Don d'archives

Le Service des bibliothèques et archives se conforme aux processus décrits dans la politique et la directive suivantes :

Principales étapes pour un don ou un legs de documents

  1. Contacter le secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) par courriel archives@USherbrooke.ca ou par téléphone au 819 821-8090
  2. Les documents d’archives doivent répondre aux critères d’acquisition de l’Université.
  3. Évaluation monétaire
  4. Signature d’une convention de don.
  5. Recommandations aux donatrices et donateurs pour la préparation de documents/dossiers d'archives offerts en don

Critères d’acquisition

Selon la directive de l’Université de Sherbrooke, celle-ci peut acquérir des documents présentant un intérêt pour l’enseignement et la recherche ou qui permettent de constituer l’histoire de l’Université. La priorité est accordée aux fonds et aux collections d’archives privées associées ou quasi institutionnelles.
L’Université acquiert également des fonds et des collections d’archives privées. Leur sélection se fera en vue de répondre à des besoins particuliers en matière d’enseignement et de recherche et dans certains cas pour compléter des fonds et des collections déjà acquis. L’acquisition de tels fonds ou collections devra être appuyée par au moins un membre du corps professoral ainsi que par la direction de la faculté concernée.

Convention de don

Les modes d’acquisition privilégiés sont le don et le legs. Toute acquisition d’archives doit faire l’objet d’une entente sous la forme d’une convention.

Évaluation monétaire

À la demande de la donatrice ou du donateur, un reçu pour fins d’impôt peut être émis suite à une évaluation monétaire du fonds ou de la collection d’archives. Les frais d’évaluation sont payés par la donatrice ou le donateur. L’évaluateur est choisi par l’Université.

Dans le cas exceptionnel où une attestation de biens culturels est justifiée et demandée par la donatrice ou le donateur et est jugée recevable par l’Université, les frais de préparation du dossier pour la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels sont défrayés par la donatrice ou le donateur.

Recommandations aux donatrices et donateurs pour la préparation de documents/dossiers d'archives offerts en don

  • Regrouper les documents par sujets ou activités et les classer en dossiers (chemises);
  • Idéalement classer les documents dans le dossier en ordre chronologique de date, du plus ancien au plus récent;
  • Inscrire un titre significatif sur chaque dossier;
  • Inscrire les dates extrêmes des documents sur chaque dossier (exemple : 1960-1990);
  • Placer les dossiers dans des boîtes;
  • À l’intérieur des boîtes, disposer les dossiers à la verticale de manière à les empêcher de rouler sur eux-mêmes et dégager un espace suffisant (largeur d’une main) pour permettre l’accès aux documents sans risque de les abimer;
  • Dans le cas des archives sonores et audio-visuelles, s’assurer que chaque item est identifié (sujet, date);
  • Idéalement produire une liste des dossiers (titres);
  • Dans le cas où la donatrice ou le donateur est aussi la créatrice ou le créateur des documents, fournir une notice biographique ou un curriculum vitae.

Pour de plus amples informations, écrivez-nous à l'adresse suivante : archives@usherbrooke.ca