Consultation des archives pour les chercheuses et chercheurs externes

Salle des chercheuses et chercheurs au secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA)

Directives de consultation

Si vous souhaitez consulter des documents et des archives, vous pouvez contacter le secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) par courriel à l’adresse suivante archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090 afin de prendre rendez-vous et connaître la disponibilité des documents que vous souhaitez consulter.

Accessibilité et consultation

La majorité des documents administratifs et archives sont accessibles, cependant certains documents font l’objet de restrictions d’accès et ne peuvent être consultés, reproduits ou publiés.

Le secteur GDAA respecte en cela les obligations créées par la Loi sur les archives, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il doit également respecter les ententes établies entre l’Université et la donatrice ou le donateur, dans le cas des fonds et des collections d’archives privées.

La consultation des archives institutionnelles et des archives privées se fait sur place seulement. Le personnel du secteur GDAA peut limiter la quantité de documents prêtés en consultation. Les manteaux et sacs doivent être déposés au vestiaire; seuls les papiers, crayons, ordinateurs portables ou tablettes sont permis dans la salle de consultation. Les chercheuses et chercheurs devront également s'abstenir de consommer des aliments ou d’apporter des boissons sur les lieux de consultation. Il est impératif de manipuler avec grand soin tous les documents consultés : ne pas annoter les documents, les plier, les sortir des registres ou des chemises, ni en changer l’ordre de classement.

Reproduction

La reproduction des documents mis à la disposition des chercheuses et des chercheurs est soumise à certaines contraintes telles que le respect du droit d’auteur, l’autorisation de reproduction qui relève de la donatrice ou du donateur ou encore la fragilité des documents.

Les chercheuses et les chercheurs ne pourront utiliser les documents ainsi reproduits que dans le respect de toute loi relative à l’utilisation de ces documents notamment la Loi sur le droit d’auteur, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute loi relative au droit au respect à la vie privée et toute autre loi qui leur serait applicable.

Droit d'auteur

Le secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) ne détient généralement pas les droits d’auteur sur les documents dont il a la garde. Il incombe aux chercheuses et aux chercheurs de respecter la Loi sur les archives ainsi que les lois touchant la confidentialité des documents notamment à ne pas reproduire une œuvre ou une partie importante de celle-ci à moins d’avoir obtenu l’autorisation préalable et écrite du titulaire du droit d’auteur. Elle ou il s’engage donc à utiliser de façon équitable et à des fins d’étude privée ou de recherche au sens de la Loi sur les archives toute reproduction d’une œuvre protégée que le secteur GDAA pourrait avoir accepté d’effectuer.

Mention de la source

Si les chercheuses ou les chercheurs utilisent des informations contenues dans les fonds d’archives, ils devront indiquer la référence du document cité ou reproduit notamment en inscrivant l’auteur et le titre du document, le titre du fonds et la provenance de ce dernier.
Exemple :
Henri Tranquille, lettre du 13 mars 1950, Fonds Jean-Charles Harvey, Université de Sherbrooke.

Utilisation et protection des renseignements personnels

Les chercheuses et les chercheurs s’engagent également à ne pas divulguer dans le cadre de communications et publications, qu’elles soient orales ou écrites, les renseignements personnels dont la divulgation serait susceptible de nuire à des personnes ou à leur réputation et à n’utiliser ces renseignements qu’aux fins exclusives de recherche (Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels).

Finalement, elles ou ils assument l’entière responsabilité de l’utilisation des documents consultés et de toute reproduction de ceux-ci, et ce, à l’entière exonération de l’Université de Sherbrooke, laquelle est dégagée de toute responsabilité à cet égard.