La réingénierie des processus administratifs
Le diagnostic préliminaire a permis d'identifier les potentiels les plus élevés d'économies et de revenus pour certains des processus administratifs de l'Université. Tout au long de sa démarche, le comité chargé de la réingénierie des processus administratifs a tenu compte de deux éléments. D'une part, l'impact de ces processus sur la qualité des services offerts à la clientèle principale de l'Université, soit les étudiantes et les étudiants. D'autre part, la possibilité de réduire les coûts associés à ces processus.
<<Nous en sommes maintenant à la deuxième étape, explique Jules Chassé, directeur de projet, celle de la réingénierie proprement dite. Le processus Approvisionnement, comptes à payer, déboursés et gestion budgétaire est le premier processus majeur à être traité.>>
Réingénierie des processus financiers
Comme l'explique Carole Langlois, directrice du Service des finances et chef de projet de la réingénierie des processus financiers et de l'implantation des progiciels : <<La réingénierie centrée sur un logiciel est une approche de réingénierie qui permet de transformer un ou des processus en s'inspirant principalement des pratiques performantes incorporées dans des logiciels sélectionnés.>>
<<L'implantation d'un progiciel que l'Université a acquis pour ses besoins spécifiques, selon les recommandations d'un comité consultatif formé de représentantes et représentants des facultés, services et bureaux, comprend un volet réingénierie des processus financiers dont ceux reliés à l'Approvisionnement, comptes à payer, déboursés et gestion budgétaire. Cette situation entraînera des changements au niveau des tâches du personnel, mais également au niveau de la structure organisationnelle.
Une phase de consultation a d'ailleurs été amorcée afin de permettre aux utilisatrices et utilisateurs d'exprimer leurs besoins et leurs appréhensions à l'égard de l'implantation de ce nouveau progiciel.
Les équipes en place
La première équipe a débuté ses travaux en vue de l'implantation du progiciel en février 1996. Elle travaille maintenant à la réingénierie des processus financiers et d'implantation des progiciels en lien direct avec les autres équipes qui s'occupent d'un secteur d'activités particulier.
Les équipes sont formées de personnes de l'Université et de consultants externes. À l'interne on retrouve Lynda Beauregard, Luc Bédard, Louis Vézina et Francine Émond, du Service des finances, Claude Hervieux et Josée-Anne Duplessis, du Service de l'approvisionnement, Serge Fortier, du Bureau du système intégré d'information de gestion, Serge Maurice, de la Faculté des lettres et sciences humaines, et Danielle Barrette, de la Faculté des sciences appliquées. Michel Dussureault, du Comité de la réingénierie des processus administratifs, agit comme facilitateur.
<<En plus des bénéfices financiers qui seront d'environ un million de dollars par année, au terme de l'opération en 1999-2000, plusieurs améliorations devraient résulter de cet exercice, souligne Carole Langlois. L'implantation d'un progiciel financier et d'approvisionnement qui servira à l'ensemble de l'Université nous permettra, entre autres, d'intégrer les systèmes financiers d'information afin d'éliminer les doubles traitements entre les unités ainsi que les lourdeurs administratives.
<<Actuellement, poursuit-elle, la plupart des facultés et certains services possèdent un système de comptabilité parallèle à celui des finances, ce qui leur permet de vérifier leur disponibilité budgétaire. Cette façon de procéder répond à un besoin que le progiciel comblera en rendant facilement et rapidement accessible aux usagers une information pertinente et fiable.>>
La réorganisation du processus Approvisionnement, comptes à payer, déboursés et gestion budgétaire vise également la réduction des délais dans le cycle d'achat ainsi que l'amélioration du suivi budgétaire. L'implantation en mode centralisé se fera avec le début de la prochaine année budgétaire afin de permettre le rodage du système et l'apprentissage du personnel avant de passer en mode décentralisé.
Hélène Goudreau