La réingénierie des processus administratifs

Apprendre tous les côtés d'Exagon

Le logiciel de finance et d'approvisionnement Exagon entrera officiellement en opération le 2 juin. À partir de cette date, le personnel des services des Finances et de l'Approvisionnement effectueront leurs transactions avec le nouveau logiciel.

D epuis déjà plusieurs semaines, ces employées et employés reçoivent une formation <<sur mesure>> adaptée à leurs besoins et donnée par des collègues-pilotes et un représentant de PROSIG, conceptrice du logiciel. En septembre, ce sera au tour du personnel des trois magasins de faculté et du magasin central à recevoir cette formation et à travailler avec Exagon.

Les nombreux utilisateurs et utilisatrices du système des processus de gestion financière et d'approvisionnement de l'Université sont eux aussi de retour sur les bancs d'école pour apprendre le fonctionnement de base d'Exagon. Durant la première phase, en mode centralisé, ils auront accès à l'écran ou sur papier à l'information nécessaire au contrôle budgétaire et au suivi de leurs transactions. Ils ne pourront toutefois effectuer des transactions directes à même le logiciel. En novembre, quand s'amorcera la deuxième phase en mode décentralisé, deux facultés-pilotes commenceront à utiliser Exagon. Son implantation s'étendra ensuite progressivement à l'ensemble des facultés, des services et des bureaux. Une formation beaucoup plus exhaustive sera alors offerte aux utilisateurs et utilisatrices du système. Ceci leur permettra de maîtriser les applications informatiques et les processus administratifs renouvelés propres à leurs responsabilités.

Hélène Goudreau

Thérèse Maheu-Ruel

Agente de réclamations, Service de l'approvisionnement

<<J'ai suivi 27 heures de formation sur le logiciel Exagon, formation que j'ai beaucoup appréciée parce que les formateurs connaissaient très bien les réalités auxquelles nous sommes confrontés au jour le jour. Mon travail consiste à traiter les cas problèmes au niveau des achats. En plus d'éliminer beaucoup de paperasse, puisque toutes les transactions seront dorénavant visibles sur l'écran, Exagon va me permettre de suivre tout le cheminement d'un bien acheté par l'Université. L'acquisition, la livraison, la réception... je devrais voir plus facilement ce qui cause les problèmes et être en mesure de les régler plus facilement.>>

José-Anne Duplessis

Commis intermédiaire aux commandes, Service de l'approvisionnement

<<L'implantation du logiciel Exagon m'a permis de découvrir un aspect caché de ma personnalité : le plaisir d'enseigner! Je donne en effet de la formation au personnel des services centraux, soit l'Approvisionnement et les Finances. Je fais donc partie de l'équipe de pilotes qui ont dû apprendre d'abord à bien connaître Exagon, sa structure et son fonctionnement, ses modules d'application, ses capacités et ses limites. Après les ajustements et la personnalisation des paramètres du logiciel, mes collègues et moi avons conçu les programmes de formation. J'ai travaillé sur le cours Introduction au changement qui concerne l'implantation d'un nouveau progiciel et la réingénierie des processus financiers ainsi que sur le cours Consultation des différents modules du nouveau progiciel Exagon en période centralisée. À ce jour, j'ai donné de la formation à une cinquantaine de personnes. Je dois avouer que c'est beaucoup plus facile qu'au début!>>

Lyne Précourt

Comptable, Service des finances

<<Après une vingtaine d'heures de formation et en sachant que quelqu'un de PROSIG sera sur place dès la mise en opération d'Exagon le 2 juin, je me sens en confiance. Deux de nos collègues du Service des finances, Luc Bédard et Linda Beauregard, nous ont initiés au logiciel. Comme ils connaissent bien les particularités de nos tâches, ils ont pu nous donner une formation vraiment adaptée à nos besoins. Pour quelques mois, le temps de terminer la comptabilité de l'année financière des facultés, services et bureaux, nous travaillerons dans l'ancien et le nouveau système. Mais je suis déjà convaincue qu'Exagon accélérera mon travail en diminuant la manipulation de formulaires de toutes sortes. Il me permettra d'avoir accès plus facilement à une foule de données.>>

Serge Aubé

Commis comptable senior, Service des finances

<<Je viens de terminer ma formation d'une trentaine d'heures sur Exagon. C'est un logiciel qui permet beaucoup de possibilités que nous apprendrons à explorer au cours des prochains mois. Je pense que dès le 15 juin, nous allons pouvoir opérer à plein régime avec Exagon. Mon travail touche principalement le remboursement des taxes sur les achats que fait l'Université et des taxes sur les biens et services qu'elle vend. Je m'occupe également de l'approbation des comptes de dépenses du personnel, ce qui veut dire une trentaine de téléphones par jour. Avec Exagon, les facultés et services pourront suivre beaucoup plus facilement leurs demandes de remboursement puisque leur cheminement sera visible à l'écran autant pour nous que pour eux. Notre travail devrait être grandement facilité. Cependant, pour les prochaines semaines, avec l'implantation d'Exagon qui coïncide avec la fin de l'année financière, les employés devront faire preuve d'un peu de patience si leur demande de remboursement n'est pas traitée aussi vite que d'habitude.>>