Secteurs d'activités

L'ensemble des fonctions assumées par le Service des bibliothèques et archives s’organise principalement sous cinq secteurs d’activités :

1. Direction générale

En plus des tâches de gestion du Service, la direction générale assume notamment les responsabilités suivantes :

  1. Coordonner l’ensemble des secteurs d’activités, préparer et administrer les budgets de fonctionnement et d’investissement du Service.
  2. Planifier les besoins en ressources humaines, coordonner la formation s’adressant à l’ensemble des secteurs, assurer la relève.
  3. Planifier et coordonner l’intégration des services Internet, des services mobiles et des ressources documentaires numériques dans l’ensemble des services offerts à la communauté.
  4. Élaborer, appliquer et mettre à jour les politiques relatives à la mission du Service.
  5. Coordonner les activités de promotion et de communication du Service.
  6. Coordonner les activités avec les réseaux auxquels participe le Service.
  7. Fournir l’expertise-conseil à la direction de l’Université de même qu’aux facultés, centres universitaires de formation, instituts et services en matière de gestion des ressources documentaires.
  8. Représenter l’Université auprès des regroupements interuniversitaires ou professionnels en matière de gestion des ressources documentaires.
  9. Évaluer périodiquement le degré de satisfaction de la communauté universitaire quant aux services fournis.
  10. Déterminer les indicateurs de performance et les statistiques à recueillir pour l’ensemble du Service.

2. Bibliothèques

La direction de chaque bibliothèque assume notamment les responsabilités suivantes :

  1. Aide et formation

    1. Rejoindre la communauté universitaire là où elle se trouve, sur place ou à distance, afin d’offrir des services d’aide pour exploiter efficacement les ressources documentaires.
    2. Réaliser, diffuser et promouvoir des guides disciplinaires, des didacticiels, des vidéos et autres outils appropriés pour la compréhension et l’exploitation des ressources et services disponibles, et le développement des compétences informationnelles.
    3. Collaborer avec la ou le gestionnaire responsable de la coordination de l’expérience publique et acquisition des compétences informationnelles pour l’ensemble du Service.
    4. Offrir divers types de formations sur la recherche documentaire selon les besoins des disciplines et les niveaux d'études.
    5. En collaboration avec la ou le gestionnaire responsable de la coordination du dépôt institutionnel, promouvoir et offrir de la formation sur le dépôt institutionnel Savoirs UdeS et le libre accès.

  2. Fonds documentaires

    1. En collaboration avec la direction générale, élaborer les principes directeurs de développement des collections afin de répondre adéquatement aux besoins en ressources documentaires en soutien à l'enseignement et à la recherche.
    2. Assurer le développement des collections imprimées et électroniques afin de répondre aux besoins des programmes d’enseignement et de recherche, en accord avec les principes directeurs de développement des collections, par différents modes d’acquisition, tout en respectant la répartition budgétaire entre les disciplines.
    3. Assurer la conservation, la préservation, la diffusion et la mise en valeur des collections des bibliothèques, quels que soient les supports des documents.
    4. Évaluer de manière proactive les impacts des différents modèles d’acquisition sur les principes directeurs de développement des collections, et sur l’accès aux ressources documentaires et leur utilisation par la communauté.
    5. Établir les mesures à prendre pour répondre aux besoins des facultés, en matière de ressources documentaires, lors de l’analyse préliminaire, de la création ou de l’évaluation périodique des programmes d’enseignement.

  3. Circulation des documents

    1. Gérer les opérations du prêt, du prêt entre bibliothèques, du prêt entre campus, du prêt hors campus, de même que la gestion de réserves académiques, tout en s’assurant de l’application de la Directive relative à l’utilisation des documents, des locaux et des équipements du Service des bibliothèques et archives (Directive 2600-034).
    2. Collaborer avec la ou le gestionnaire responsable de la coordination de la circulation des documents.

  4. Espaces

    1. Gérer et offrir des espaces stimulants et des ressources matérielles qui répondent à l’évolution des besoins de la communauté universitaire en matière d’accessibilité aux ressources documentaires.
    2. Optimiser les espaces dédiés au public et ceux réservés au personnel qui se trouvent sous la juridiction du Service.

  5. Autres

    1. Établir et entretenir des relations et la collaboration avec les autres services de l'Université, notamment le Service de soutien à la formation, le Service à la vie étudiante et le Service des technologies de l’information.
    2. Produire et colliger les données factuelles sur l'utilisation des services, des espaces et des ressources documentaires, et sur la prestation et la réalisation des tâches du personnel pour des besoins spécifiques de gestion, d'évaluation, ou d'amélioration du fonctionnement des bibliothèques, ou pour répondre aux demandes d'indicateurs de la direction générale.

      Ces activités sont assurées dans cinq localisations :

      1. Bibliothèque de droit;
      2. Bibliothèque du Frère-Théode;
      3. Bibliothèque Roger-Maltais;
      4. Bibliothèque des sciences de la santé;
      5. Services documentaires du Carrefour de l’information du Campus de Longueuil.

3. Gestion de documents administratifs et archives

Dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des directives applicables, le secteur Gestion de documents administratifs et archives assume notamment les fonctions suivantes :

  1. Mettre en œuvre des mesures favorisant la conservation et l’accessibilité des documents administratifs de l’Université et ses archives institutionnelles ainsi que les fonds d’origine privée.
  2. Mettre à jour, diffuser et appliquer le Plan de classification ainsi que le Calendrier de conservation des documents de l’Université, sous réserve de l’approbation de la secrétaire générale ou du secrétaire général dans le cas du calendrier de conservation.
  3. Analyser les besoins et fournir l’expertise-conseil à la direction de l’Université, aux facultés et aux services afin de favoriser et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives.
  4. Former et soutenir les membres du personnel concernés à l'utilisation des systèmes et méthodes proposés, incluant l'élaboration et la diffusion d'outils d'application.
  5. Conserver les documents qui lui sont confiés par les différentes unités administratives de l’Université en vertu de l’application du Calendrier de conservation.
  6. Gérer les espaces de conservation de documents placés sous sa responsabilité et favoriser la mise en place de mesures de conservation adéquates pour les documents administratifs et les archives.
  7. Effectuer le prêt et le rappel de documents qui lui ont été confiés lorsqu’ils sont demandés par les unités concernées.
  8. Éliminer certains documents qui lui ont été confiés lorsque le Calendrier de conservation le permet et en respect des directives de l’Université lorsqu’il s’agit de documents confidentiels.
  9. Acquérir des archives quasi institutionnelles et des fonds d'origine privée selon la Directive relative à l’acquisition de fonds et de collections d’archives privées (Directive 2600-004) au bénéfice des membres de la communauté universitaire en soutien à leurs activités d'enseignement et de recherche, et de la communauté de la recherche en général.
  10. Traiter les archives institutionnelles et les fonds d’archives d’origine privée conformément aux normes reconnues et fournir l’accès à ces archives de manière à les faire connaître et à en favoriser la consultation.
  11. Accueillir et aider les usagères et usagers pour faciliter la consultation des archives.

4. Acquisitions et traitement documentaire

Le secteur Acquisition et traitement documentaire assume notamment les responsabilités suivantes pour l’ensemble des bibliothèques du Service :

  1. Planifier et assurer le suivi du budget d’acquisition.
  2. Répondre aux besoins documentaires de la communauté universitaire en effectuant les commandes, en sélectionnant les fournisseurs appropriés, et ce, pour tous les types de documents.
  3. Évaluer et mettre en place différents modèles d’acquisition.
  4. Assurer le suivi et la réception des commandes et en effectuer le paiement dans le système financier de l’Université.
  5. Approuver et gérer les licences d’exploitation des ressources documentaires numériques acquises par le Service.
  6. Établir la valeur des dons de documents et collaborer avec le Service des ressources financières pour l’émission des reçus aux fins de l’impôt.
  7. Décrire, classifier et indexer les documents et en assurer le traitement matériel.
  8. Rendre la documentation accessible à la communauté universitaire au moyen de catalogues et autres outils informatiques.
  9. Fournir l’expertise-conseil aux facultés, centres universitaires de formation, instituts et services pour l’acquisition et le traitement des documents.
  10. Coopérer avec les autres services  de bibliothèque d’autres établissements pour l’achat en commun ou le partage du traitement des ressources documentaires.
  11. Compiler et analyser les statistiques d’utilisation des ressources électroniques et en assurer l’accès par le personnel concerné.
  12. Coordonner la compilation des statistiques pour l’ensemble du Service et en assurer la diffusion.

5. Développement et gestion des systèmes

Le secteur Développement et gestion des systèmes assume notamment les responsabilités suivantes :

  1. Développer, implanter et maintenir des systèmes informatiques spécialisés du domaine documentaire, qu’il s’agisse d’applications individuelles, d’une suite de systèmes intégrés, ou de tout autre type d’application, en collaboration avec le Service des technologies de l'information ou d’autres services.
  2. Assurer l’intégration des systèmes informatiques documentaires avec des applications d’autres services de l’Université et de fournisseurs externes.
  3. Concevoir, coordonner et gérer l’environnement virtuel du Service en assurant une cohésion globale et l’application des principes d’interopérabilité de l’ensemble des applications, ressources et outils informatiques sous la responsabilité du secteur; s’arrimer avec le site Web du Service, pour une utilisation maximale.
  4. Acquérir et gérer des licences d'accès des systèmes informatiques sous la responsabilité du Service.
  5. Assurer l’expertise-conseil pour les initiatives de développement de ressources ou d’outils informatiques ayant un impact sur l’environnement virtuel du Service.
  6. Mener une veille technologique dans les domaines d’activités du Service afin d’appliquer les solutions technologiques les plus adéquates, d’assurer le bon fonctionnement des systèmes, de dispenser les services appropriés à la communauté, et de conseiller la direction générale du Service en ce qui a trait à l’évolution des technologies dans le milieu des bibliothèques universitaires.

De plus, chaque direction de section se partage la responsabilité de six activités transversales au sein du Service.