Questions générales

Qu’est-ce que la structure classificatoire des documents?

Outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme ou d’un individu.

Qu’est-ce que le calendrier de conservation?

Politique officielle de l’Université en matière de conservation et d’élimination de ses documents (peu importe le support). Chaque règle constitue une norme établissant la durée de conservation et le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente.

Qu’est-ce que le cycle de vie des documents?

Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est fait. On parle alors du cycle de vie du document. Traditionnellement, l’archivistique répartit ainsi la vie du document d’archives en trois cycles : actif, semi-actif et inactif.

Qu’est-ce qu’un document semi-actif?

Document qui doit être conservé pour une raison administrative, légale ou financière, mais qui n’a pas à être utilisé fréquemment pour soutenir ou maintenir les activités quotidiennes d’une administration. Le document semi-actif continue toujours de répondre à l’objet de sa création, mais la faible fréquence de son utilisation ne justifie pas une conservation près de l’utilisateur ou en mémoire d’ordinateur.

Questions concernant la consultation de documents

Qui peut avoir accès aux documents conservés au Secteur de la gestion des documents administratifs et archives?

Le secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) est accessible aux membres de la communauté universitaire, aux chercheuses et aux chercheurs extérieurs ainsi qu’à la population en général. La majorité des documents administratifs et archives sont accessibles, cependant certains documents font l’objet de restrictions d’accès et ne peuvent être consultés, reproduits ou publiés. Le secteur GDAA respecte en cela les obligations créées par la Loi sur les archives, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Elle doit également respecter les ententes établies entre l’Université et la donatrice ou le donateur, dans le cas des fonds et des collections d’archives privées.

Comment faire pour consulter des documents d’archives?

Prendre rendez-vous, par courriel archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090 et se présenter au secteur GDAA au Pavillon Albert-Leblanc, local A9-5.
Pour le personnel de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), contacter l’archiviste, France L’Heureux, par courriel ou par téléphone au poste 72022.

Comment faire pour consulter mon dossier d’étudiant ou mon dossier d’employé?

Le Secteur des documents administratifs et archives n’est pas habilité à transmettre les documents relatifs au dossier d’étudiant (par exemple un relevé de notes) ou au dossier d’employé.
Vous pouvez consulter votre dossier étudiant en ligne ou communiquer avec le Centre de services.
Pour consulter votre dossier employé, adressez-vous au Service des ressources humaines.

Est-ce que je peux reproduire des documents d’archives?

La reproduction des documents mis à la disposition des chercheuses et des chercheurs est soumise à certaines contraintes telles que le respect du droit d’auteur, l’autorisation de reproduction qui relève de la donatrice ou du donateur ou encore la fragilité des documents. Les chercheuses et les chercheurs ne pourront utiliser les documents ainsi reproduits que dans le respect de toute loi relative à l’utilisation de ces documents notamment la Loi sur le droit d’auteur, la Loi sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels, toute loi relative au droit au respect à la vie privée et toute autre loi qui leur serait applicable. L’accès aux archives comprend leur consultation sur place et l’obtention de copies de celles-ci par reproduction selon la tarification en vigueur à l’Université.

Comment rédiger la mention de la source pour un document d’archives?

Lorsqu’une chercheuse ou un chercheur utilise des informations contenues dans les fonds d’archives, ils devront indiquer la référence du document cité ou reproduit notamment en inscrivant l’auteur et le titre du document, le titre du fonds et la provenance de ce dernier.

Exemple :
Henri Tranquille, lettre du 13 mars 1950, Fonds Jean-Charles Harvey, Université de Sherbrooke.

Questions du personnel de l’Université de Sherbrooke

Comment se procurer des boîtes d’archives (vides)?

Prendre note qu’il faut que ce soit pour de l’archivage uniquement.

Campus principal
Pour se procurer des boîtes vides, veuillez faire une demande Maximo au Service des immeubles.

Faculté de médecine et des sciences de la santé
Pour le personnel de la FMSS, contacter directement votre technicienne-archiviste, Vicky Prud’homme, poste 70474.

Campus de Longueuil

1. Courriel à Campus.Longueuil@USherbrooke.ca pour faire la demande de boîtes

  • Mettre en c. c. la professionnelle responsable de votre unité (au secteur des archives du Service des bibliothèques et archives)

- France L’Heureux (France.LHeureux@USherbrooke.ca)

- Julie Fecteau (Julie.Fecteau@USHerbrooke.ca)

- Danielle Roy (Danielle.Roy@USherbrooke.ca)

  • Mettre en c. c. - personnel du Service d’appui au Campus de Longueuil

- François Gravel (Francois.Gravel@USherbrooke.ca)

- Sylvie Côté (Sylvie.M.Cote@USherbrooke.ca)

2. Inscrire dans Objet : Campus de Longueuil – Boîtes d’archives

3. Préciser le nombre de boîtes et demander une confirmation
Lors de la réception de la confirmation de votre demande, passer les récupérer le lendemain au Centre de services (selon l’horaire)

Qu’est-ce que le logiciel Ultima?

Ultima est le logiciel de gestion intégrée de l’information utilisé par l’Université de Sherbrooke dans la gestion de ses documents administratifs et de ces archives, et ce tant au niveau des documents papier que numérique. Ultima permet notamment la gestion centralisée des documents de l’Université et de leur utilisation à travers les différentes interfaces.

Quel document puis-je éliminer et quel document dois-je conserver?

Les documents à éliminer ou à conserver sont déterminés selon les règles du calendrier de conservation. Consultez le calendrier de conservation afin de repérer la règle qui s’applique à vos documents. Pour de plus amples informations, veuillez-vous adresser au Secteur Gestion des documents administratifs et archives par courriel archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090. Pour le personnel de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), contacter l’archiviste, France L’Heureux, par courriel ou par téléphone au poste 72022.

Comment obtenir un document ou un dossier conservé au secteur Gestion des documents administratifs et archives?

Si le dossier se trouve dans le logiciel Ultima et que vous avez accès à Ultima, vous pouvez faire une demande de prêt directement en ligne.

Si vous connaissez la localisation des documents que vous souhaitez obtenir, vous pouvez remplir le formulaire Rappel de document qui se trouve dans la section Formulaires.

Si vous ignorez la localisation, contacter le Secteur Gestion des documents administratifs et archives par téléphone au 819 821-8090 ou par courriel archives@USherbrooke.ca .

Pour les documents de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), s’adresser à l’archiviste France L’Heureux par courriel ou téléphone (819 821-8000 poste 72022)

Comment envoyer des documents au Secteur de la gestion des documents administratifs et archives?

Avant de procéder à l’envoi de boîtes de documents, contacter l’archiviste responsable de votre unité administrative.

Liste des unités administratives attribuées aux archivistes
Julie FecteauFrance L'HeureuxDanielle Roy
  • Centre culturel
  • École de gestion
  • Faculté d’éducation
  • Faculté de droit
  • Faculté de génie
  • Faculté des lettres et sciences humaines
  • Faculté des sciences
  • Faculté des sciences de l’activité physique
  • Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC)
  • Service des communications
  • Services à la vie étudiante
  • Faculté de médecine et des sciences de la santé
  • Agence des relations internationales
  • Bureau de la registraire
  • Comité de retraite
  • Corporation études-sports de l'Université de Sherbrooke.
  • Fonctions de nature indépendante
  • Fondation de l’Université de Sherbrooke
  • Rectorat
  • Secrétariat de l’évaluation périodique
  • Service de soutien à la formation
  • Service des bibliothèques et archives
  • Service des immeubles
  • Service des relations avec les diplômées et diplômés
  • Service des ressources financières
  • Service des ressources humaines
  • Service des stages et du placement
  • Service des technologies de l’information
  • Service du sport et de l’activité physique
  • Services d’appui au Campus de Longueuil