L’art de bien accueillir ses stagiaires

À son arrivée comme stagiaire chez la jeune pousse sherbrookoise Calogy Solution, Abby McLean a vite réalisé que peu d’énergie était consacrée à l’accueil des nouvelles recrues. En l’espace de quelques mois, celle qui occupe désormais le poste de coordonnatrice des ressources humaines a cependant transformé ce qui aurait pu devenir un obstacle à la croissance de l’entreprise en un système organisé qui ferait maintenant l’envie des plus grandes organisations.

Prise de contact avant le début du stage, cours condensés sur des sujets et méthodes propres à Calogy Solutions, jumelage stagiaire-mentor, projet d’intégration et présentation des valeurs et des objectifs, font notamment partie du modus operandi de cette entreprise spécialisée en solutions durables de gestion thermique, entre autres pour le transport électrique.

«En tant que stagiaire, j’ai moi-même pu observer et analyser les points d’achoppement au sein de l’entreprise au niveau de l’accueil des nouvelles ressources. C’était encore plus vrai en effectuant un stage à distance l’été dernier, au début de la pandémie», commence par raconter Abby McLean.

«J’étais la seule étudiante qui travaillait au niveau de l’administration alors que les autres étaient en ingénierie. Par contre, j’avais un accès direct au cofondateur de la compagnie contrairement aux autres stagiaires, ce qui m’a permis d’avoir beaucoup de succès dans mon travail», enchaîne-t-elle.

L’expression des opinions et des suggestions étant valorisée au sein de Calogy, l’étudiante a donc proposé d’implanter un programme d’intégration des stagiaires en trois étapes : avant, pendant et après (voir plus bas pour le détail). Celui-ci a été initié l’automne dernier et obtient déjà beaucoup de succès.

«On veut encourager l’autonomie des stagiaires et c’est pourquoi en ayant une intégration efficace, on s’assure qu’ils vont être efficaces rapidement. C’est du donnant-donnant. On leur donne du soutien et on demande en contrepartie aux stagiaires de se pousser eux-mêmes», explique la coordonnatrice aux ressources humaines.

Il va sans dire que cet accueil est apprécié par les principales personnes concernées.

«Les projets chez Calogy sont très avancés technologiquement, ce qui peut être intimidant en début de stage, spécifiquement pour trois stagiaires en premier stage, explique Vincent Woodward, qui a effectué son stage en génie mécanique l'automne dernier. Par contre, le processus d’intégration a rapidement enlevé ce stress et nous a permis de nous intégrer dans l’équipe et de contribuer aux projets rapidement.

«J’ai grandement apprécié la confiance qu’ils ont eue envers nous dès le début. Nous avons eu la chance de développer nos propres projets et d’apporter notre touche personnelle à la compagnie. Nous ne nous sentions pas comme des stagiaires, nous faisions partie de la famille Calogy», ajoute-t-il.

Avant

Dès le placement confirmé chez Calogy Solutions, une personne est attitrée pour mentorer la nouvelle ressource qui fera son entrée quelques semaines plus tard. Le contact est établi à l’avance pour permettre un atterrissage tout en douceur au sein de l’équipe. Des ressources techniques sont également mises à la disposition des stagiaires afin de leur donner l’occasion de prendre un peu d’avance au niveau de leurs connaissances.

«On les encourage à utiliser les ressources que nous mettons à leur disposition et à noter leurs questions pour le début du stage. Et en ayant déjà un lien avec le mentor, l’ambiance est plus confortable dès le départ», explique Mme McLean, tout en ajoutant que les stagiaires sont aussi invités à joindre les parties au jeu vidéo virtuel Among US où chaque joueur incarne un des membres de l'équipage d'un vaisseau spatial, chacun pouvant être soit un équipier, soit un imposteur.

L'objectif pour les membres d'équipage est d'identifier les imposteurs et de les éliminer tout en accomplissant des tâches dans le vaisseau, tandis que l'objectif des imposteurs est de tuer tous les équipiers sans être identifiés. Évidemment, la hiérarchie est tout de suite mise de côté dans cette situation peu conventionnelle. La session dernière, les stagiaires se sont même permis d’«éliminer» le président de la compagnie!

«Ça crée une ambiance détendue pour les stagiaires. Ils voient qu’ils font déjà partie de l’équipe et qu’ils peuvent avoir une voix dans l’entreprise».

Pendant

Les deux premières semaines des stagiaires sont ensuite bien garnies alors qu’on les invite à diverses rencontres et formations toujours avec l’objectif de bien les intégrer à l’équipe constituée d’une quinzaine de personnes. On leur donne également un petit mandat à réaliser pour leur permettre de se faire les dents.

«Ça peut sembler beaucoup de choses à mettre en place, mais puisqu’on demande à plusieurs personnes de s’impliquer dans l’intégration, ce n’est pas trop lourd pour le personnel», assure Abby McLean.

Après

L’après consiste simplement à demander de la rétroaction aux stagiaires à la fin de leur première et de leur deuxième semaine de travail afin de continuellement améliorer le processus.

«Notre programme évolue en fonction des commentaires de nos stagiaires. Par exemple, à leur demande, nous avons donné plus de temps libres afin de leur permettre d’assimiler toute la nouvelle information», explique la responsable.

Au final, termine-t-elle, ce programme d’intégration permet d’offrir des stages plus intéressants aux étudiantes et étudiants, mais qui sont aussi plus efficaces pour la compagnie.

«C’est gagnant pour tout le monde!»