L'implantation du système SOFE-Grh pratiquement complétée

Réussite collective d'un projet d'envergure

Le Service des ressources humaines et financières a tenu une activité de reconnaissance en juin pour souligner l'aboutissement des travaux entourant la mise en place du système SOFE-Grh, qui est utilisé pour la gestion de la paie, de la rémunération et des ressources humaines.

Photo : Michel Caron

14 septembre 2009

Jules Chassé, vice-recteur adjoint

Les travaux entourant la mise en place du système SOFE-Grh qui est utilisé pour la gestion de la paie, de la rémunération et des ressources humaines sont pratiquement complétés. Ce vaste chantier amorcé il y a plus de trois ans a requis la participation de plusieurs acteurs de différentes unités administratives qui ont travaillé de concert avec un fournisseur spécialisé.

Pour réaliser ce projet de grande envergure, l'Université de Sherbrooke s'est associée à nouveau avec la firme Exagon inc., laquelle avait finalisé le développement du système financier (SOFE-Finances) en 2005. Exagon avait la responsabilité des développements informatiques, tandis que l'équipe du Service des ressources humaines et financières participait à la conception des fonctionnalités et assumait le déploiement des nouvelles applications. De son côté, le Service des technologies de l'information a contribué notamment à la conversion des données et à l'intégration du système avec l'infrastructure d'information de l'Université.

Portée du projet

Le projet comportait trois composantes majeures. Premièrement, on a procédé au renouvellement du système Paie et rémunération lequel a été déployé en juillet 2007. Deuxièmement, on a développé un ensemble de fonctionnalités pour informatiser certains processus de gestion des ressources humaines, tels que la gestion des charges de cours (affichage, saisie et attribution des charges de cours), la dotation (affichage des postes et dépôt des candidatures, aide à la sélection des candidatures, affectation et réassignation des postes), la demande de personnel, la gestion des feuilles de temps et la mise à jour des banques de temps, l'outil d'aide pour le suivi de la masse salariale ainsi que l'outil de simulation des paramètres salariaux. Troisièmement, on a effectué les développements requis pour intégrer les données de la paie au système SOFE-Finances de façon à ce que les gestionnaires puissent suivre avec plus d'exactitude l'évolution de leurs budgets, particulièrement pour le personnel de la recherche et le personnel non régulier.

Afin d'améliorer l'efficacité des processus et de rendre les unités administratives plus autonomes dans leur travail, plusieurs fonctionnalités mises en place sont déjà décentralisées dans les facultés et services; c'est le cas, par exemple, de la gestion des charges de cours, de la demande de personnel et de la préparation budgétaire, et d'autres le seront dans les mois qui viennent.

Projet exemplaire

Ce vaste chantier, qui chemine depuis trois ans et demi et qui s'étendra vraisemblablement sur quatre années entières considérant les tâches de décentralisation à compléter cet automne, a atteint ses objectifs quant à l'intégralité des fonctionnalités à couvrir. Il a respecté le budget alloué et a été complété dans le cadre de l'échéancier fixé par l'Université. S'il a été mené à bon port, c'est grâce aux efforts de tous ses artisans.

Le vice-recteur Martin Buteau, responsable du projet SOFE-Grh auprès de la direction de l'Université, souligne avec plaisir la conclusion heureuse de cette initiative institutionnelle : «Comme professeur en systèmes d'information, je suis à l'aise de qualifier SOFE-Grh de projet exemplaire et de référence pour l'étude pratique de l'implantation de systèmes d'information dans une grande organisation. Cette évaluation se justifie par l'ampleur des efforts de concertation déployés par plusieurs services et par la qualité du partenariat établi avec la firme Exagon inc., qui a bien compris nos besoins et qui a agi en partenaire fiable jusqu'à la fin des travaux d'implantation.»

Réussite collective

La réalisation du projet SOFE-Grh s'est déroulée sur une période de 41 mois, de janvier 2006 à mai 2009. L'équipe d'Exagon a consacré quelque 3900 jours/personne aux développements informatiques et à l'implantation du système. De son côté, l'Université a investi environ 2,2M $ pour la mise au point du nouveau système et l'infrastructure technologique. Les différentes équipes de travail impliquées dans le projet ont consacré des milliers d'heures aux tâches de conception, de conversion, de paramétrage, de tests et de formation requis par les multiples étapes de réalisation du système.

Quelque 400 personnes utilisent couramment les nouvelles applications, tandis que le personnel de l'Université peut profiter des fonctionnalités accessibles par l'Internet, telles que le bulletin de paie, les emplois disponibles et les feuilles de gestion de temps.

Pour Richard Levesque, chef de projet pour la firme Exagon, la réussite du projet s'explique par le climat de confiance fécond qui s'est établi entre les deux organisations et par l'implication étroite de nombreuses personnes expertes dans leurs champs d'activité.

Pour sa part, Bruno Paradis souligne l'extraordinaire engagement et la collaboration de tous les instants de la part des personnes impliquées dans le projet : «Ces efforts sont d'ailleurs primés par l'efficience du système SOFE-Grh qui offre un soutien accru en matière de gestion des ressources humaines.»

Enfin, Lynda Beauregard, chef de projet pour l'Université, mentionne avec enthousiasme : «Il faut désormais regarder vers l'avant pour trouver des idées et brasser les idées soumises afin d'améliorer en continu le système et les services offerts dans le but de soutenir efficacement les facultés et les services.»