance d'environ un bras allongé entre vous et votre écran.
  • Ayez un éclairage suffisant et évitez de projeter de la lumière directement sur votre ou vos écrans (afin d'éviter de créer des reflets).
  • Assurez-vous d'avoir les pieds au sol (ne croisez pas les jambes) et que la hauteur de votre chaise est adéquate pour avoir les épaules détendues (assoyez-vous sur un coussin, au besoin).

Choisir une chaise adéquate

  • Choisissez une chaise de bureau ajustable, avec appui lombaire. Si vous n’en avez pas, optez pour une chaise droite (exemple : une chaise de cuisine) avec un coussin mince ou une serviette roulée que vous placerez au niveau du bas de votre dos.
  • Si votre chaise est trop haute, appuyez vos pieds sur un repose (commercial ou maison, comme une boîte ou des livres).

Si vous travaillez avec un portable

L'ordinateur portable n'est pas recommandé d'un point de vue ergonomique, puisqu’il est impossible d’avoir l’écran à la bonne hauteur, l’écran et le clavier ne pouvant être séparés. 

Si vous n'avez d'autre choix, minimisez vos risques de blessures en optant pour l'une ou l'autre des deux solutions suivantes :

  • Utilisez un clavier et une souris externes, et installez votre portable sur un support afin que l'écran arrive à la hauteur de vos yeux.
  • Connectez votre appareil à un écran externe, et servez-vous du clavier ou du pavé tactile du portable, mais en vous assurant d'entrefermer l'écran.

L’importance des micropauses

En télétravail comme au bureau, vous ne devriez jamais travailler plus d'une heure sans bouger. Levez-vous, étirez-vous, allez boire : les micropauses actives favorisent la circulation sanguine!

Pour en savoir plus

Conseils et trucs pour rendre le télétravail efficace et agréable

Définir un espace de travail 

S’installer si possible dans un espace fermé et réservé au travail (si vous avez des enfants, voir la section sur le sujet) :

  • Garder votre espace de travail propre et fonctionnel
  • Établir des frontières claires
  • Éviter de manger devant l’écran (ex. : cuisine pour manger, bureau pour travailler)
  • Éviter les distractions (télévision, musique, etc.)
  • Porter au besoin un casque anti-bruit

Établir une routine de travail à la maison 

  • Se préparer le matin comme si on se rendait au travail
  • Prendre des pauses
  • Sortir de la maison au moins une fois par jour
  • Pratiquer une activité physique de manière régulière

    • À l'extérieur
    • À l'intérieur en utilisant si désiré des capsules vidéos ou des applications mobiles (ex. : Zumba, yoga, etc.)

Repenser ses méthodes de travail  

  • Savoir établir les priorités avant de débuter les séances de travail
  • Se fixer des objectifs et des échéances réalistes
  • Faire preuve de flexibilité envers soi et envers les autres
  • Dire non lorsque requis et diminuer les attentes (être réaliste par rapport à ce qu’on peut produire dans le contexte)
  • Maintenir un contact régulier avec les collègues de travail grâce aux différentes options technologiques (conférence téléphonique, Teams, Messenger, texto,)

    • Se dire « Bonjour! » le matin

  • Faire le point régulièrement avec son équipe et sa personne superviseure
  • Continuer à faire preuve de professionnalisme 

Autres trucs

  • S’offrir des récompenses (ex. : collation spéciale à la pause)
  • Chercher du soutien lorsque requis (collègues, amis, ressources, etc.)
  • Bien se connaître (ex. : « Suis-je plus efficace le matin? »)
  • Établir des règles claires avec ses proches
  • Prévoir et préparer ses menus d’avance
Conseils et trucs avec des enfants à la maison 

Définir un espace de travail  

  • Travailler dans la même pièce que celle où l’enfant joue

    • Éviter toutefois la présence de jouets dans l’espace de travail (ex. : sur votre bureau)

  • Installer un mini-bureau à côté du vôtre pour que vos enfants puissent s’y installer pour y faire des jeux calmes (et vous imiter)
  • Ne pas chasser les enfants lorsqu’ils cherchent à être en contact avec vous (autrement, la situation pourrait dégénérer…). Cela vous demandera parfois de répondre à leur besoin immédiat/ponctuel. 

Communiquer avec vos enfants 

  • Expliquer la situation à vos enfants (en fonction de leur âge)

    • Expliquer que vous ne serez pas toujours disponible dans la journée
    • Demander leur coopération

  • Identifier les moments où vous êtes disponible pour vos enfants et ceux où vous l’êtes moins
  • Établir des règles

    • Exemple : « Lorsque j’ai mon casque d’écoute sur la tête, attends un peu avant de venir me demander quelque chose »
    • Communiquer à vos enfants un maximum de 3 ou 4 règles pour qu’elles soient bien assimilées

  • Établir un signe concret avec vos enfants (ex. : se toucher l’oreille) leur rappelant que vous êtes en train de travailler, de façon à ne pas avoir à leur répéter plusieurs fois

Établir une routine travail-famille à la maison

  • Instaurer un rythme de travail-famille (horaire)

    • Exemple : bloc de 2 h de travail, puis bloc de 1 h 30 avec les enfants…
    • Faire preuve de flexibilité envers soi et envers les autres
    • Montrer concrètement l’horaire aux enfants (ex. : préparer un tableau)
    • Laisser aux enfants un repère visuel afin qu’ils sachent dans combien de temps vous serez disponible pour eux (ex. : chronomètre, minuterie du four, etc.)
    • Prendre des pauses régulièrement

  • Faire un horaire « de garde » avec sa personne conjointe, où chacune s’occupe à son tour de l’animation des enfants pendant que l’autre peut travailler
  • Adapter au besoin votre horaire de travail (ex. : commencer plus tôt ou terminer plus tard, lorsque les enfants sont couchés

)

Avoir des activités en réserve pour vos enfants 

  • Avoir sous la main plusieurs jeux pour que les enfants puissent varier leurs activités au besoin
  • Prendre de l’air régulièrement avec les enfants (demeurer actifs)
  • Pour les plus petits, prendre le temps d’initier le jeu avec eux, cela les aidera à jouer seuls ou entre eux par la suite
  • Prévoir des moments de calme, comme lire une histoire avec eux et leur accorder du temps en même temps
  • Avoir une liste d’activités dans un bocal et faire piger les enfants
  • Laisser votre enfant « s’ennuyer un peu »

    • Développe sa créativité, son sens de l’initiative et son autonomie
    • Ne pas culpabiliser si votre enfant s’ennuie (ex. : lui donner jusqu’à 20 minutes pour qu’il commence à se désennuyer seul)
    • Donner un thème général d’activité à (ex. : « Faire de l’art ») ou un scénario de départ (ex. : « Promener bébé au parc »)
    • Donner à votre enfant des ressources simples (ex. : une boîte de carton, une couverture)

  • Faire preuve de flexibilité quant aux recommandations normales de temps d’écran pour les enfants (nous sommes dans une situation exceptionnelle)
  • Donner des défis à vos enfants tous les jours
  • Mettre les enfants à contribution pour les repas ou les tâches ménagères