Gérer les inventaires... facile

À partir du mois de juin, la gestion des inventaires des quatre magasins de l'Université sera plus facile et plus efficace.

Une amélioration que devrait remarquer leur nombreuse clientèle, souligne Jean Pratte, adjoint à la directrice par intérim du Service de l'approvisionnement, et qui devrait occasionner des économies de volume à l'Université. Cette démarche se rattache aux processus financiers de la réingénierie des processus administratifs.

Un des premiers avantages du nouveau système est que le logiciel Exagon permettra au requérant de voir le contenu des inventaires et de passer sa commande au magasin à partir de son ordinateur. <<Avec l'implantation du système de gestion des inventaires, nous espérons éviter les commandes urgentes à l'extérieur, diminuer les stocks en magasin et mieux contrôler les achats afin d'éviter la désuétude de certains produits, poursuit Jean Pratte. Dès la deuxième année, nous devrions constater une harmonisation des achats du matériel de laboratoire, entre autres, qui permettront des économies de volume à l'Université.

<<Autre avantage du nouveau système, on s'ajuste ainsi aux principes comptables usuels en matière de gestion des inventaires. Un principe qui permet de compter le matériel comme dépense de l'année au moment où il est utilisé et non à celui où il est acheté.>>

Vous en perdez votre latin? L'exemple suivant devrait éclairer vos notions de comptabilité puisque c'est bien d'exercice comptable dont il est ici question. Prenons l'achat de sérum pour la Faculté de médecine. Le magasin doit avoir en stock un minimum de 12 bouteilles. Dès qu'il en reste 11, on en achète une nouvelle caisse de 12 bouteilles. Avec le nouveau système d'inventaire, ces bouteilles seront classées comme actifs et non comme dépenses tant qu'elles resteront sur les tablettes du magasin.

Le nouveau système comptable, qui sera géré conjointement par les services de l'Approvisionnement et des Finances, sera en opération le 1^er juin. Au cours du mois de mars, on procédera à la prise d'inventaire physique des magasins. Tout ce qui n'a pas servi depuis un an sera mis de côté ou vendu. Suivra la saisie des données et, simultanément, la formation des magasiniers et des usagers du système Exagon.

Hélène Goudreau

Vignette

Comme l'explique Jean Pratte, adjoint à la directrice par intérim du Service de l'approvisionnement, le nouveau système de gestion des inventaires devrait permettre de faire des économies de temps, d'éviter les erreurs lors des achats ainsi que leurs dédoublements, d'éliminer les commandes urgentes et d'accélérer la livraison de la marchandise.