Dernière mise à jour : 17 novembre 2020, 11 h 35
En situation de zone rouge, le télétravail est privilégié dans l'ensemble des activités pour lesquelles ce mode de travail est possible tout en conservant la même prestation de travail.
En situation de télétravail, il est important d’appliquer de bonnes pratiques en matière de santé et sécurité du travail. Entre autres, une bonne posture de travail limitera le risque de développer des troubles musculo-squelettiques.
Vous pouvez également, en cas de besoin, faire une demande d'évaluation ergonomique de votre poste de télétravail. Vous devez suivre la procédure suivante : Procédure d'évaluation ergonomique en contexte de télétravail.
Même en situation de télétravail, il est important d’adopter une bonne posture de travail afin de limiter le risque de développer des troubles musculo-squelettiques :
L'ordinateur portable n'est pas recommandé d'un point de vue ergonomique, puisqu’il est impossible d’avoir l’écran à la bonne hauteur, l’écran et le clavier ne pouvant être séparés.
Si vous n'avez d'autre choix, minimisez vos risques de blessures en optant pour l'une ou l'autre des deux solutions suivantes :
En télétravail comme au bureau, vous ne devriez jamais travailler plus d'une heure sans bouger. Levez-vous, étirez-vous, allez boire : les micropauses actives favorisent la circulation sanguine!
Les membres du personnel peuvent bénéficier des tarifs et des escomptes applicables à l’UdeS dans le cadre de l’entente pour l’ameublement administratif avec le fournisseur EMBLM.
Nous traversons une période exceptionnelle qui nécessite différentes adaptions au niveau du mode de vie. L’initiation au télétravail représente un défi. Adoptez une bonne posture de travail, faites preuve de flexibilité et de tolérance envers vous-même, vos collègues et vos proches! Acceptez que tout ne soit pas « parfait » ou « comme d’habitude ». Les conseils et les trucs qui suivent ne sont pas « parfaits » non plus, car ils ne peuvent évidemment pas s’appliquer à chaque situation.
S’installer si possible dans un espace fermé et réservé au travail :
En situation de télétravail, il est également important d’appliquer de bonnes pratiques en matière de technologies de l’information des communications.
Voici quelques consignes et ressources pour la gestion du télétravail dans le cadre de la pandémie COVID-19 :
L'accès à votre courriel et à votre agenda est fourni à l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca
Pour prendre vos messages vocaux à distance ou gérer vos options téléphoniques, référez-vous aux procédures suivantes :
Pour assurer le bon fonctionnement de notre système de téléphonie, nous vous demandons de ne pas programmer un renvoi d'appel de votre poste téléphonique vers un numéro de téléphone cellulaire.
Réunion de type «téléphonique» avec Teams
L'application Teams d'Office 365 permet d'organiser des conférences téléphoniques en ligne et même de planifier celle-ci à partir d'Outlook. Pour connaître la procédure :
Téléphone logiciel
Un service de téléphone logiciel est offert pour vous permettre de recevoir et de faire des appels à partir de votre poste téléphonique de l'Université. Pour ce faire, vous devez installer le client Cisco Jabber sur le poste de travail que vous utilisez à votre résidence ou votre appareil mobile et ce dernier doit être connecté à l'Internet.
Pour connaître la façon de l'utiliser, consultez le service Téléphone logiciel.
La plupart des applications administratives sont accessibles directement à partir d’une simple connexion Internet. Certaines applications nécessitent l’utilisation d’un réseau privé virtuel. Le réseau privé virtuel (RPV) de l'Université permet de se connecter à distance aux services informatiques qui ne peuvent normalement être rejoints seulement qu'à partir du réseau de l'Université.
Nous vous demandons de vous connecter au RPV seulement lors de l'utilisation d'une application qui le requiert.
Principaux services qui requièrent une connexion au RPV
Si vous utilisez Spotify, Youtube ou Twitch en travaillant (ou toute autre plateforme de diffusion en continu), faites-le sur un autre appareil ou sur votre téléphone pour éviter de surcharger le RPV.
Pour clavarder et réaliser des réunions entre employés, nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Teams. La prudence est toujours de mise, plus particulièrement dans vos échanges écrits en ligne. Il est important de noter que, selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, tout ce qui est écrit et conservé dans un clavardage pourrait être accessible lors d'une demande d'accès à l'information.
L'application est accessible en ligne ou vous pouvez la télécharger sur votre poste de travail.
Dans le cas où vous devez collaborer avec des personnes externes à l’Université, il est possible de les inviter à joindre une équipe Teams. Pour savoir comment procéder et obtenir de l'information que vous pourrez partager avec vos collaborateurs externes, consultez la page Teams - Collaborer avec des personnes externes à l'Université du site Web Services informatiques.
Si vous devez participer à une réunion Zoom, sachez que des enjeux de sécurité ont été identifiés. Vous pouvez renforcer votre sécurité. Consultez l’article « Conseils pour vos réunions virtuelles sur Zoom » pour en apprendre davantage.
Nous rappelons que l'Université privilégie Teams et Adobe Connect. Le Service de soutien à la formation et le Service des technologies de l'information vous offrent tout le soutien nécessaire pour ces deux produits.
Une façon d'avoir accès à vos applications et fichiers comme si vous étiez au bureau est d'utiliser l'outil Connexion Bureau à distance disponible sur les postes de travail Windows ou l'application Microsoft Remote Desktop pour Mac.
Il est à noter que votre ordinateur professionnel à l'Université doit être un poste Windows pour utiliser cette méthode.
Pour connaître les prérequis et la façon de faire, consultez la procédure pour accéder à son ordinateur de bureau en contrôle à distance selon le système d'exploitation de votre ordinateur à la maison :
Afin de réduire les risques liés à l'utilisation d'appareil personnel en situation de télétravail, il est exigé que ce dernier soit muni d’un antivirus.
À la suite d’une entente avec la compagnie McAfee, tous les membres du personnel de l’Université peuvent installer et utiliser gratuitement le logiciel McAfee LiveSafe sur leur ordinateur personnel.
Précisions :
Pour obtenir la procédure d’installation, remplissez le formulaire Demande pour le logiciel McAfee. Après avoir rempli le formulaire, un courriel vous sera envoyé incluant un lien vers le guide d’installation et un code qui vous permettra de procéder au téléchargement.
Pour obtenir de l’assistance, veuillez consulter le site de soutien de McAfee à l’adresse : https://service.mcafee.com.
En réponse à l’offre accrue de cours en ligne et au télétravail, certains étudiants et membres du personnel rencontrent des difficultés avec la vitesse de leur forfait Internet. Afin d’aider la communauté universitaire, certains câblodistributeurs ont offert leur soutien à l’Université de Sherbrooke en proposant des forfaits avantageux à moindre coût. Voici l'offre toujours en vigueur :
Oricom
1 866 967-4266
Promotion : 10 % sur tout rehaussement de forfait ou nouvelle adhésion fait en ligne.
D’autres négociations sont en cours avec d’autres fournisseurs. Cette page sera mise à jour lorsqu’il y aura des développements.
L'équipe de soutien informatique répondra prioritairement aux demandes concernant des besoins critiques. Ainsi, le délai de réponse aux demandes Casius pourrait être plus long qu'à l'habitude.
Pour obtenir les accès à d'autres applications utilisées dans le cadre de votre emploi, consultez le répertoire des services informatiques.
Consultez la section Liens de téléchargement pour installer des applications sur votre appareil.
Cliquer sur le nom du logiciel désiré pour obtenir le lien de téléchargement qui vous permettra de l'installer sur votre poste de travail.
| Type | Application |
|---|---|
| Communication et collaboration | Office 365 Cliquer sur le bouton Installer Office en haut à droite. |
| Teams | |
| Gestion de documents | OneDrive |
| Navigateur Web | Firefox |
| Chrome | |
| Réseau virtuel pour connexion à distance | RPV Cisco AnyConnect Utiliser votre CIP et mot de passe pour vous connecter à l'application qui permet le téléchargement du logiciel. |
| Téléphone logiciel | Cisco Jabber |
| Lecteur de PDF | Acrobat Reader |
| Lecteur vidéo | VLC |
| Soutien informatique à distance | TeamViewer Quick Support |
Compte tenu des circonstances exceptionnelles demandant du télétravail et dans l’objectif de maintenir et de poursuivre certaines activités prioritaires, les membres du personnel de l’Université, même s’ils travaillent physiquement ailleurs qu’au bureau, doivent continuer à se conduire de manière à protéger les documents de l’Université dont ceux renfermant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles relatifs aux étudiantes et étudiants, aux membres du personnel ou autres.
Il est important de suivre les recommandations sur le plan de la cybersécurité en utilisant des logiciels à jour, notamment un antivirus. Il est également recommandé de transmettre un document contenant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles à des personnes habilitées à recevoir ces renseignements :
Il est proscrit de mettre en place une « solution de contournement », comme d'envoyer des renseignements personnels ou confidentiels d'un compte de messagerie personnel ou d’utiliser une solution non approuvée par l’Université. Pour plus d’informations à cet égard, n’hésitez pas à contacter l’équipe de soutien informatique du Service des technologies de l’information au poste 74444 ou à soutienTI@USherbrooke.ca.
Certaines conversations comportent des éléments sensibles. Il est important que le personnel soit prudent dans ses échanges téléphoniques ou par conférence virtuelle afin de préserver la teneur confidentielle de ceux-ci en prenant soin, lorsque c’est possible, de :
Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. L’unité administrative doit :
