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Foire aux questions

Avant de nous joindre, prenez quelques minutes pour vérifier si votre question ne se trouve pas dans notre foire aux questions.

Sinon, écrivez-nous à l'adresse collation_questions@usherbrooke.ca.

Édition 2020

L’an dernier, votre collation des grades a été compromise par les effets de la pandémie interdisant l’organisation de grands rassemblements. Dans les circonstances, l’Université de Sherbrooke avait décidé de reporter sa Collation des grades 2020 en 2021.

Hélas, en juin 2021, les règles sociosanitaires ne nous permettent toujours pas de vous offrir la collation des grades dans sa formule traditionnelle haute en couleur et en émotion afin de célébrer votre accomplissement académique avec vos familles et vos proches. C’est avec regret qu’il n’y aura donc pas de collation des grades pour la cohorte 2020.

Parmi tous les scénarios envisagés, la seule avenue possible dans le contexte qui nous permettait d’accueillir la cohorte 2020 et 2021 lors d’une même fin de semaine impliquait que les diplômés ne pouvaient pas avoir d’invités avec eux. C’était important pour nous que les diplômés puissent souligner leur diplomation avec leurs proches. 

C’était une décision difficile à prendre d'annuler pour la cohorte 2020 parce que c’est important pour nous de souligner votre succès. C’est pourquoi nous vous avons proposé de célébrer votre réussite d’une façon différente, et ce, lorsque toutes les contraintes sociosanitaires seront levées. 
  

Oui, il y aura un événement pour souligner votre réussite et votre diplomation avec vos proches. Nous avons lancé une consultation et c’est avec vos réponses que nous pourrons vous offrir ce que vous souhaitez comme événement. Nous vous invitons à répondre au questionnaire que vous avez reçu par courriel le 30 juin 2021. Vous avez jusqu’au 26 juillet 2021 pour le remplir. Merci de votre collaboration.

Pour toutes questions, n'hésitez pas à communiquer à LeReseau@USherbrooke.ca

Édition 2021

Général

La cérémonie institutionnelle est celle à laquelle tous les diplômés prennent part. C’est lors de cette cérémonie que tous les diplômés sont investis des couleurs de l’Université de Sherbrooke.

Les cérémonies facultaires sont celles où l’on remet leur diplôme aux finissantes et finissants du doctorat, de la maîtrise et du baccalauréat, à la suite de la cérémonie institutionnelle. 

La Collation des grades 2021 aura lieu le samedi 25 septembre et le dimanche 26 septembre 2021.

En effet, afin de respecter les consignes sanitaires, la Collation des grades se déroulera sur 2 jours. L’attribution des journées se fera selon un partage des programmes de votre faculté sur les deux jours.

L’ensemble des programmes de toutes les facultés ont été répartis sur deux jours, le samedi 25 septembre et le dimanche 26 septembre 2021. Pour connaître la date de votre collation des grades, consultez votre invitation, votre confirmation d'inscription ou la répartition des programmes.

La collation des grades a lieu sur le Campus principal de l’Université de Sherbrooke. Pour cette présente édition, la cérémonie institutionnelle aura lieu dans le stade intérieur du centre sportif de l’Université de Sherbrooke. Pour les cérémonies facultaires, les diplômés seront regroupés par programmes dans plusieurs chapiteaux suffisamment grands pour respecter les mesures sanitaires de la Santé publique. 

En 2021, la collation des grades se déroulera en scénario intérieur. La cérémonie institutionnelle se déroule alors dans le stade intérieur du Centre sportif de l'Université de Sherbrooke, aussi situé sur le Campus principal. Compte tenu de l’espace limité, les invités se rendent dans les chapiteaux facultaires afin de visionner la retransmission en direct. Les diplômées et diplômés les rejoignent ensuite pour les cérémonies facultaires. Les invités voient donc la retransmission du rituel d'investiture sur écran géant, mais ils assistent en personne à la réception du diplôme dans les cérémonies facultaires.

L’équipe de collation des grades veille à organiser un évènement qui respecte en tous points les consignes sanitaires imposées par la Santé publique pour assurer la sécurité de tous.

En 2021, la collation des grades aura lieu en scénario intérieur sur deux jours, les 25 et 26 septembre 2021, afin de respecter la distanciation et la capacité maximale du site déterminées par la Santé publique et de permettre une personne invitée par diplômée et diplômé. 

Chaque journée se déroulera en deux principales parties. Elle commencera en début d’après-midi par une cérémonie institutionnelle. Cette dernière réunira les diplômées et diplômés de toutes les facultés dans le stade intérieur du Centre sportif. Les personnes invitées visionneront cette cérémonie sur écrans géants sous les chapiteaux facultaires. Une webdiffusion est également prévue.

L’événement se terminera avec les cérémonies facultaires d’une durée variable. Celles-ci se dérouleront simultanément sur différents sites aménagés sur le Campus principal. Dans l’intimité et la convivialité de leur faculté d’appartenance, les finissantes et finissants seront appelés à monter sur scène pour y recevoir fièrement leur diplôme.

En raison des règles sanitaires qui exigent d'éviter les attroupements et les files d'attente, il n'y aura pas de coquetels facultaires cette année.

Cette année, les cérémonies de la collation des grades 2021 se dérouleront à l’intérieur. En raison de la capacité limitée des espaces où elles auront lieu et devant l’obligation de respecter une distanciation entre chaque siège, nous ne pouvons pas augmenter le nombre de personnes invitées.

Donc, malgré l’annonce d’assouplissements par le gouvernement du Québec, il nous est impossible de réorganiser la collation des grades en raison des nombreuses contraintes qui demeurent.

Nous suivons de près la situation et détaillerons les mesures sanitaires à respecter à l’approche de l’événement.

La Coopérative de l'Université de Sherbrooke vend des cadres exclusifs pour votre diplôme. Une prévente est en cours jusqu'au 13 septembre 2021.

Inscription

Absolument! En confirmant votre absence, vous vous assurez de ne plus recevoir de suivi par rapport à votre inscription. Autrement, nous considérons que vous n'avez pas pris de décision et continuerons à vous envoyer des communications à cet effet (rappels courriel et téléphoniques).

Pour l'instant, il n'est pas possible d'entrer au Canada sans un permis d'études ou de travail. Toutefois, comme la situation peut changer, veuillez consulter le site COVID-19 : voyage, dépistage, quarantaine et frontières pour obtenir les informations les plus à jour.

Vous êtes admissible si vous n'avez pas été invité à une cérémonie antérieure pour le même programme d’études (même si vous aviez décidé de ne pas y participer). Vous devez avoir terminé vos études entre le trimestre d’automne 2020 et le trimestre d’été 2021. Ceci inclut le dépôt final de votre production de fin d’études (essai, mémoire, thèse et soutenance). Lorsque vous êtes admissible, vous recevez par courriel (USherbrooke.ca) l'invitation à la fin du mois de juillet avec les instructions pour vous inscrire.

Vers la fin de votre dernier trimestre d'études, la collation des grades vous fait parvenir un avis à votre adresse USherbrooke.ca. Celui-ci vous invite à consulter votre dossier étudiant en ligne (section Renseignements académiques) pour vérifier la présence de la mention suivante :

« D’après l’analyse de votre dossier, vous serez invité à la cérémonie de la collation des grades… »,

Adressez-vous au secrétariat de votre faculté le plus rapidement possible et suivez les directives qu’on vous transmettra. La date limite pour s'inscrire à la collation des grades est le 13 août 2021 à 23 h 59. Au-delà de cette date, aucun ajout de diplômé ne sera possible.

Si vous ne satisfaites plus aux exigences, par exemple si vous abandonnez un cours, il est de votre responsabilité de contacter rapidement l'équipe de la collation des grades pour faire retirer votre nom de la liste. Si vous omettez de nous transmettre une demande de retrait au plus tard le 24 septembre 2021, vous ne serez malheureusement pas invité à une collation des grades ultérieure au moment où vous aurez effectivement terminé vos études.

À la fin du mois de juillet, vous recevrez par courriel (@USherbrooke.ca) une invitation comprenant les instructions pour vous inscrire. L’inscription se fait par le biais d’un formulaire à remplir en ligne. La date limite pour confirmer votre présence à la collation des grades est le 13 août 2021, à 23 h 59

Si vous dépassez la date limite d’inscription, il ne sera plus possible de confirmer votre présence. Après le 13 août 2021, à 23 h 59, il n’est plus possible pour nous d’inscrire qui que ce soit. Vous ne pourrez donc pas participer à votre collation des grades.

Si vous n’êtes pas certain de pouvoir participer, il est plus prudent de vous inscrire avant la date limite et de vous désister à la dernière minute.  L’inverse n’est pas possible. 

Nous imposons une date limite ferme pour les inscriptions afin d’assurer le bon déroulement de la collation des grades. En effet, plusieurs actions logistiques découlent des inscriptions : l’envoi des laissez-passer, la réservation du matériel, l’impression des diplômes, la création de l’ordre de passage des diplômés pour les déroulements des cérémonies, l’attribution des sièges et des places de stationnement, etc. De plus, accepter une inscription tardive signifierait accepter toutes les inscriptions tardives, par souci d’équité, ce qui mettrait réellement l’organisation de l’événement en péril.

Invitations et laissez-passer

Les diplômés pourront inviter une personne de leur choix à cette présente édition de la collation des grades. En raison des mesures de distanciation et de la capacité maximale imposées par la Santé publique, nous sommes dans l’impossibilité d’accueillir des invités supplémentaires sur le campus de l’Université de Sherbrooke cette année, et ce, malgré l’annonce d’assouplissements par le gouvernement du Québec en juillet.

En effet, cette année, les cérémonies de la collation des grades 2021 se dérouleront à l’intérieur. En raison de la capacité limitée des espaces où elles auront lieu et devant l’obligation de respecter une distanciation entre chaque siège, nous ne pouvons pas augmenter le nombre de personnes invitées.

En cas de changement, une communication vous sera transmise à votre courriel USherbrooke.

Pour l'instant (juillet 2021), une ou un ressortissant étranger (en provenance des États-Unis ou d'un autre pays) n'est pas autorisé à entrer au Canada pour une raison dite facultative comme la collation des grades, même s'il a reçu un résultat négatif au test de dépistage de la COVID-19 ou même s'il a reçu un vaccin contre la COVID-19. Toutefois, comme la situation peut changer, il importe de consulter le site COVID-19 : voyage, dépistage, quarantaine et frontières pour obtenir les décisions les plus à jour.

Le coût pour chaque invité de 18 ans et plus est de 40 $.

Non. Pour cette édition, exceptionnellement, les diplômés n’auront aucun montant à débourser pour participer à leur collation des grades. Toutefois, les diplômés qui souhaitent participer à la collation des grades doivent absolument répondre à l’invitation qui leur sera envoyée le 20 juillet.

Un événement comme la collation des grades engendre de nombreuses dépenses, principalement en ce qui a trait aux infrastructures du site. C’est pourquoi nous demandons un coût d’entrée pour les invités. Célébrer la réussite de nos étudiants est au cœur de notre mission et de nos valeurs universitaires. Afin de perpétuer cet événement d’année en année de façon responsable, nous devons facturer un montant pour couvrir une partie des dépenses.

Oui. Tous les invités à la collation des grades ont besoin d’un laissez-passer, peu importe leur âge. Toutefois, le laissez-passer est gratuit pour les personnes de moins de 18 ans.

Les diplômés n'ont pas de laissez-passer papier, puisque la toge les identifie et leur sert de billet pour accéder aux sites. Les diplômés doivent donc se présenter au comptoir des toges au Centre sportif avec une carte d'identité (n'importe laquelle avec photo) pour récupérer leur toge le jour de la collation.

Les laissez-passer (celui de votre invité) seront postés au plus tard le 27 août prochain à l'adresse que vous confirmerez lors de votre inscription. Vous avez 2 options par rapport à l'envoi des laisser-passer :

Option n°1 : Vous pouvez indiquer votre adresse et vous charger de donner le laissez-passer à votre invité dans les jours précédant l'événement. Cependant, si vous ne prévoyez pas voir votre invité avant le jour de la collation, SVP utiliser l'option n°2.  

Option n°2 : Vous pouvez indiquer l'adresse de votre invité dans le formulaire d'inscription afin que le laissez-passer soit directement envoyé chez votre invité.  

En raison de délais serrés, aucun laissez-passer ne sera posté à l'extérieur du Québec. Les invités habitant à l'étranger pourront récupérer leur laissez-passer le jour de la collation des grades, au comptoir des laissez-passer en consigne.

*En raison de la pandémie de la COVID-19, des restrictions s’appliquent pour les voyageurs étrangers. Veuillez consulter le site Web du Gouvernement du Canada

Si vous n’avez pas reçu vos laissez-passer en date du 11 septembre, veuillez contacter l’équipe de la collation des grades le plus rapidement possible à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca.

D’abord, vérifiez que vous avez activé votre adresse courriel @USherbrooke.ca, puisque toutes les communications en lien avec la collation des grades y sont envoyées. Ensuite, vérifiez dans votre dossier étudiant (section Renseignements académiques) que vous êtes bien sur la liste des invités pour la Collation des grades 2021.

Si votre dossier indique que vous n'êtes pas admissible à la collation, mais que vous répondez aux exigences, consultez le secrétariat de votre faculté le plus rapidement possible.

Je suis finissant ou finissante, mais je n'ai pas d'invitation dans mon dossier : adressez-vous le plus rapidement possible au secrétariat de votre faculté et suivez les directives qu’on vous transmettra. Assurez-vous de faire cette démarche avant le 13 août 2021, 23 h 59, puisqu’après cette date, nous n’accepterons plus de nouvelles inscriptions.

Mon dossier étudiant indique que je suis admissible, mais je n'ai reçu aucune invitation par courriel : contactez l’équipe de la collation des grades au 819 821-8000, poste 62878.

Non. Si vous n’êtes pas certain de participer, il est préférable de vous inscrire dans les délais prescrits et de vous désister par la suite, si tel est votre choix. Sans une inscription au plus tard le 13 août, votre nom ne sera pas aux textes, votre diplôme ne sera pas disponible et vous ne serez pas sur les listes de présence pour un stationnement, une toge et un accès aux cérémonies.

Invités

Les diplômés pourront inviter une personne de leur choix à cette présente édition de la collation des grades. En raison des mesures de distanciation et de la capacité maximale imposées par la Santé publique, nous sommes dans l’impossibilité d’accueillir des invités supplémentaires sur le campus de l’Université de Sherbrooke cette année, et ce, malgré l’annonce d’assouplissements par le gouvernement du Québec en juillet.

En effet, cette année, les cérémonies de la collation des grades 2021 se dérouleront à l’intérieur. En raison de la capacité limitée des espaces où elles auront lieu et devant l’obligation de respecter une distanciation entre chaque siège, nous ne pouvons pas augmenter le nombre de personnes invitées.

En cas de changement, une communication vous sera transmise à votre courriel USherbrooke.

Le coût pour chaque invité de 18 ans et plus est de 40 $.

Pour l'instant, il n'est pas possible d'entrer au Canada sans un permis d'études ou de travail. Toutefois, comme la situation peut changer, veuillez consulter le site COVID-19 : voyage, dépistage, quarantaine et frontières pour obtenir les informations les plus à jour.

*ATTENTION! En raison de la pandémie de la COVID-19, des restrictions s’appliquent pour les voyageurs étrangers. Veuillez d’abord consulter le site Web du Gouvernement du Canada. Ensuite, si votre invité peut entrer au Canada, remplissez le formulaire Demande de visa le plus rapidement possible et retournez-le aussitôt par courriel à collation_questions@usherbrooke.ca. La personne responsable vous enverra ensuite une lettre qui vous permettra de faire votre demande de visa. Ne tardez pas, les demandes de visa peuvent prendre du temps et les délais sont hors de notre contrôle. 

Mentionnez l'information dans votre formulaire d'inscription ou contactez l'équipe de la collation des grades par courriel à collation_questions@usherbrooke.ca si vous avez oublié de le faire. 

Dans la première semaine de septembre, tous les diplômées et diplômés inscrits à la collation des grades recevront par courriel l'information sur le stationnement assigné pour eux et leur invité. L'information sera aussi disponible sur notre site Web à partir du mois de septembre 2021.

Sur présentation de votre nom, vous aurez accès à des stationnements situés en périphérie de l’Université. Veuillez consulter attentivement les consignes qui vous seront transmises au début du mois de septembre pour connaître l’endroit désigné pour votre faculté. Notre service de navettes vous transportera de votre stationnement au Campus principal, et vice-versa.

Déroulement

Des informations quant au déroulement de l’évènement seront disponibles en août. 

Remise de diplômes

Le diplôme que vous recevrez lors de votre collation des grades est le document légal. Il doit donc vous être remis en mains propres, et il importe d’en prendre grand soin.

Le diplôme vous sera envoyé par poste prioritaire à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, dans les semaines suivant la collation des grades.

Le Bureau de la registraire vous offre la possibilité de récupérer celui-ci à ses bureaux de façon à éviter les délais postaux. Pour ce faire, vous devez dans un premier temps remplir un formulaire à l’adresse suivante : www.usherbrooke.ca/renseignements/, en suivant les indications suivantes « Je suis diplômé ou diplômée de l’UdeS » et « obtenir mon diplôme original ». Par la suite, vous devez vous présenter au Bureau de la registraire, au local B1-2025 du pavillon Georges-Cabana du Campus principal à Sherbrooke, entre le mardi 28 septembre et le mardi 12 octobre, sur les heures régulières de bureau. Il est à noter qu’il nous est impossible de rendre disponibles les diplômes au Campus de Longueuil.

Sachez que seul le diplômé ou la diplômée peut récupérer son diplôme; une pièce d’identité avec photo sera exigée pour la remise de celui-ci. Comme il s’agit d’un document légal, il ne peut être remis à une autre personne.

Tous les diplômes qui n’auront pas été réclamés au 12 octobre seront expédiés par poste prioritaire. Les démarches pour l’envoi postal débuteront au courant de la semaine du 18 octobre. Puisque le diplôme est envoyé à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, nous vous invitons à faire la mise à jour de vos coordonnées dès maintenant en choisissant « Renseignements personnels » à la page suivante (www.usherbrooke.ca/mondossier).

Le diplôme qui vous sera remis est un document légal. Vous devez donc contacter le Bureau de la registraire pour recourir à de telles modifications, à l'adresse courriel changement.nom.BR@USherbrooke.ca.

En plus d'avoir réussi toutes les activités du programme avant la fin de la session d'été 2021, vous devez vous assurer d’avoir acquitté tous vos frais de scolarité avant le 10 septembre 2021 et avant le 25 août 2021 si vous le faites par chèque. Pour voir le solde de vos frais de scolarité, consultez votre dossier en ligne dans la section « Frais de scolarité, factures et relevés ». Pour plus d’informations, contactez le Bureau de la registraire.

Informations utiles pour le jour J

Les diplômées et diplômés porteront la toge et la cape, signe distinctif de l’Université de Sherbrooke, mais pas le mortier. La sélection de la taille de votre toge sera faite directement sur place le jour même, au comptoir des toges. Nous avons toutes les tailles nécessaires, mais si vous croyez avoir des besoins spécifiques, contactez l'équipe de la collation à collation_questions@usherbrooke.ca pour le mentionner.

Nous vous conseillons de porter des vêtements légers puisque la collation des grades se déroulera entièrement à l’intérieur. Toutefois, soyez tout de même attentif à la température puisque certaines cérémonies facultaires se déroulent, beau temps mauvais temps, dans des chapiteaux ni chauffés ni climatisés. De plus, portez des chaussures confortables puisque vous aurez à vous déplacer sur le campus, parfois même sur le gazon. 

Nous vous conseillons fortement de laisser vos sacs et effets personnels dans les casiers des vestiaires du Centre sportif (prévoir un cadenas), ou bien à votre invité. Cela facilitera vos déplacements et vous évitera d’être encombré lors des cérémonies. Toutefois, rien ne vous empêche de les garder avec vous, si vous le souhaitez.  Il est à noter que les toges n’ont pas de poches.

Dans la première semaine de septembre, tous les diplômées et diplômés inscrits à la collation des grades recevront par courriel l'information sur le stationnement assigné pour eux et leur invité. L'information sera aussi disponible sur notre site Web à partir du mois de septembre 2021.

Nous vous encourageons fortement à prendre des photos et à les partager sur les médias sociaux, en utilisant le mot-clic #cdgudes. Toutefois, le masque devra être conservé en tout temps sur le campus. Il pourra seulement être retiré pour la photo lorsque les finissants monteront sur scène pour récupérer leur diplôme.

Toutes les facultés bénéficient d’ailleurs de la présence d’un photographe professionnel pour leur cérémonie facultaire. Les photos prises pourront être récupérées en ligne deux semaines après l’événement. Des consignes vous seront données le jour de la collation et vous seront envoyées par courriel dans les jours suivant l'événement.

Cas spéciaux

Oui, mais il y a des conditions.

  1. Le nombre d’invité demeure limité à 1 par diplômée ou diplômé en raison de la distanciation imposée et de la capacité maximale des lieux. C’est une chaise par personne.
  2. Si vous désirez que votre invité soit un enfant, il doit être âgé de 12 ans ou plus, car il sera sans supervision tout l’après-midi. En effet, vous devez savoir qu’il ne sera pas assis avec vous durant les cérémonies. Durant la cérémonie institutionnelle, les diplômés sont assis tous ensemble dans le stade intérieur et les invités (donc votre enfant) regardent la cérémonie sur écran dans le chapiteau facultaire. Les diplômés rejoignent leurs invités ensuite dans le chapiteau pour la cérémonie facultaire, mais ils sont assis dans une section différente des invités. Une bonne idée est de vous entendre avec un collègue diplômé pour que son invité accompagne votre enfant durant la journée, afin qu’il ne soit pas seul. Notez aussi qu’un invité de 12 à 17 ans doit avoir son billet, même si celui-ci est gratuit. Vous devez donc réserver un billet lors de votre inscription.
  3. Un enfant de 3 à 11 ans n’est pas admissible parce qu’il ne pourra pas être accompagné d’un adulte en raison des restrictions par rapport au nombre d’invités permis.
  4. Un enfant âgé de moins de 3 ans est accepté en compagnie d’un invité adulte. Vous devez vous procurer un billet adulte lors de votre inscription et indiquer dans les commentaires qu’il sera accompagné d’un enfant de moins de 3 ans. L’enfant et l’invité devront partager la même chaise.
    Votre invité devra s’occuper de l’enfant durant l’évènement, car le diplômé ne peut avoir son enfant avec lui durant les cérémonies institutionnelle et facultaire. Les diplômés ne sont pas assis avec leur invité.

Dans tous les cas, veuillez prendre en considération qu’il n’y aura aucune surveillance et aucun service de garderie sur place. La collation des grades est un beau cérémonial, qui peut également s’avérer long et ennuyeux pour un jeune enfant. À vous de juger si votre enfant peut assister à un évènement protocolaire.

Nous faisons tout notre possible pour accommoder les besoins d'allaitement. Écrivez-nous à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca pour plus d’informations.

L'équipe de la collation des grades est soucieuse de bien servir tous ses diplômés et fait tout en son possible pour organiser une collation des grades accessible. Toutefois, nous devons connaître vos besoins. Si vous avez besoin, par exemple, d'une rampe d'accès pour monter sur scène, mentionnez-le le plus tôt possible à l'adresse collation_questions@usherbrooke.ca. Dans tous les cas, transmettez-nous l'information dans votre formulaire d'inscription. 

Mentionnez l’information dans votre formulaire d’inscription, à l’endroit prévu. Si vous avez oublié de le faire, contactez l’équipe de la collation des grades en écrivant à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca.