Le calendrier d'implantation du progiciel EXAGON prévoyait deux phases. La première, en mode centralisé, a permis au personnel du Service des finances et de l'approvisionnement de se familiariser avec ce nouvel outil et de commencer à l'utiliser. Une unité-pilote, la Faculté des sciences appliquées, amorcera sous peu les travaux de la deuxième phase, en mode décentralisé, en expérimentant l'utilisation du nouveau progiciel.

Prêt pour le changement!

Le personnel de la Faculté des sciences appliquées se prépare à vivre de grands changements. Avec la décentralisation d'EXAGON, la majorité de leurs activités et transactions financières effectuées quotidiennement seront transformées.

Choisie comme unité-pilote, la Faculté des sciences appliquées propose un défi intéressant à l'équipe de décentralisation et de réingénierie, surtout à cause de la diversité de ses transactions. La période de préparation débutera en octobre en vue d'une mise en opération prévue pour le mois de mars 1998.

Cette faculté regroupe en effet un volume important d'activités ainsi que des programmes d'enseignement diversifiés. On y retrouve également une quantité significative de projets de recherche et la présence d'un magasin où la décentralisation pour la gestion des inventaires s'effectuera sous peu.

<<Nous créerons d'abord des conditions favorables à une implantation ordonnée et contrôlée d'EXAGON en impliquant le plus possible le personnel concerné, explique le doyen Roger Goulet. Les employées et employés seront donc consultés; ils participeront à divers comités et recevront la formation adéquate. Ils pourront s'approprier progressivement le nouveau système ainsi que les processus révisés.

<<Nous en profiterons pour réviser nos processus administratifs (gestion des inventaires, approvisionnement, comptes à payer, gestion budgétaire, grand livre) et nous optimiserons leur fonctionnement tout en apportant, si nécessaire, des changements à EXAGON afin de le rendre plus convivial>>, ajoute Roger Goulet. Suivra une période de formation avant le démarrage officiel prévu au printemps.

Le renouvellement des différents processus entraînera certains ajustements à l'organisation du travail du personnel. Par exemple, la saisie des réquisitions s'effectuera directement à l'ordinateur par le biais d'EXAGON. De la même façon, l'approbation de la réquisition s'exécutera de façon électronique, réduisant ainsi la durée du cycle de traitement ainsi que la double saisie des données.

La deuxième phase permettra la décentralisation progressive d'un certain nombre d'opérations financières, en débutant par la Faculté des sciences appliquées qui agit à titre de pilote. L'équipe de décentralisation du progiciel EXAGON et réingénierie des processus financiers souhaite ainsi favoriser une décentralisation contrôlée et harmonieuse, axée sur la satisfaction des besoins des différents milieux de travail.

Les hauts et les bas d'EXAGON

L'implantation d'un progiciel de l'envergure d'EXAGON ne se fait pas sans heurts.

En septembre, les responsables des budgets de l'Université ont reçu les rapports de suivis budgétaires détaillés des mois de juin, juillet et août. Plusieurs ont été déçus de ces rapports qui, il faut bien le dire, ne répondaient pas tout à fait à leurs attentes.

<<Nous sommes conscients que certaines informations manquaient dans ces rapports, reconnaît Carole Langlois, directrice du Service des finances et de l'approvisionnement. Nous sommes désolés que ces lacunes aient pu occasionner des problèmes aux responsables dans leur suivi budgétaire.>>

À la suite de l'envoi de ces rapports, le Service des finances et de l'approvisionnement a reçu de nombreux commentaires. <<Toutes les pistes de solution seront examinées par notre personnel, ajoute Carole Langlois. Nous travaillons actuellement à l'amélioration du format de notre prochain rapport afin qu'il réponde mieux aux besoins de notre clientèle et nous cherchons des réponses aux problèmes soulevés par l'impression décentralisée des rapports.>>

Un cycle annuel complet d'opération sera nécessaire pour éliminer tous les irritants d'EXAGON. En attendant, un peu de patience, le jeu en vaut vraiment la chandelle.

Hélène Goudreau

Vignette

Roger Goulet, doyen de la Faculté des sciences appliquées, souhaite créer des conditions favorables à la décentralisation d'EXAGON dans sa faculté en faisant participer le plus possible le personnel concerné.