La section de l'approvisionnement est mandatée pour effectuer les achats de biens et services de l'Université de Sherbrooke (sauf pour certaines acquisitions dont la responsabilité est confiée à des unités particulières).
La section de l'approvisionnement doit fournir à toutes les unités administratives de l'Université les services professionnels et le soutien administratif requis pour l'acquisition des biens et services.
Dans la réalisation de ses acquisitions, la section de l'approvisionnement participe à des groupements d'achats, tient compte de la politique des marchés publics et favorise les achats locaux et la standardisation lorsque cela est avantageux pour l'Université.
Dans un souci d'économie, d'efficacité, de transparence et d'équité vis-à-vis des fournisseurs, l'Université réalise ses acquisitions sur une base compétitive. La section de l'approvisionnement procède donc par appel d'offres public, par appel d'offres sur invitation.
Seules les soumissions reçues avant l'heure et la date limite fixées seront étudiées. Toute soumission en retard est retournée, non ouverte, à son expéditeur. L'Université ne s'engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions proposées.
La section de l'approvisionnement a la responsabilité de tenir à jour un fichier des fournisseurs susceptibles d'obtenir un contrat de vente ou de location de biens et services de l'Université. Cette liste n'est pas limitative.
D'une façon générale, les fournisseurs peuvent figurer sur la liste s'ils répondent aux exigences suivantes :
- Prendre connaissance et appliquer les règles de conduite de la Politique d'approvisionnement responsable;
- avoir un établissement commercial doté d'installations permanentes;
- avoir à leur service le personnel compétent, apte à effectuer les travaux requis et à assurer le service après-vente;
- posséder une bonne situation financière;
- jouir d'une bonne réputation dans le milieu des affaires;
- fournir les garanties satisfaisantes quant à la valeur et à la durabilité des produits offerts ou quant à la qualité des services proposés, y compris les services après-vente adéquats;
- remplir la fiche d'inscription et la faire parvenir à la section de l'approvisionnement de l'Université de Sherbrooke.
