Agora et Salon

FERMETURE
En raison de travaux de rénovation majeurs, le Salon sera fermé du 30 septembre au 20 décembre 2019.

Réservez l'Agora ou le Salon pour :
  • Tenir un forum, un débat ou une séance de cours publique;
  • Organiser un lancement, un colloque;
  • Inviter un conférencier pour une présentation;
  • Présenter une communication pouvant intéresser un large public;
  • Utiliser le service de visioconférence

L'Agora est située au B1-2002
Le Salon est situé au  B1-2018

Conditions de réservation

** Attention : votre réservation doit avoir été faite au moins 2 jours ouvrables (48 h) à l'avance **

Horaire du Carrefour

Consultez l'horaire du Carrefour pour vous assurer des heures d'ouverture et de fermeture.

Pour l'Agora
La présence de la personne organisatrice est requise 30 min avant le début de l'événement. Une ou un aide technique sera sur place pour vous aider.

Visioconférence

Il est possible de demander le service de visioconférence afin que des participants du Campus de Longueuil, du Campus de la santé ou d’ailleurs assistent à votre présentation simultanément.

Veuillez noter qu'au Salon, le service de visioconférence n'est pas conçu pour la formation.

Diffusion de vidéo et de musique

Si la vidéo ne provient pas d’Internet, vous devez fournir une preuve écrite (courriel, lettre numérisée, etc.) de droits de diffusion respectant les droits d’auteur 5 jours ouvrables avant l’activité. Sans cette preuve, la projection ne sera pas autorisée. Joignez la preuve à votre demande de réservation ou envoyez-la à carrefour.reservation@usherbrooke.ca.

Le Carrefour de l'information étant un lieu public, il est interdit d'y faire jouer de la musique d'ambiance.

Traiteur

Si vous prévoyez utiliser un service de traiteur, comme Café CAUS, vous devez vous-même faire la réservation.

Permis d’alcool

Pour obtenir l’autorisation de tenir une activité avec alcool à l’Université de Sherbrooke et pour toute information concernant l’émission d’un permis de réunion par la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec, rendez-vous sur le site du Service des immeubles. Votre demande doit être reçue à la Régie au moins 15 jours avant la date de l’événement.

Il est formellement interdit de vendre quoi que ce soit au Carrefour de l’information, à l'exception des livres.

Propreté des lieux

Il est de la responsabilité des organisateurs des événements tenus à l’Agora de garder cet endroit propre en tout temps.

Conditions de webdiffusion et d'enregistrement d'événements à l'Agora

Webdiffusion en direct

  • Veuillez nous aviser de votre besoin au moins 24 heures ouvrables à l’avance.
  • L’événement sera diffusé sur la chaîne publique YouTube du Service de soutien à la formation.
  • Les événements web diffusés en direct sont disponibles pour visionnement en différé.
  • Les événements sont conservés pour visionnement en différé jusqu’au 1er juin de chaque année.
  • L'offre de webdiffusion comprend les spécifications suivantes :

    • prise de vue de l’ensemble de la scène de l’Agora;
    • reproduction du bureau de l’ordinateur de la scène;
    • captation audio de l’événement.

  • La diffusion des documents de présentation est faite uniquement à partir de l’ordinateur PC de la scène de l’Agora. Nous utilisons le format de Windows 10 – Office 2016.
  • Aucune webdiffusion à partir d’un portable personnel.
  • Aucun montage n’est effectué pendant ou après la webdiffusion.
Droits de diffusion
  • L'organisateur d'un événement doit détenir les droits de diffusion de tous les documents qui seront utilisés.
  • Les fichiers vidéos du web ne peuvent pas être webdiffusés.
  • L'organisateur d'un événement est responsable d'aviser ses conférenciers et participants qu'il y aura une webdiffusion ou un enregistrement.
  • La webdiffusion de fichiers vidéo ou audio pourrait compromettre le visionnement différé de l'événement.
  • Un litige soulevé par YouTube concernant les droits de webdiffusion pourrait compromettre le visionnement différé de l'événement et ne sera pas contesté.
Enregistrement de l’activité

  • Veuillez nous aviser de votre besoin au moins 24 heures ouvrables à l’avance.
  • Prière de nous fournir une clé USB3 d’une capacité d’au moins 8 Go.
  • L’enregistrement sera au format 720p mp4/h264.
  • L'offre d’enregistrement comprend les spécifications suivantes :

    • prise de vue de l’ensemble de la scène de l’Agora;
    • reproduction du bureau de l’ordinateur de la scène;
    • captation audio de l’événement.

  • L’enregistrement des documents de présentation est fait uniquement à partir de l’ordinateur PC de la scène de l’Agora. Nous utilisons le format de Windows 10 − Office 2016.
  • Aucun enregistrement à partir d’un portable personnel.
  • Une fois remis à l’organisateur d’un événement, l’enregistrement n’est pas conservé.
  • Aucun montage n’est effectué pendant ou après l’enregistrement.
  • Pour faire un montage de votre enregistrement, vous pouvez obtenir de l’assistance aux salles de montage du Service de soutien à la formation.

Critères d'utilisation

  • Le Carrefour de l'information favorise les activités d'initiation et d'approfondissement portant sur diverses thématiques pertinentes pour la communauté universitaire.
  • Il vise la diffusion et la vulgarisation de l'innovation pédagogique ou de la recherche.
  • Les événements présentés doivent utiliser l'infrastructure technologique du Carrefour de l'information.
  • En tout temps, les événements tenus au Carrefour de l'information doivent respecter les normes d'éthique et de respect de l'individu et de l'environnement ainsi que les règlements en vigueur à l'Université de Sherbrooke.

Critères de priorité

En raison des nombreuses demandes de réservation des salles du Carrefour de l'information, la priorité est donnée aux événements qui :

  • valorisent l’enseignement, l’apprentissage et la recherche;
  • permettent le transfert de connaissances;
  • intéressent un public élargi, touchant plusieurs groupes de la communauté universitaire.

10 mesures pour rendre votre événement écoresponsable

Un événement écoresponsable tient compte des principes du développement durable afin de diminuer les émissions de gaz à effet de serre, d’encourager les fournisseurs locaux, d’utiliser des modes de transport durable et de réduire la quantité de matières résiduelles générées.

Le Carrefour de l’information est sensible à cette réalité, et nous comptons sur votre engagement en tant qu’organisatrice et organisateur pour appliquer ces 10 mesures en vue de rendre votre événement écoresponsable.

  1. Si votre événement fait appel à des fournisseurs, au moins 25 % d’entre eux doivent être situés dans la région (siège social ou succursale québécoise).
  2. Pour le matériel, utilisez les services internes du Carrefour (chaises, lutrin, kiosque ou matériel audiovisuel).
  3. Si vous devez imprimer de l’affichage intérieur ou des porte-noms, utilisez du papier ou du carton 100 % recyclé.
  4. Si vous devez transmettre de l’information ou des documents relatifs à l’événement avant ou après, utilisez des liens web ou le courrier électronique. Sinon, utilisez du papier 100 % recyclé.
  5. Si vous devez utiliser des ustensiles et de la vaisselle (tasses, assiettes, bols, verres), choisissez des produits compostables (offerts entre autres par Café CAUS).
  6. Pensez à utiliser du matériel écoénergétique, et lorsque l’activité est terminée, n’oubliez pas d’éteindre les lumières et le matériel audiovisuel (l’équipe technique du Carrefour s’en occupe!).
  7. L’eau embouteillée en format individuel n’étant plus disponible à l’Université, utilisez des pichets pour servir de l’eau aux participants ou invitez-les à apporter leur bouteille d’eau; utilisez la fontaine distributrice située au rez-de-chaussée.
  8. En débutant votre événement, invitez les participants à utiliser les îlots de tri multimatière (matières recyclables et compostables, déchets) après le repas.
  9. Si votre événement comprend des dépenses alimentaires, assurez-vous d’utiliser les services d’un fournisseur qui utilise des produits biologiques et équitables provenant de producteurs de l’Estrie ou du Québec (ex. Café CAUS).
  10. Si vos participants proviennent de l’extérieur de l’Université, vous devez les sensibiliser à l’utilisation du transport durable.

De petits gestes à adopter pour que votre événement respecte nos critères d’écoresponsabilité!

Consulter le guide complet destiné aux organisateurs d’événements :

Guide institutionnel d’écoresponsabilité

L'équipe du Carrefour de l'information peut vous conseiller dans l'élaboration de vos activités et voir comment ses infrastructures et services peuvent le mieux répondre à vos besoins.

Renseignements

Anne Lacasse
Technicienne en administration

Carrefour de l'information
Service de soutien à la formation
Téléphone : 819 821-8000, poste 61200
Bureau : B1-2014