En espagnol, le terme veo signifie « je vois » et prend un sens particulièrement éloquent alors que la direction de l’UdeS, appuyée par des experts externes, a procédé depuis l’automne 2017 à une revue complète de sa stratégie de remplacement du système informatique chargé de l’ensemble de la gestion du dossier étudiant, devenu désuet au plan technologique.

La réévaluation de ce projet d’envergure a permis d’apporter les correctifs nécessaires à son architecture, aux normes de sécurité et à l’ergonomie de l’application. En conséquence, la durée de développement et d’implantation de Véo est passée de 6 à 10 ans et prendra fin en 2022-2023. Le budget a également été ajusté, passant à un total de 65 M$ sur 10 ans, dont près de 30 M$ en dépenses salariales pour le personnel de l’Université.

Selon la professeure Christine Hudon, vice-rectrice aux études et marraine du projet, plusieurs étapes significatives ont été franchies depuis la relance du projet.

En plus de doter le projet Véo d’une nouvelle structure de gouvernance, l’Université a nommé une nouvelle directrice à la tête du projet. Les rôles et responsabilités de l’ensemble des parties prenantes ont été révisés, et les différentes approches, réévaluées. Le projet a été découpé en plusieurs modules à l’intérieur d’un portefeuille de projets afin d’obtenir un portrait plus précis des travaux à prioriser et de faciliter le suivi des échéanciers. Des équipes de travail ont été affectées à chacun des modules.

Nous avons maintenant une vision claire de l’état d’avancement de l’ensemble des travaux et des nouvelles orientations du projet. Nous sommes en contrôle et le projet bénéficie des compétences de ressources solides et expérimentées. Le résultat de ce projet sera de grande qualité et en conformité avec les meilleures pratiques du marché

P^re Christine Hudon, vice-rectrice aux études et marraine du projet

Une fois terminé, Véo sera une plateforme moderne et flexible destinée à remplacer quelque 50 000 rapports, 2 000 programmes informatiques et près de 350 ensembles de données contenant près de 45 millions d’enregistrements.

Nouvelle directrice et nouvelle structure de gouvernance

Une nouvelle directrice est en poste depuis juin 2018 : Marie-Josée Fortier, auparavant directrice générale adjointe au Bureau de la registraire. Reconnue pour son leadership positif et ses compétences en gestion de projets informatiques, elle était toute désignée pour diriger les travaux issus de la relance et mener à bien le projet.

Un bureau de projet et une nouvelle structure de gouvernance comprenant un comité directeur et un comité de gestion ont aussi été mis en place. Ces changements structurels visent à assurer la saine gestion du projet.

Cette gouvernance permettra que les personnes utilisatrices de Véo soient parties prenantes du projet, qu’elles soient consultées et écoutées à des moments clés dans le processus, afin qu’elles puissent s’approprier le projet et y adhérer.

D’un système intégré à un système modulaire

Au départ, le projet Véo était traité comme un seul et même projet. À l’issue de la relance, il a été convenu de découper le projet en plusieurs modules intégrés suivant une architecture orientée « services ». Ce type d'architecture, basée sur des standards de communication, comporte plusieurs avantages. Il permet non seulement d’intégrer plusieurs modules de façon cohérente, mais aussi de traiter chaque module comme une composante autonome ayant son propre cycle de développement et de déploiement. Cette manière de structurer le travail permet aussi d’évaluer plus précisément l’avancement des travaux en cours et d’assurer un suivi rigoureux des échéanciers.

Les modules et les fonctionnalités à développer sont évalués et priorisés à l’aide d’une méthode d’analyse de valeur développée à partir de critères éprouvés sur le marché. Cinq critères seront alors évalués :

1. La nécessité du développement (ex. obligations juridiques);
2. Les bénéfices pour les utilisateurs internes;
3. Les bénéfices pour les utilisateurs externes;
4. Le niveau de risque associé;
5. Le retour sur l’investissement.

Les fonctionnalités non retenues en vertu de ce processus seront recensées dans un registre. Elles seront priorisées par un comité de suivi lorsque le module aura été implanté afin d’en permettre l’évolution.

Seize modules sont prévus. De ce nombre, cinq ont été livrés et sont en opération : Trivio, qui permet la gestion des stages coopératifs, Programmes et activités pédagogiques (PAP), Formation continue non créditée (FCNC), Éléments organisationnels (ÉLO) et Fonctionnalités transversales des modules (FOT). Huit modules sont en cours de réalisation technique et les trois derniers sont au stade d’analyse.

La réalisation de chacun des modules a été confiée à une équipe composée d’une ou d’un chargé de projet, d’analystes, de développeurs, de testeurs, d’architectes et de conseillers. L’approche progicielle a été privilégiée au développement, lorsque des produits offerts sur le marché pouvaient bien répondre aux besoins identifiés.

Le projet, qui avance selon l’échéancier prévu, bénéficie, selon les bonnes pratiques, d’un suivi serré du comité de direction et du conseil d’administration de l’UdeS, grâce à des processus mensuels de vérification.