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FAQ

Questions générales

Outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme ou d’un individu.

Le calendrier de conservation est la politique officielle de l’Université de Sherbrooke en matière de conservation et d’élimination de ses documents (peu importe le support). Chaque règle constitue une norme établissant la durée de conservation et le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente.

Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est fait. On parle alors du cycle de vie du document.

Traditionnellement, l’archivistique répartit ainsi la vie du document d’archives en trois cycles : actif, semi-actif et inactif.

Un document semi-actif est un document qui doit être conservé pour une raison administrative, légale ou financière, mais qui n’a pas à être utilisé fréquemment pour soutenir ou maintenir les activités quotidiennes d’une administration.

Le document semi-actif continue toujours de répondre à l’objet de sa création, mais la faible fréquence de son utilisation ne justifie pas une conservation près de l’utilisateur ou en mémoire d’ordinateur.

Questions concernant la consultation de documents

Le Secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) est accessible aux membres de la communauté universitaire, aux chercheuses et aux chercheurs extérieurs ainsi qu’à la population en général.

La majorité des documents administratifs et archives sont accessibles. Cependant, certains documents font l’objet de restrictions d’accès et ne peuvent être consultés, reproduits ou publiés. Le secteur GDAA respecte en cela les obligations créées par la Loi sur les archives, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il doit également respecter les ententes établies entre l’Université et la donatrice ou le donateur, dans le cas des fonds et des collections d’archives privées.

Prendre rendez-vous, par courriel archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090 et se présenter au secteur GDAA au Pavillon Albert-Leblanc, local A9-5.

Pour le personnel de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), contactez l’archiviste Marie-Claude Fortier par courriel Marie-Claude.Fortier@USherbrooke.ca ou par téléphone au poste 72022.

Le secteur Gestion des documents administratifs et archives n’est pas habilité à transmettre les documents relatifs au dossier d’étudiant (par exemple un relevé de notes) ou au dossier d’employé.

La reproduction des documents mis à la disposition des chercheuses et des chercheurs est soumise à certaines contraintes telles que le respect du droit d’auteur, l’autorisation de reproduction qui relève de la donatrice ou du donateur ou encore la fragilité des documents. Les chercheuses et les chercheurs ne pourront utiliser les documents ainsi reproduits que dans le respect de toute loi relative à l’utilisation de ces documents notamment la Loi sur le droit d’auteur, la Loi sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels, toute loi relative au droit au respect à la vie privée et toute autre loi qui leur serait applicable. L’accès aux archives comprend leur consultation sur place et l’obtention de copies de celles-ci par reproduction selon la tarification en vigueur à l’Université.

Lorsqu’une chercheuse ou un chercheur utilise des informations contenues dans les fonds d’archives, ils devront indiquer la référence du document cité ou reproduit notamment en inscrivant l’auteur et le titre du document, le titre du fonds et la provenance de ce dernier.

Exemple :
Henri Tranquille, lettre du 13 mars 1950, Fonds Jean-Charles Harvey, Université de Sherbrooke.

Questions du personnel de l’Université de Sherbrooke

Prendre note qu’il faut que ce soit pour de l’archivage uniquement.

Campus principal

Pour se procurer des boîtes vides, veuillez faire une demande Maximo au Service des immeubles.

Faculté de médecine et des sciences de la santé

Pour le personnel de la FMSS, veuillez contacter directement votre technicienne-archiviste, Marie-Hélène Houle par courriel Marie-Helene.Houle2@USherbrooke.ca ou par téléphone au poste 70474.

Campus de Longueuil

1. Envoyez un courriel à Campus.Longueuil@USherbrooke.ca pour faire la demande de boîtes.

Mettez en c. c. la personne professionnelle responsable de votre unité (au secteur des archives du Service des bibliothèques et archives) :

Mettez en c. c. le personnel du Service d’appui au Campus de Longueuil :

2. Inscrivez dans l'objet de votre courriel : Campus de Longueuil – Boîtes d’archives.

3. Précisez le nombre de boîtes et demander une confirmation.

Lors de la réception de la confirmation de votre demande, passez la récupérer le lendemain au Centre de services (selon l’horaire)

Ultima est le logiciel de gestion intégrée de l’information utilisé par l’Université de Sherbrooke dans la gestion de ses documents administratifs et de ces archives, et ce tant au niveau des documents papier que numérique. Ultima permet notamment la gestion centralisée des documents de l’Université et de leur utilisation à travers les différentes interfaces.

Les documents à éliminer ou à conserver sont déterminés selon les règles du calendrier de conservation. Consultez le calendrier de conservation afin de repérer la règle qui s’applique à vos documents. Pour de plus amples informations, veuillez-vous adresser au secteur Gestion des documents administratifs et archives par courriel archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090.

Pour le personnel de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), contactez l’archiviste, Marie-Claude Fortier par courriel Marie-Claude.Fortier@USherbrooke.ca ou par téléphone au poste 72022.

Dans le cas d'élimination de documents confidentiels, suivre la directive suivante : https://www.usherbrooke.ca/developpement-durable/campus/matieres/cueillette/papier/

Si le dossier se trouve dans le logiciel Ultima et que vous avez accès à Ultima, vous pouvez faire une demande de prêt directement en ligne.

Si vous ignorez la localisation, contactez le secteur Gestion des documents administratifs et archives par téléphone au 819 821-8090 ou par courriel archives@USherbrooke.ca .

Pour les documents de la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS), s’adresser à l’archiviste Marie-Claude Fortier par courriel Marie-Claude.Fortier@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8000, poste 72022.