Un casse-tête d'un million de morceaux

Le logiciel Exagon est en opération depuis le 2 juin comme prévu au calendrier de la réingénierie des processus administratifs. Acquis pour répondre plus particulièrement à la réorganisation du processus Approvisionnement, comptes à payer, déboursés et gestion budgétaire, il remplace un système vieux d'une quinzaine d'années.

Exagon a été implanté d'abord au Service des finances et de l'approvisionnement, là où se trouvent les principaux usagers du logiciel. Une formation sur mesure, donnée le plus souvent par des pairs, a permis au personnel de se familiariser avec ce nouvel outil et de bien comprendre les nombreuses possibilités qu'il offre.

<<Une des plus grandes difficultés que nous avons rencontrées et avec laquelle nous avons à jongler encore de temps à autre, est la tendance que nous avons tous à comparer l'ancien système au nouveau, souligne Claude Hervieux, acheteur. On essaie de répéter des opérations qui donnaient certains types de résultats avant, mais Exagon a ses particularités que nous apprenons encore à découvrir.>>

Selon Luc Bédard, chef comptable, il faudra compléter un cycle annuel d'opérations avant qu'Exagon livre tous ses secrets au personnel du Service des finances et de l'approvisionnement. En effet, même si la mise en fonction d'Exagon a coïncidé avec l'ouverture de l'année financière, il reste certains modules à explorer comme celui de la préparation budgétaire et des états financiers.

Convivial, le nouveau logiciel Exagon? <<Pas vraiment, rétorque Jean-Guy Léveillée, mais il est drôlement fonctionnel. C'est la raison pour laquelle l'Université l'a acheté.>>

Jongler avec les problèmes

L'équipe de Carole Langlois, directrice du nouveau service, se réjouit de travailler avec un outil aussi performant mais... qui dit nouveauté pense tout de suite adaptation; Exagon leur en a donné des palpitations!

C'est avec humour que Lynda Beauregard, responsable des fonds avec restriction, relate les péripéties qui ont jalonné les débuts d'Exagon à l'Université de Sherbrooke. <<Le démarrage du système a coïncidé avec la fermeture de l'année financière, l'ouverture de la nouvelle année et le début des vacances. Un vrai cauchemar! Nous n'étions pas prêts à 100 p. 100, mais nous avons décidé de respecter quand même les dates prévues de démarrage. Aujourd'hui nous savons que nous avons bien fait même si ce choix a occasionné quelques exercices de gymnastique. Heureusement, tout le personel a fait preuve d'un excellent esprit de collaboration et d'une grande souplesse.>>

Est-on d'ailleurs entièrement prêt pour entreprendre un tel saut? Comme le dit si bien Jean-Guy Léveillée, directeur adjoint au Service des technologies de l'information, c'est en plongeant qu'on apprend le mieux à nager. <<Nous avons procédé à des ajustements dès le début, explique-t-il. Il manquait entre autres quelques informations de base pour bien faire fonctionner le système lorsqu'est venu le temps d'ouvrir l'année financière. Après quelques aménagements temporaires, nous avons complété les fichiers de base de données. Actuellement, nous nous occupons des passerelles entre Exagon et les systèmes qui gravitent autour comme les comptes étudiants à recevoir, par exemple.>>

Trois mois après sa mise en fonction, la période de rodage d'Exagon n'est pas terminée. Normal avec un logiciel d'une si grande envergure. <<La phase d'apprivoisement se poursuit en même temps que se déroule la transition entre le mode centralisé et le mode décentralisé>>, ajoute Luc Bédard.

Bientôt les magasins

Rappelons que depuis le début de la première phase du programme d'implantation, seul le personnel du Service des finances et de l'approvisionnement effectue ses activités et ses transactions financières avec Exagon. Les autres usagers ont accès au logiciel à l'écran ou sur papier, sans pouvoir effectuer de transactions directes.

<<L'inventaire du magasin de la Faculté des sciences appliquées est terminé et nous compléterons sous peu celui des deux autres magasins de facultés, précise Claude Hervieux. Lorsque cette étape sera franchie et que la formation nécessaire aura été donnée au personnel concerné, nous passerons en mode décentralisé pour la gestion des magasins.>>

Hélène Goudreau

Vignette

Claude Hervieux, acheteur, Lynda Beauregard, responsable des fonds avec restriction, Luc Bédard, chef comptable, et Jean-Guy Léveillée, directeur adjoint du Service des technologies de l'information, ont découvert la complexité d'Exagon, mais également les nombreuses possibilités qu'il offre.