Conformément à la Politique sur l’organisation des services (Politique 2500-010), la structure du Service des bibliothèques et archives comprend un comité d’orientation, des agentes et agents de liaison, des comités de liaison bibliothèque-facultés et un comité de régie.

1. Comité d’orientation

1. Mandat
   
   Le comité d’orientation avise et conseille la direction de l’Université sur les objectifs, les orientations et les politiques générales relatives aux bibliothèques et aux archives.
2. Composition
   
   Le comité d’orientation, présidé par le membre du comité de direction de l’Université de qui relève le Service, comprend les personnes suivantes :
   
   
   1. la doyenne ou le doyen de chaque faculté ou sa représentante ou son représentant;
   2. la directrice générale ou le directeur général du Service.

3. Réunions
   
   Sur convocation de sa présidente ou de son président, le comité d’orientation se réunit au besoin mais au moins une fois par année.

2. Comités de liaison bibliothèque-facultés

1. Mandat
   
   Les comités de liaison conseillent la direction générale du Service sur les besoins à satisfaire, les services à offrir et les relations avec la communauté universitaire, dans le contexte de la bibliothèque ou du secteur en cause.
2. Comités formés
   
   Un comité de liaison est formé pour chacune des unités suivantes :
   1. Bibliothèque de droit;
   2. Bibliothèque du Frère-Théode;
   3. Bibliothèque Roger-Maltais;
   4. Bibliothèque des sciences de la santé;
   5. Bibliothèque du Campus de Longueuil.

3. Composition et durée du mandat
   
   

   1. Pour chacun de ces comités :
      
      1. le directeur général ou la directrice générale ainsi que le directeur ou la directrice de section responsable de la bibliothèque concernée sont membres d’office;
      2. la présidence est exercée par une personne membre du comité, élue à cette fin par le comité.

   2. Les membres de chaque comité sont :

      1. Bibliothèque de droit
         1. trois personnes du personnel enseignant  de la Faculté de droit;
         2. deux étudiantes ou étudiants de la Faculté de droit, l’une ou l’un du premier cycle et l’autre du deuxième ou troisième cycle.

      2. Bibliothèque du Frère-Théode
         1. deux personnes du personnel enseignant  de la Faculté des sciences;
         2. deux personnes du personnel enseignant de la Faculté de génie;
         3. une personne du personnel enseignant du Département de géomatique;
         4. deux étudiants ou étudiantes des facultés concernées, l’un ou l’une du premier cycle et l’autre du deuxième ou troisième cycle.

      3. Bibliothèque Roger-Maltais
         1. une personne du personnel enseignant de chacune des unités suivantes : Faculté d’administration, Faculté d’éducation, Faculté des sciences de l’activité physique, Centre d’études du religieux contemporain;
         2. trois personnes du personnel enseignant de la Faculté des lettres et sciences humaines dont une des trois provient de l’École de musique;
         3. deux étudiantes ou étudiants des facultés concernées, l’une ou l’un du premier cycle et l’autre du deuxième ou troisième cycle.

      4. Bibliothèque des sciences de la santé
         1. trois personnes du personnel enseignant de la Faculté de médecine et des sciences de la santé;
         2. une personne représentant le milieu des établissements de santé affiliés et désignée par l’Association des bibliothèques de la santé affiliée à l’Université de Sherbrooke (ASDESE);
         3. une résidente ou un résident de la Faculté de médecine et des sciences de la santé;
         4. deux étudiantes ou étudiants de la Faculté de médecine et des sciences de la santé, l’une ou l’un du premier cycle et l’autre du deuxième ou troisième cycle.

      5. Bibliothèque du Campus de Longueuil
         
         1. une personne du personnel enseignant de chacune des facultés suivantes : Faculté d’administration, Faculté d’éducation, Faculté de médecine et des sciences de la santé;
         2. une personne du personnel enseignant provenant de la Faculté de génie ou de la Faculté des sciences;
         3. une personne du personnel enseignant provenant de la Faculté de droit, ou de la Faculté des lettres et sciences humaines;
         4. deux étudiantes ou étudiants du Campus de Longueuil, l’une ou l’un du premier cycle et l’autre du deuxième ou troisième cycle;
         5. la ou le bibliothécaire oeuvrant au Campus de Longueuil.

      6. Plusieurs facultés : lorsque les membres du comité sont choisis parmi plusieurs facultés, la représentation se fait en alternance de façon à favoriser la participation de chacune des facultés dans le temps.
      7. Nomination : les membres des comités de liaison sont nommés par le doyen ou la doyenne à l’exclusion des étudiantes et étudiants qui sont nommés par l’association étudiante concernée. Le mandat des membres est d'une durée de trois ans et il est renouvelable.
      8. Le directeur ou la directrice de section de la bibliothèque peut inviter toute autre personne à participer aux réunions.

   3. Réunions
      Les comités de liaison se réunissent au besoin, mais au moins une fois par année.

3. Agentes et agents de liaison

1. Mandat
   
   Lorsque le contexte le justifie, des agentes ou des agents de liaison sont nommés par le département ou la faculté. Leur rôle est de :
   1. communiquer aux bibliothécaires les besoins des départements et des facultés desservis en termes de services et de ressources documentaires;
   2. informer leurs collègues du département ou de la faculté des principaux développements de la bibliothèque.

4. Comité de régie

1. Mandat
   
   Le comité de régie conseille le directeur général ou la directrice générale du Service sur les différentes fonctions et activités et notamment sur la planification, le choix des orientations stratégiques, la coordination générale, l’organisation du travail, la gestion budgétaire, la réglementation et les procédures.
2. Composition
   
   Il comprend les personnes suivantes :
   1. la directrice générale ou le directeur général du Service, qui préside le comité;
   2. les directrices de section ou directeurs de section du Service;
   3. le directeur général ou la directrice générale peut inviter toute autre personne à participer aux réunions du comité.

3. Réunions
   
   Le calendrier des réunions du comité de régie est établi par la directrice générale ou le directeur général du Service après consultation des membres du comité.