Le service des finances

Pour tous ceux et celles qui fréquentent l'Université

Qui pense finances pense souvent comptes à payer. Mais le Service des finances en fait davantage, en plus de jouer un rôle primordial : celui de conseiller tous ceux et celles qui fréquentent l'Université ainsi que les directions et services.

En effet, que ce soit pour la clientèle étudiante, pour le rectorat ou encore pour n'importe quelle faculté ou service, notre rôle le plus important consiste à conseiller et à trouver une solution, si cela s'avère possible, aux différentes interrogations de nos usagers et usagères. Bien entendu, ces solutions impliquent nécessairement le respect des normes et règlements en vigueur.

Le Service des finances possède des responsabilités que l'on pourrait qualifier d'essentielles puisqu'elles se regroupent sous le thème de la gestion financière. Nous assurons le versement des salaires aux employés et employées de l'Université. Nous payons également les factures relatives aux achats de toutes sortes. De plus, nous encaissons les revenus de l'Université, que ce soit les frais de scolarité, les bourses pour la recherche ou encore les subventions du ministère de l'Éducation.

Il ne faut pas oublier que lorsque l'on parle de finances, on sous-entend par le fait même le contrôle budgétaire. Ainsi, le Service des finances contribue à la préparation annuelle des budgets de fonctionnement et d'investissement de l'Université. Nous voyons au bon fonctionnement du système comptable, c'est-à-dire à l'entrée de toutes les données relatives aux différentes transactions. Nous nous assurons de l'application des politiques de gestion internes, fiscales ou exigées par les organismes pourvoyeurs de fonds.

Mais il ne suffit pas d'exercer un contrôle sur le budget, il nous faut aussi fournir des comptes rendus détaillés à plusieurs de nos clients. Pour ce faire, nous produisons divers rapports, statistiques, analyses ou encore états financiers. Ces documents s'adressent principalement aux responsables des facultés et des services pour faciliter leur gestion financière et au besoin leur fournir l'assistance nécessaire. Le ministère de l'Éducation ou bien les organismes qui subventionnent ou accordent des contrats de recherche vont aussi avoir besoin de ces comptes rendus pour assurer un suivi budgétaire.

Par surcroît, nous collaborons à l'implantation et à la mise à jour des contrôles, des procédures et des systèmes nécessaires à nos opérations. Nous devons également établir les politiques appropriées. Cette dernière tâche nous amène à faire une mise à jour efficace des connaissances, à en faciliter la clarification et à les diffuser si nécessaire pour que chaque personne ayant à faire face à ces politiques soit bien renseignée.

Enfin, nous archivons les documents relatifs aux activités du Service des finances ou à tout autre élément qui se trouve sous sa responsabilité.

En tant que directrice du Service des finances, mon rôle consiste à conseiller la direction de l'Université, les directions des facultés ainsi que les services non seulement au sujet des finances, mais également concernant les assurances ainsi que la fiscalité. De plus, lorsqu'une difficulté plus complexe survient, je dois aller chercher une expertise à l'extérieur de l'Université pour régler ce problème le plus efficacement possible. Évidemment, je coordonne 37 employés et employées du Service des finances et je vois à ce que tout le monde travaille dans la même direction. Je m'assure de la qualité du service à tous nos clients, qui sont entre autres des étudiants et étudiantes, sans oublier le ministère de l'Éducation du Québec avec qui nous entretenons des relations de collaboration.

Carole Langlois

Directrice du Service des finances

Denise Samson

Responsable des comptes à payer

<<En tant que responsable des comptes à payer, je dois m'assurer que tous les chèques émis, autres que salaires, sont autorisés et respectent les nombreuses directives de l'Université. Nous émettons au-delà de 30 000 chèques annuellement. En collaboration avec trois autres collègues, je suis responsable des paiements aux fournisseurs et des remboursements au personnel pour le fonds de fonctionnement sans restrictions, le fonds de fonctionnement avec restrictions (recherche) et le fonds d'investissement. Étant responsable du secteur, je suis en contact avec les fournisseurs canadiens et étrangers, et les différents intervenants sur le campus.>>

Monique Perreault

Responsable des comptes à recevoir étudiants

<<La tâche principale de mon secteur consiste à percevoir les droits de scolarité de tous les étudiants et étudiantes conformément au règlement administratif de l'Université, ce qui représente annuellement des rentrées d'argent de 22 millions de dollars. De plus, je coordonne les activités pour l'ensemble de mon secteur en collaboration avec trois autres collègues. Étant responsable du secteur, je reste fréquemment en contact avec le Bureau du registraire, les Services aux étudiants et le Bureau du système intégré d'information et de gestion (SIIG). Je dois aussi superviser pour mon secteur les activités reliées à chaque rentrée des étudiantes et étudiants.>>

Lynda Beauregard

Attachée aux budgets des fonds spéciaux

Recherche/coopération internationale

<<Les subventions et contrats de recherche et coopération internationale alloués à l'Université sont des fonds avec restrictions. Les sommes sont destinées à un projet spécifique et elles doivent être rigoureusement gérées. L'Université est fiduciaire de ces fonds, c'est-à-dire qu'elle est l'intermédiaire entre l'organisme subventionnaire et le bénéficiaire autorisé à administrer le projet concerné.

<<Après avoir pris connaissance des documents transmis, je m'assure que ces fonds soient codifiés de façon à ce que le tout soit conforme aux différents règlements des organismes subventionnaires ainsi qu'à ceux de l'Université de Sherbrooke. Je conseille également les chercheurs et chercheuses afin de les soutenir adéquatement dans la gestion quotidienne de leur fonds avec restrictions.

<<Des états financiers sont présentés aux organismes pour chaque projet concerné, annuellement ou périodiquement, selon leurs exigences. De plus, à la demande du ministère de l'Éducation, une compilation des déboursés encourus durant l'exercice financier est faite en vue de la présentation des états financiers annuels. Notre équipe est composée de huit personnes. Nous administrons actuellement 3300 projets pour 660 organismes différents.>>

Louis Vézina

Attaché principal au budget de fonctionnement

<<Mon travail consiste à planifier et coordonner la préparation du budget de fonctionnement et à en contrôler la réalisation en cours d'année. Assisté d'une technicienne en gestion budgétaire, je coordonne l'émission de rapports de gestion à caractère budgétaire, tout en conseillant différentes unités administratives dans l'élaboration et le suivi budgétaire. De plus, nous veillons à l'amélioration des normes et processus budgétaires afin d'en faciliter la gestion. Tout au long de l'année financière, nous supervisons les transferts budgétaires selon les règles en vigueur. En terminant l'année, nous justifions les écarts financiers à la direction de l'Université.>>

France DuBois

Technicienne en administration

<<Mes tâches sont reliées aux aspects techniques du paiement des salaires des employés et employées de l'Université. En voici quelques-unes : la paie du personnel du Centre culturel; la préparation et la conciliation des rapports périodiques concernant les remises; la conciliation des déductions diverses et de certains postes du bilan et la préparation et l'analyse de certains rapports reliés aux avantages sociaux et aux bénéfices marginaux. De plus, c'est avec plaisir que nous accueillons et renseignons notre clientèle.>>

Propos recueillis par Hélène Saint-Pierre