Foire aux questions

La cérémonie institutionnelle est celle à laquelle toutes les personnes diplômées prennent part. C’est lors de cette cérémonie qu’elles sont investies des couleurs de l’Université de Sherbrooke. 

Les cérémonies facultaires sont celles où l’on remet le diplôme aux personnes finissantes du doctorat, de la maîtrise et du baccalauréat, à la suite de la cérémonie institutionnelle. Celles-ci sont divisées par faculté, il y a donc dix cérémonies au total. Deux d’entre elles pour la faculté d’éducation, deux pour l’école de gestion et une pour chacune des autres facultés de l’Université de Sherbrooke.

La Collation des grades 2023 aura lieu le samedi 23 septembre 2023.

La collation des grades a lieu sur le Campus principal de l’Université de Sherbrooke dans le stade intérieur du Centre sportif ou au stade extérieur, selon le scénario choisi en fonction de la météo.

Tout dépend de la météo. La décision sera prise le vendredi 22 septembre 2023 et sera diffusée dès 15 h sur la page d’accueil de ce site et sur le groupe Facebook de la collation des grades. 

Pour plus d'information, consultez la page Choix du scénario 

Pour les personnes diplômées, le coût du billet est de 41$ pour la collation des grades. Celui pour les personnes invitées est à 55 $ par personne.

Pour assurer le respect de la capacité maximale des sites, chaque personne diplômée peut être accompagnée d’un maximum de trois personnes invitées. 

Il arrive qu’il reste des places une fois la période d’inscription des personnes diplômées terminée. 

Vous désirez qu’on vous informe si des laissez-passer supplémentaires sont disponibles pour vos personnes invitées? 

• Un champ est prévu à cet effet dans le formulaire d’inscription des personnes diplômées. 
• Une fois les inscriptions fermées, vous recevrez un courriel uniquement si des laissez-passer pour personnes invitées sont encore disponibles dans votre faculté. Premier arrivé, premier servi jusqu'à épuisement des laissez-passer. Nous ne pouvons malheureusement par garantir l'heure de l'envoi; vérifiez régulièrement vos courriels USherbrooke.ca
   

C'est avec plaisir que nous vous annonçons que la cérémonie institutionnelle sera webdiffusée en direct. La page Webdiffusion sera activée en septembre et vous fournira de plus amples renseignements.

La Coopérative de l'Université de Sherbrooke vend des cadres exclusifs pour votre diplôme. Une prévente aura lieu du 3 juillet au 10 septembre 2023. Il y aura aussi la possibilité d’en acheter sur place lors de la collation des grades. 

Un événement d'une telle envergure engendre de nombreux coûts. Pour plus d'informations, visitez la page Explication des coûts reliés à la collation des grades.

Le 18 juillet 2023, vous recevrez par courriel (@USherbrooke.ca) une invitation comprenant les instructions pour vous inscrire. L’inscription se fait par le biais d’un formulaire à remplir en ligne. La date limite pour confirmer votre présence à la collation des grades est le 10 août 2023, à 23 h 59.

Absolument! En confirmant votre absence, vous évitez qu’on vous relance plusieurs fois concernant votre inscription. Autrement, nous considérons que vous n'avez pas pris de décision et continuerons à vous envoyer des rappels.

Vous êtes admissible si vous n'avez jamais reçu d’invitation pour une collation des grades antérieure pour le même programme d’études. Si nous vous avons déjà invité, par exemple l’an passé, pour ce même programme d’études, mais que vous n’avez pas participé, nous considérons que votre collation des grades est passée.

En tant que personnes diplômées 2023, vous devez avoir terminé vos études au trimestre d’automne 2022, à celui d’hiver 2023 ou à celui d’été 2023, incluant le dépôt final de votre production de fin d’études (essai, mémoire, thèse et soutenance).

Vers la fin de votre dernier trimestre d'études, l’équipe de la collation des grades vous fait parvenir un avis à votre adresse courriel USherbrooke.ca. Celui-ci vous invite à consulter votre dossier étudiant en ligne (section Renseignements académiques) pour vérifier la présence de la mention suivante

« D’après l’analyse de votre dossier, vous serez invitée ou invité à la cérémonie de la collation des grades… »

Si cette mention apparait, vous recevrez une invitation par courriel (USherbrooke.ca) le 18 juillet 2023 avec les instructions pour vous inscrire.

Si vous ne satisfaisez plus aux exigences, par exemple si vous abandonnez un cours, il est de votre responsabilité de contacter rapidement l'équipe de la collation des grades pour faire retirer votre nom de la liste. Si vous omettez de nous transmettre une demande de retrait au plus tard le 22 septembre 2023 à 23 h 59, vous ne serez malheureusement pas invitée ou invité à une collation des grades ultérieure au moment où vous aurez effectivement terminé vos études.

Aucune inscription n’est possible après le 10 août 2023, à 23 h 59. Vous ne pourrez donc pas participer à votre collation des grades.

Si vous n’êtes pas certain de pouvoir participer, il est plus prudent de vous inscrire avant la date limite et de vous désister à la dernière minute. Vous avez jusqu’au 22 septembre 23 h 59 pour nous retourner vos laissez-passer et qu’on vous rembourse. 

Nous devons fixer une date limite ferme pour les inscriptions afin d’assurer le bon déroulement de la collation des grades. En effet, plusieurs actions logistiques découlent des inscriptions : l’envoi des laissez-passer, la réservation du matériel, l’impression des diplômes, la création de l’ordre de passage des personnes diplômées pour les déroulements des cérémonies, l’attribution des sièges et des places de stationnement, etc. De plus, accepter une inscription tardive signifierait accepter toutes les inscriptions tardives par souci d’équité, ce qui mettrait réellement l’organisation de l’événement en péril.

Non. Si vous hésiter à participer, il est préférable de vous inscrire avant le 10 août à 23 h 59 et de vous désister par la suite, si tel est votre choix. Vous avez jusqu’au 22 septembre 23 h 59 pour nous retourner vos laissez-passer afin qu’on vous rembourse.

D’abord, vérifiez que vous avez activé votre adresse courriel @USherbrooke.ca, puisque toutes les communications en lien avec la collation des grades y sont envoyées. Ensuite, vérifiez dans votre dossier étudiant (section Renseignements académiques) que vous êtes bien sur la liste des personnes sélectionnées pour la Collation des grades 2023.

Si votre dossier indique que vous n'êtes pas admissible à la collation, mais que vous répondez aux exigences, consultez le secrétariat de votre faculté le plus rapidement possible.

Je suis une personne finissante, mais je n'ai pas d'invitation dans mon dossier : 

• Adressez-vous le plus rapidement possible au secrétariat de votre faculté et suivez les directives qu’on vous transmettra
• Assurez-vous de faire cette démarche avant le 10 août 2023, 23 h 59, puisqu’après cette date, nous n’accepterons plus de nouvelles inscriptions.

Mon dossier étudiant indique que je suis admissible, mais je n'ai reçu aucune invitation par courriel : 

• Contactez par courriel l’équipe de la collation des grades à Collation_questions@usherbrooke.ca

Pour assurer le respect de la capacité maximale des infrastructures du Campus principal, le nombre d'invités autorisés par diplômée et diplômé est établi à trois personnes. Si vous désirez en acheter davantage, indiquez-le dans votre formulaire d'inscription à l'endroit approprié et nous vous contacterons si des places sont toujours disponibles après l'inscription de tous les diplômés.

En date du 16 août, vous recevrez un courriel uniquement si des laissez-passer pour invités sont encore disponibles dans votre faculté et que vous aviez indiqué dans votre formulaire que vous souhaitiez vous en procurer. Premier arrivé, premier servi jusqu'à épuisement des laissez-passer ou, au plus tard, le mercredi 18 août à midi. Nous ne pouvons malheureusement par garantir l'heure de l'envoi; restez à l'affût de vos courriels USherbrooke.   
 

Le coût pour chaque personne invitée de 18 ans et plus est de 55 $. Le laissez-passer est obligatoire pour toutes les personnes invitées, mais gratuit pour les moins de 18 ans. Les bébés de moins de 3 ans sont acceptés sans billet s'ils partagent la chaise d'une personne adulte; il faut cependant indiquer le tout dans les commentaires du formulaire d'inscription.

Dans la première semaine de septembre, toutes les personnes diplômées inscrites à la collation des grades recevront par courriel l'information sur le stationnement qui leur a été assigné ainsi qu’à leurs personnes invitées. L'information sera aussi disponible sur notre site Web à partir du mois de septembre 2023.

Un événement comme la collation des grades engendre de nombreuses dépenses, principalement en ce qui a trait aux infrastructures du site. C’est pourquoi nous demandons un coût d’entrée pour les personnes invitées. Célébrer la réussite de nos personnes étudiantes est au cœur de notre mission et de nos valeurs universitaires. Afin de perpétuer cet événement d’année en année de façon responsable, nous devons facturer un montant pour couvrir une partie des dépenses.

Les personnes diplômées n'ont pas de laissez-passer papier, puisque la toge les identifie et leur sert de billet pour accéder aux sites. Les personnes diplômées doivent donc se présenter au comptoir des toges au Centre sportif avec une carte d'identité (n'importe laquelle avec photo) pour récupérer leur toge le jour de la collation.

Les laissez-passer (ceux de vos personnes invitées) seront postés au plus tard le 23 août prochain à l'adresse que vous confirmerez lors de votre inscription. Vous avez 2 options pour l'envoi des laissez-passer :

Option n°1 : Vous pouvez indiquer votre adresse pour qu’on vous poste les laissez-passer et vous charger de les remettre vous-mêmes à chacune de vos personnes invitées. 

Option n°2 : Vous pouvez indiquer l'adresse de votre personne invitée dans le formulaire d'inscription afin que le laissez-passer lui soit directement posté.  

En raison de délais serrés, aucun laissez-passer ne sera posté à l'extérieur du Québec. Les personnes invitées habitant à l'étranger pourront récupérer leur laissez-passer le jour de la collation des grades, au comptoir des laissez-passer.

Si vous n’avez pas reçu vos laissez-passer en date du 8 septembre, veuillez contacter l’équipe de la collation des grades le plus rapidement possible à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca.

Il est possible d’échanger les billets des personnes invitées, pourvu qu’ils concernent la même cérémonie facultaire et respectent la catégorie d’âge (mineur ou adulte). Par exemple, un laissez-passer émis pour la cérémonie de la Faculté de génie n'est pas transférable à la cérémonie de la Faculté des lettres et sciences humaines.

Attention: l'École de gestion et la Faculté d'éducation ont deux chapiteaux chacun, divisés par cycle ou par programmes; assurez-vous que le laissez-passer correspond à la bonne cérémonie.  

Personnes diplômées : présentez-vous à la salle des toges et un membre de l'équipe de la collation des grades s'occupera de vous.

Personnes invitées : présentez-vous au comptoir des laissez-passer et un membre de l'équipe vous dirigera vers le site approprié.

Un service de restauration, ainsi que plusieurs points de service de restauration légère, seront disponibles sur place. Vous pouvez également apporter de la nourriture et des boissons non alcoolisées (aucun contenant de verre ne sera permis). Pour plus d'informations, consultez la section Services sur le site.

Nous conseillons aux personnes diplômées de bien déjeuner avant d'arriver sur le site, de manger une fois togé, avant le rassemblement, et d'apporter quelques collations à traîner au courant de la journée.  Il est aussi fortement suggéré d'apporter une bouteille d'eau réutilisable que vous pourrez remplir aux nombreux points d'eau du site.

La cérémonie institutionnelle débute à 13 h et les cérémonies facultaires vers 15 h. Les personnes diplômées doivent arriver à l’avance pour récupérer leur toge. À 12 h 30, les  personnes diplômées doivent avoir pris place dans le stade intérieur. Les personnes invitées sont aussi priées d’arriver plus tôt.

Nous suggérons fortement aux gens d’être sur place en avant-midi, compte tenu que des milliers de personnes affluent sur le campus ce jour-là (circulation automobile et piétonne imposante).  
 

Le diplôme que vous recevrez lors de votre collation des grades est le document légal. Il doit donc vous être remis en mains propres, et il est important d’en prendre grand soin.

Le diplôme qui vous sera remis est un document légal. Vous devez donc contacter le Bureau de la registraire pour recourir à de telles modifications, à l'adresse courriel changement.nom@USherbrooke.ca.

Le diplôme vous sera envoyé par poste prioritaire à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, dans les semaines suivant la collation des grades.

Le Bureau de la registraire vous offre la possibilité de récupérer celui-ci à ses bureaux de façon à éviter les délais postaux. Pour ce faire, vous devez dans un premier temps remplir un formulaire à l’adresse suivante : www.usherbrooke.ca/renseignements/, en suivant les indications suivantes « Je suis diplômé ou diplômée de l’UdeS » et « obtenir mon diplôme original ». Par la suite, vous devez vous présenter au Bureau de la registraire, au local B1-2025 du pavillon Georges-Cabana du Campus principal à Sherbrooke, entre le mardi 26 septembre et le vendredi 13 octobre, sur les heures régulières de bureau. Nos bureaux seront fermés le vendredi 29 septembre et le lundi 9 octobre. Il est à noter qu’il nous est impossible de rendre disponibles les diplômes au Campus de Longueuil. 

Sachez que seul le diplômé ou la diplômée peut récupérer son diplôme; une pièce d’identité avec photo sera exigée pour la remise de celui-ci. Comme il s’agit d’un document légal, il ne peut être remis à une autre personne.

Tous les diplômes qui n’auront pas été réclamés au 13 octobre seront expédiés par poste prioritaire. Veuillez prévoir quelques semaines pour la mise en enveloppe et l’envoi de ceux-ci. Puisque le diplôme est envoyé à l'adresse mentionnée dans votre dossier étudiant en ligne, nous vous invitons à faire la mise à jour de vos coordonnés dès maintenant en choisissant « Renseignements personnels et abonnements » à la page suivante : USherbrooke.ca/mondossier.

Les personnes diplômées porteront la toge et la cape, signe distinctif de l’Université de Sherbrooke, mais pas le mortier. La sélection de la taille de votre toge sera faite directement sur place, le jour même, au comptoir des toges. Nous avons toutes les tailles nécessaires, mais si vous croyez avoir des besoins spécifiques, contactez l'équipe de la collation à collation_questions@usherbrooke.ca pour le mentionner.

Personnes diplômées : Que la cérémonie institutionnelle se déroule à l’intérieur ou à l’extérieur, nous vous conseillons de porter des vêtements adaptés à la température. Les cérémonies facultaires se déroulent, beau temps mauvais temps, dans des chapiteaux ni chauffés ni climatisés. De plus, portez des chaussures confortables puisque vous aurez à vous déplacer sur le campus, parfois même sur le gazon. Finalement, en cas de scénario extérieur, prévoyez des lunettes de soleil et de la crème solaire.  

Personnes invitées : Nous vous conseillons aussi de choisir vos vêtements en fonction de la température. S’il fait chaud, prévoyez des vêtements légers, des lunettes de soleil, ainsi que de la crème solaire. S’il fait plus froid, prévoyez des vêtements chauds, un imperméable ou une petite laine. De plus, portez des chaussures confortables puisque vous aurez à vous déplacer sur le campus.
 

Nous vous conseillons fortement de laisser vos sacs et effets personnels dans les casiers des vestiaires du Centre sportif (prévoir un cadenas), ou de les remettre à vos personnes invitées. Cela facilitera vos déplacements. Toutefois, rien ne vous empêche de les garder avec vous, si vous le souhaitez. Il est à noter que les toges n’ont pas de poches.

Dans la première semaine de septembre, toutes les personnes diplômées inscrites à la collation des grades recevront par courriel l'information sur le stationnement qui leur a été assigné ainsi que pour leurs personnes invitées. L'information sera aussi disponible sur notre site Web à partir du mois de septembre 2023 dans la page Stationnements et navettes.

Nous vous encourageons fortement à prendre des photos et à les partager sur les médias sociaux, en utilisant le mot-clic #cdgudes.

Par ailleurs, des photographes professionnels sont présents dans toutes les cérémonies facultaires. Ces photos montrent chaque personne diplômée sur scène recevant son diplôme. Les photos pourront être récupérées en ligne deux semaines après l’événement. Des consignes vous seront  données le jour de la collation et vous seront envoyées par courriel dans les jours suivant l'événement.

Sur présentation de votre nom, vous aurez accès à des stationnements situés en périphérie de l’Université. Veuillez consulter attentivement les consignes qui vous seront transmises au début du mois de septembre pour connaître l’endroit désigné pour votre faculté. Notre service de navettes vous transportera de votre stationnement au Campus principal, et vice-versa.   

D'abord, assurez-vous que vos enfants le précisent dans la partie des commentaires du formulaire d'inscription en ligne. Ensuite, un membre de l'équipe de la collation des grades communiquera avec vous afin de vous fournir l'heure à laquelle vos enfants recevront leur diplôme selon leur faculté. Vous pourrez ainsi vous déplacer d’une cérémonie à l’autre sans problème. De plus, nous annoterons vos laissez-passer pour qu’ils vous donnent accès aux deux sites facultaires.

La collation des grades est un beau cérémonial, qui peut toutefois s’avérer long et ennuyeux pour un jeune enfant. Nous acceptons avec plaisir les enfants parmi les personnes invitées, mais à vous de juger si votre enfant peut assister à un événement protocolaire.

Trucs et astuces : Apportez des jeux avec écouteurs, livres ou jouets pour distraire votre jeune enfant durant les cérémonies ou les temps morts de la journée.  N’oubliez pas la crème solaire en cas de beau temps.

À noter : si vous êtes une personne diplômée et que vous amenez un jeune enfant, vous devez prévoir quelqu’un pour s’en occuper durant l’événement, car il n'y a pas de service de garderie sur place, et une personne diplômée ne peut garder son enfant avec elle durant la cérémonie. Les personnes diplômées ne sont pas assises avec leurs personnes invitées.

Bien sûr! Écrivez-nous à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca pour plus d’informations.  

L'équipe de la collation des grades est soucieuse de bien servir toutes ses personnes diplômées et met tout en œuvre pour organiser une collation des grades accessible. Toutefois, nous devons connaître vos besoins. Si vous avez besoin, par exemple, d'une rampe d'accès pour monter sur scène, mentionnez-le sans tarder à l'adresse collation_questions@usherbrooke.ca. Dans tous les cas, transmettez-nous l'information dans votre formulaire d'inscription. 

Oui, nous rendons l’événement accessible à tous et leurs besoins sont au sein de nos préoccupations. Pour être sûr que tout soit en ordre, mentionnez l’information dans votre formulaire d’inscription, à l’endroit prévu. Si vous avez oublié de le faire, contactez l’équipe de la collation des grades en écrivant à l’adresse collation_questions@usherbrooke.ca. 

Il est tout à fait possible de circuler sur l’ensemble du site avec une poussette. Lors des cérémonies, des places sont identifiées et attitrées aux personnes ayant des poussettes. À certains endroits, des parcs à poussette sont aménagés pour y laisser celles-ci et des sièges sont réservés pour les parents avec poupons tout près. Dans tous les cas, surveillez la signalisation.

Remplissez d'abord le formulaire Demande de visa le plus rapidement possible et retournez-le aussitôt par courriel à collation_questions@usherbrooke.ca. La personne responsable vous enverra ensuite une lettre qui vous permettra de faire votre demande de visa. Ne tardez pas, les demandes de visa peuvent prendre du temps et les délais sont hors de notre contrôle.