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Le comité chargé de la réingénierie des processus administratifs a déposé, le 18 octobre, son diagnostic préliminaire qui constituait la première étape de ce chantier, la deuxième étant la réingénierie proprement dite.

Les potentiels les plus élevés d'économies et de revenus pour certains des processus administratifs de l'Université ainsi que pour plusieurs projets spéciaux y sont identifiés.

Rappelons que le chantier n^o 6 portant sur la réingénierie des processus administratifs vise les objectifs suivants : réduire les dépenses administratives de l'ordre de 10 millions de dollars; identifier de nouveaux revenus potentiels; améliorer l'efficacité et l'efficience des divers processus.

Réduction des dépenses

Essentiellement, ce diagnostic devait établir le réalisme de la cible de réduction de 10 millions de dollars envisagée dans les dépenses administratives. Idéalement, les économies devaient se concrétiser sur une période couvrant les quatre prochaines années budgétaires.

Dans son diagnostic, le comité chargé de la réingénierie des processus administratifs fait plutôt état d'une économie potentielle d'environ six à huit millions de dollars, les économies réalisables en termes de salaires étant actuellement inconnues.

Des nouveaux revenus potentiels

En plus de la réduction des dépenses administratives, le Comité devait explorer des nouvelles sources de revenus. <<Comme le précise le rapport de diagnostic préliminaire, explique Jules Chassé, directeur du Secrétariat à la réingénierie, l'exploration de nouveaux revenus devrait être canalisée vers deux projets principaux.

<<Premièrement, le retrait des dispositions relatives à l'exonération des droits de scolarité occasionnerait des revenus d'environ 325 000 $ par année. Deuxièmement, la transformation du Bureau de liaison entreprises-Université en une corporation autonome devrait générer des bénéfices nets de près de 625 000 $ en 1999-2000.>>

L'amélioration des processus administratifs

La réingénierie administrative vise les processus administratifs et non pas particulièrement les structures administratives impliquées dans les différents processus. L'opération cherche donc à modifier des processus dans le sens d'une plus grande économie de ressources et d'une amélioration de la qualité des services.

Les propositions visant l'amélioration de l'efficacité et de l'efficience des processus administratifs ont été développées dans le rapport de diagnostic préliminaire autour des trois volets suivants : processus majeurs initialement au nombre de cinq mais fusionnés en trois, 14 projets spéciaux et améliorations immédiates.

<<La gestion des dossiers étudiants et de l'information fait partie des processus majeurs examinés, poursuit Jules Chassé. Le rapport propose des améliorations à différents niveaux, comme les activités visant la venue de nouveaux étudiants, l'admission, l'inscription, la gestion continue du dossier, l'attestation et le diplôme.

<<À chacun de ces niveaux, nous avons identifié des pistes d'amélioration de la qualité et de la rapidité des opérations d'information et de gestion du dossier étudiant tout en maintenant le caractère humain des communications qui distingue l'Université de Sherbrooke. L'impact financier net de l'implantation des mesures touchant la gestion des dossiers étudiants et de l'information serait de l'ordre d'un million de dollars en l'an 2000.>>

Parmi les projets spéciaux étudiés lors de l'étape préliminaire menant au diagnostic figurait l'analyse de préfaisabilité de l'impartition de certains services ou activités de l'Université dont le Centre culturel.

<<Pour différentes raisons, l'impartition ne nous apparaît pas dans ce cas-ci une option à privilégier, souligne Jules Chassé. En effet, il n'y a pas d'avantages économiques évidents à retirer de l'impartition. Le Centre culturel s'autofinance réellement, et ce, en tenant compte de toutes ses dépenses, y compris ses frais généraux. Le comité chargé de la réingénierie des processus administratifs a quand même fait des recommandations afin d'améliorer ce secteur d'activité.>>

Au cours des prochaines semaines, le Comité de direction de la réingénierie administrative recevra les commentaires des membres des comités de Planification et d'Appui à la planification ainsi que des tables de consultation/validation. Il présentera ensuite ses recommandations à la direction de l'Université qui prendra sa décision quant à la concrétisation de l'un ou plusieurs des projets proposés.

Hélène Goudreau