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Foire aux questions

Avant de nous joindre, prenez quelques minutes pour vérifier si votre question ne se trouve pas dans notre foire aux questions. De nouvelles précisions y seront ajoutées progressivement, surtout dès mai prochain.

Sinon, écrivez-nous à l'adresse collation_questions@usherbrooke.ca.

Général

La cérémonie institutionnelle est celle à laquelle toutes les personnes diplômées prennent part. C’est lors de cette cérémonie qu’elles sont investies des couleurs de l’Université de Sherbrooke.

Les cérémonies facultaires sont celles où l’on remet le diplôme aux finissantes et finissants du doctorat, de la maîtrise et du baccalauréat, à la suite de la cérémonie institutionnelle. 

La Collation des grades 2022 aura lieu le samedi 24 septembre pour la cohorte 2022 et le dimanche 25 septembre pour la cohorte 2020.

La collation des grades a lieu sur le Campus principal de l’Université de Sherbrooke dans le stade intérieur du Centre sportif.

Nous organisons une collation des grades qui respectera en tous points les règles de la Santé publique. Les consignes à respecter vous seront transmises en temps et lieu, selon les mesures en vigueur en septembre.

C'est avec plaisir que nous vous annonçons que la cérémonie institutionnelle sera webdiffusée en direct. La page Webdiffusion sera activée en septembre et vous fournira de plus amples renseignements. 

La Coopérative de l'Université de Sherbrooke vend des cadres exclusifs pour votre diplôme. Une prévente devrait avoir lieu dès la fin juillet 2022. Les détails seront inclus dans l'invitation officielle qui vous sera transmise à la fin juillet 2022.

En 2022, la collation des grades, étant exceptionnellement double, se déroulera en scénario intérieur en raison de l’imprévisibilité des conditions météorologiques. Par le fait même, les cérémonies institutionnelles du 24 et 25 septembre se tiendront dans le stade intérieur du Centre sportif de l'Université de Sherbrooke. Compte tenu de l’espace limité, les invités se rendent dans les chapiteaux facultaires afin de visionner la retransmission en direct. Les diplômées et diplômés les rejoignent ensuite pour les cérémonies facultaires. Les invités voient donc la retransmission du rituel d'investiture sur écran géant, mais ils assistent en personne à la réception du diplôme dans les cérémonies facultaires.

Le nombre d’invités possibles à l’édition 2022 de la collation des grades sera déterminé en début juin.

Inscription

Absolument! En confirmant votre absence, vous vous assurez de ne plus recevoir de suivi par rapport à votre inscription. Autrement, nous considérons que vous n'avez pas pris de décision et continuerons à vous envoyer des communications à cet effet (rappels courriel et téléphoniques).

Vous êtes admissible si vous n'avez pas été invité à une cérémonie antérieure pour le même programme d’études (même si vous aviez décidé de ne pas y participer).

En tant que personnes diplômées 2022, vous devez avoir terminé vos études entre le trimestre d’automne 2021 et le trimestre d’été 2022. Ceci inclut le dépôt final de votre production de fin d’études (essai, mémoire, thèse et soutenance). 

Lorsque vous êtes admissible, vous recevez par courriel (USherbrooke.ca) l'invitation à la fin du mois de juillet avec les instructions pour vous inscrire.

Vers la fin de votre dernier trimestre d'études, la collation des grades vous fait parvenir un avis à votre adresse USherbrooke.ca. Celui-ci vous invite à consulter votre dossier étudiant en ligne (section Renseignements académiques) pour vérifier la présence de la mention suivante :

« D’après l’analyse de votre dossier, vous serez invité à la cérémonie de la collation des grades… »,

Les personnes diplômées de la cohorte 2020, vous avez reçu un courriel le 8 février 2022 pour vous donner quelques renseignements au sujet de votre collation des grades. Si vous n'avez pas reçu ce courriel dans votre boîte USherbrooke.ca, veuillez écrire à collation_questions@usherbrooke.ca.

Adressez-vous au secrétariat de votre faculté le plus rapidement possible et suivez les directives qu’on vous transmettra. La date limite pour s'inscrire à la collation des grades est le 12 août 2022 à 23 h 59. Au-delà de cette date, aucun ajout de diplômé ne sera possible.

Si vous ne satisfaites plus aux exigences, par exemple si vous abandonnez un cours, il est de votre responsabilité de contacter rapidement l'équipe de la collation des grades pour faire retirer votre nom de la liste. Si vous omettez de nous transmettre une demande de retrait au plus tard le 23 septembre 2022, vous ne serez malheureusement pas invité à une collation des grades ultérieure au moment où vous aurez effectivement terminé vos études.

Le 19 juillet 2022, vous recevrez par courriel (@USherbrooke.ca) une invitation comprenant les instructions pour vous inscrire. L’inscription se fait par le biais d’un formulaire à remplir en ligne. La date limite pour confirmer votre présence à la collation des grades est le 12 août 2022, à 23 h 59.

Si vous dépassez la date limite d’inscription, il ne sera plus possible de confirmer votre présence. Après le 12 août 2022, à 23 h 59, il n’est plus possible pour nous d’inscrire qui que ce soit. Vous ne pourrez donc pas participer à votre collation des grades.

Si vous n’êtes pas certain de pouvoir participer, il est plus prudent de vous inscrire avant la date limite et de vous désister à la dernière minute. L’inverse n’est pas possible.

Nous imposons une date limite ferme pour les inscriptions afin d’assurer le bon déroulement de la collation des grades. En effet, plusieurs actions logistiques découlent des inscriptions : l’envoi des laissez-passer, la réservation du matériel, l’impression des diplômes, la création de l’ordre de passage des diplômés pour les déroulements des cérémonies, l’attribution des sièges et des places de stationnement, etc. De plus, accepter une inscription tardive signifierait accepter toutes les inscriptions tardives, par souci d’équité, ce qui mettrait réellement l’organisation de l’événement en péril.

Non. Si vous n’êtes pas certain de participer, il est préférable de vous inscrire dans les délais prescrits et de vous désister par la suite, si tel est votre choix. Sans une inscription au plus tard le 12 août, votre diplôme ne sera pas disponible et vous ne serez pas sur les listes de présence pour un stationnement, une toge et un accès aux cérémonies.

Déroulement

La cérémonie institutionnelle débute à 13 h et les cérémonies facultaires vers 15 h. Cependant, il est important que les diplômés arrivent à l’avance pour récupérer leur toge. À 12 h 30, les étudiantes et étudiants doivent avoir pris place dans le stade. Les invités sont aussi priés d’arriver plus tôt.

Remise de diplômes

Le diplôme que vous recevrez lors de votre collation des grades est le document légal. Il doit donc vous être remis en mains propres, et il importe d’en prendre grand soin.

Il est à noter que les personnes diplômées de la cohorte 2020 ont déjà reçu leur diplôme par la poste. Ces personnes recevront tout de même une pochette contenant une lettre.

Le diplôme qui vous sera remis est un document légal. Vous devez donc contacter le Bureau de la registraire pour recourir à de telles modifications, à l'adresse courriel changement.nom.BR@USherbrooke.ca.

En plus d'avoir réussi toutes les activités du programme avant la fin de la session d'été 2022, vous devez vous assurer d’avoir acquitté tous vos frais de scolarité avant le 9 septembre 2022 et avant le 24 août 2022 si vous le faites par chèque. Pour voir le solde de vos frais de scolarité, consultez votre dossier en ligne dans la section « Frais de scolarité, factures et relevés ». Pour plus d’informations, contactez le Bureau de la registraire.

Le diplôme vous sera envoyé par poste prioritaire à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, dans les semaines suivant la collation des grades.

Le Bureau de la registraire vous offre la possibilité de récupérer celui-ci à ses bureaux de façon à éviter les délais postaux. Pour ce faire, vous devez dans un premier temps remplir un formulaire à l’adresse suivante : www.usherbrooke.ca/renseignements/, en suivant les indications suivantes « Je suis diplômé ou diplômée de l’UdeS » et « obtenir mon diplôme original ». Par la suite, vous devez vous présenter au Bureau de la registraire, au local B1-2025 du pavillon Georges-Cabana du Campus principal à Sherbrooke, entre le mardi 27 septembre et le mardi 11 octobre, sur les heures régulières de bureau. Il est à noter qu’il nous est impossible de rendre disponibles les diplômes au Campus de Longueuil. 

Sachez que seul le diplômé ou la diplômée peut récupérer son diplôme; une pièce d’identité avec photo sera exigée pour la remise de celui-ci. Comme il s’agit d’un document légal, il ne peut être remis à une autre personne.

Tous les diplômes qui n’auront pas été réclamés au 12 octobre seront expédiés par poste prioritaire. Veuillez prévoir quelques semaines pour la mise en enveloppe et l’envoi de ceux-ci. Puisque le diplôme est envoyé à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, nous vous invitons à faire la mise à jour de vos coordonnés dès maintenant en choisissant « Renseignements personnels et abonnements » à la page suivante : USherbrooke.ca/mondossier.