Réingénierie des processus administratifs

Le remplacement des lignes 7000 par des numéros 3000 vient d'être complété avec succès. Un succès qu'Anne Moreau, responsable des Réseaux de communication de la voix, des données et du courrier électronique, attribue à l'excellente collaboration qu'elle a obtenue des facultés, services et bureaux.

L'élimination des lignes 7000 fait partie des pistes d'amélioration immédiates identifiées par le Comité de réingénierie des processus administratifs et qui ont été soumises, à l'automne, aux tables de consultation/validation pour fins d'analyse.

<<Chaque ligne 7000 coûtait environ 7,50 $ par mois avec les taxes, explique Anne Moreau. En les réservant pour les points de service et les télécopieurs, l'Université économisera quelque 70 000 $ annuellement.>> Sur les 1300 numéros existants, 866 ont été changés. La programmation dans le commutateur téléphonique et dans le système de messagerie vocale a nécessité le travail de deux personnes durant une fin de semaine.

Depuis le 20 janvier, une grande partie des numéros de sélection directe à l'arrivée (SDA) ont donc été changés pour des postes internes rejoignables par la téléphoniste automatisée au 821-8000. Si le numéro de poste de SDA commençait par un 7, il commence maintenant par un 2. S'il commençait par 5, 6 ou 8, le premier chiffre est remplacé par 1. Tous ces petits ajustements seront vite intégrés dans les habitudes téléphoniques de la communauté universitaire et les références d'appel données par la téléphoniste devraient cesser sans problème au moment prévu, soit le 1^er mars.

<<Nous passerons bientôt aux prochaines étapes de la réingénierie des processus administratifs, souligne Jean Comtois, vice-recteur aux relations extérieures. Au terme des consultations auprès des comités de planification et d'appui à la planification ainsi qu'auprès des trois tables de consultation/validation, le Comité de direction de la réingénierie propose maintenant un ensemble de projets prioritaires.

<<Ces projets font l'objet d'un large consensus tout en présentant un intérêt majeur pour l'Université dans la poursuite de sa présente démarche de restructuration académique et administrative.>>

Le Comité de direction de l'Université juge à propos de réviser les processus administratifs suivants : approvisionnement et gestion budgétaire; gestion du dossier étudiant; gestion de la rémunération et dotation. Et de réaliser les projets spéciaux suivants : restructuration des unités oeuvrant en technologie de l'information; restructuration du Bureau liaison entreprises-Université; création d'un centre de reprographie numérique à haut volume; impartition ou révision des activités de sécurité; implantation des horodateurs pour le stationnement; impartition de la perception des droits de scolarité.

Hélène Goudreau

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Première piste d'amélioration immédiate à se concrétiser, le remplacement des lignes 7000 permettra des économies d'environ 70 000 $ à l'Université, chaque année, souligne Anne Moreau, du Service de l'informatique.