La gestion du dossier étudiant

Priorité : assurer les meilleurs services possibles

Assurer d'excellents services à la communauté étudiante fait partie des préoccupations de l'ensemble de la communauté universitaire. Dans les facultés, les services et les bureaux, diverses mesures sont régulièrement prises afin de faciliter la vie des milliers d'étudiantes et d'étudiants qui fréquentent les campus.

Le comité de réingénierie des processus administratifs se penche actuellement sur un projet majeur. "Nous reverrons au cours des prochains mois toutes les activités reliées à la gestion du dossier étudiant, explique Jean-Pierre Kesteman, vice-recteur à l'enseignement. Ceci nous permettra d'identifier des façons d'assurer les meilleurs services possibles à la population étudiante ainsi qu'aux utilisateurs internes tout en gardant en tête le renforcement du caractère humain de nos communications avec la population étudiante."

Cette vaste opération de réingénierie sera axée sur la recherche de solutions novatrices dans un souci constant de privilégier, le plus possible, une gestion sans papier du dossier étudiant, dans le respect de l'autonomie facultaire relativement aux décisions à caractère pédagogique. Toutes les procédures entourant le recrutement, l'admission, l'inscription, la gestion continue du dossier, l'attestation, le diplôme et la collation des grades seront scrutées à la loupe. Le but de l'exercice est de réorganiser le travail de façon à réduire les lourdeurs administratives, à simplifier et à uniformiser les procédures en appliquant le plus possible la règle : une décision, une autorisation, une responsabilité.

Une démarche menée sur deux fronts

Ces travaux de réingénierie se dérouleront en deux étapes. La phase I consistera à effectuer le visionnement de la situation future désirée et à choisir un scénario principal au plan du développement, surtout du point de vue technologique. Au cours de la phase II, on procédera à la réingénierie proprement dite de chacun des sous-processus (recrutement, admission, inscription, etc.).

La contribution de deux groupes de travail sera requise durant la révision du processus de gestion du dossier étudiant : celle du groupe responsable de la refonte du Règlement des études et celle du groupe chargé de la réingénierie. "Bien que le cheminement des travaux doive se faire en parallèle, soutient Jean-Pierre Kesteman, il sera important d'assurer une liaison continue entre les deux équipes de façon à ce que l'avancement de la refonte du Règlement des études puisse alimenter la transformation du processus de gestion du dossier étudiant."

Nouvelles technologies à la rescousse

"Le volet technologique marquera grandement cette opération de réingénierie, poursuit le vice-recteur. Dans une volonté constante de simplifier les procédures administratives, nous prévoyons une infrastructure moderne capable de transmettre aisément des informations ajustées aux besoins des personnes requérantes, qu'elles étudient à l'Université ou qu'elles travaillent dans les sphères d'activité reliées au dossier étudiant."

La possibilité pour les étudiantes et les étudiants d'interagir avec les systèmes d'information les concernant ne peut s'actualiser que si les personnes peuvent être formellement identifiées. La carte à puce pourrait bien représenter la solution à ce problème d'identification. Elle permettrait, entre autres, de transiger sécuritairement avec les systèmes d'information.

Les priorités d'action

Comme l'explique Jean-Pierre Kesteman : "Le projet de réingénierie du processus de gestion du dossier étudiant touche l'ensemble des facultés ainsi que plusieurs services. À cette complexité s'ajoute l'obligation de circonscrire les modes opérationnels propres à chaque faculté, fortement centralisés dans certains cas ou encore grandement décentralisés dans d'autres, tout en conciliant les besoins d'un très grand nombre de personnes. Le Bureau du registraire étant, il va de soi, le plus concerné au plan du support administratif, c'est le registraire, Jean-Pierre Bertrand, qui assumera la direction du projet."

Déjà les facultés d'Éducation, d'Éducation physique, des Lettres et sciences humaines et de Médecine ont offert leur concours. Il va de soi que les autres facultés seront invitées elles aussi à participer à différentes étapes de la révision du processus. Plus récemment, la Faculté des sciences appliquées a accepté d'arrimer son projet de gestion d'activités pédagogiques en voie de réalisation à celui de la réingénierie. Cette situation créera une synergie particulièrement bénéfique au plan de la gestion de projet et de l'expertise technologique.

"Le premier avantage que je vois à la gestion du dossier étudiant, c'est la possibilité d'assurer un meilleur service à notre clientèle étudiante, souligne Mario Laforest, doyen de la Faculté d'éducation. Pour ceux et celles qui étudient au régime régulier ou pour les autres en formation continue, les informations concernant leur dossier seront plus facilement accessibles, qu'elles concernent l'admission, la diplomation ou toute autre étape de leur cheminement."

"La Faculté d'éducation physique et sportive a toujours eu à coeur de s'occuper de ses étudiantes et étudiants de manière très personnalisée, ajoute la doyenne Johanne Sarrasin. La gestion du dossier étudiant proposée nous permettra d'envisager une amélioration de l'efficacité du temps actuellement dévolu à certaines tâches que le nouveau système pourra prendre à sa charge. Ainsi, notre personnel pourra accroître sa disponibilité afin de traiter les questions à caractère humain que l'informatique ne peut régler. L'Université de Sherbrooke ne doit pas perdre ce qui la caractérise, c'est-à-dire, une université centrée sur sa clientèle étudiante."

Hélène Goudreau

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Nous reverrons au cours des prochains mois toutes les activités reliées à la gestion du dossier étudiant, explique Jean-Pierre Kesteman, vice-recteur à l'enseignement. Ceci nous permettra d'identifier des façons d'assurer les meilleurs services possibles à la population étudiante ainsi qu'aux utilisateurs internes tout en gardant en tête le renforcement du caractère humain de nos communications avec la population étudiante.