Mandats

Le secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) assume notamment les responsabilités suivantes :

• Assurer l’acquisition, l’organisation et la conservation des documents incluant des fonds d’archives privées;
• Mettre à jour, diffuser et appliquer le Plan de classification ainsi que le Calendrier de conservation des documents de l’Université, sous réserve de l’approbation de la secrétaire générale ou du secrétaire général dans le cas du calendrier de conservation;
• Gérer les espaces de conservation de documents placés sous sa responsabilité et favoriser la mise en place de mesures de conservation adéquates pour les documents administratifs et les archives;
• Éliminer certains documents qui lui ont été confiés lorsque le Calendrier de conservation le permet et en respect des directives de l’Université lorsqu’il s’agit de documents confidentiels;
• Acquérir des archives quasi institutionnelles et des fonds d'origine privée selon la Directive relative à l’acquisition de fonds et de collections d’archives privées (Directive 2600-004) au bénéfice des membres de la communauté universitaire en soutien à leurs activités d'enseignement et de recherche, et de la communauté de la recherche en général;
• Traiter les archives institutionnelles et les fonds d’archives d’origine privée conformément aux normes reconnues et fournir l’accès à ces archives de manière à les faire connaître et à en favoriser la consultation;
• Dans le cadre de la mise en œuvre de l’application de la Loi sur la gouvernance des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (L.R.Q., c. G-1.03), catégoriser l’information détenue par les unités de l’Université.

Services

Le secteur GDAA offre notamment les services suivants :

• Former et soutenir les clientèles concernées à l'utilisation des systèmes et méthodes proposés, incluant l'élaboration et la diffusion d'outils d'applications;
• Analyser les besoins et fournir l’expertise-conseil à la direction de l’Université, aux facultés et aux services afin de favoriser et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives;
• Effectuer le prêt et le rappel de documents qui lui ont été confiés lorsqu’ils sont demandés par les unités concernées;
• Assurer l'acquisition, le traitement et la diffusion des documents historiques et des fonds d'origine privée pour le bénéfice des membres de la communauté universitaire en soutien à leurs activités d'enseignement et de recherche, et de la communauté de la recherche en général;
• Accueillir et aider les chercheuses et les chercheurs pour faciliter la consultation des archives.

Pour plus d’informations, consulter le plan d’organisation du Service des bibliothèques et archives.