Dans le cadre de la réingénierie des processus administratifs, cinq processus majeurs font actuellement l'objet d'un examen approfondi en vue d'identifier leurs potentiels les plus élevés d'économies et de revenus. Des projets spéciaux sont également à l'étude, comme par exemple la restructuration des unités administratives oeuvrant en technologie de l'information. Parallèlement à ces démarches, l'Université examine des pistes d'améliorations immédiates pouvant générer des bénéfices dès 1996-1997. Voyons ce qu'il en est.

Réingénierie des processus administratifs

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Durant cette première phase des travaux touchant la réingénierie des processus administratifs, un mécanisme de consultation/validation a été établi. C'est ainsi que trois tables ont été instaurées. Elles regroupent des personnes représentant les associations étudiantes, les syndicats et associations ainsi que le secteur académique et le secteur de l'administration.

Comme le souligne Jean Comtois, vice-recteur aux relations extérieures et responsable de ce chantier : <<Un des facteurs de réussite de ce projet réside dans notre capacité individuelle et collective à mettre en oeuvre des changements permettant d'améliorer la situation financière de l'Université. Ces changements devront continuer à répondre, en termes de qualité et d'efficience, aux besoins et aux attentes de nos clients externes, les étudiantes et les étudiants, et des clients internes des processus administratifs, soit principalement les facultés.

<<Si vous me permettez d'utiliser une métaphore, poursuit-il, je dirais que l'Université de Sherbrooke est en train de reconstruire sa maison. Nous pouvons laisser l'architecte décider où iront les fenêtres, au risque de n'aimer ni leur emplacement ni leur dimension, ou bien faire nos propres choix en tenant compte de notre budget et de nos besoins. C'est pour cette raison que nous jugeons essentiel de consulter la communauté universitaire plutôt que de procéder à des modifications à l'aveugle.>>

Les membres des trois tables de consultation/validation ont reçu un mandat précis : proposer des cibles de changements potentiels en termes de projets d'amélioration; fournir des avis sur le projet et sur les propositions d'améliorations envisagées; enfin, valider les propositions d'améliorations.

<<Par ailleurs, on désire associer de près les gestionnaires de l'Université au projet de réingénierie des processus administratifs souligne Jean Comtois. Ainsi, nous avons rencontré le comité de planification, le comité d'appui à la planification et les secrétaires administratifs.>>

Le Conseil d'administration de l'Université a fixé des objectifs de réduction de coûts provenant de la réingénierie administrative pour l'exercice financier en cours. Ces objectifs sont de l'ordre de 1,5 million de dollars d'économie ou de nouveaux revenus. Certaines pistes d'améliorations immédiates ont été identifiées et soumises aux tables de consultation/validation pour fins d'analyse préliminaire.

Quelques pistes d'amélioration

Les pistes d'améliorations immédiates permettent des économies à brève échéance et n'ont aucun impact sur la sécurité d'emploi. Parmi celles-ci, on retrouve l'élimination des lignes téléphoniques 7000. C'est Anne Moreau, du Service de l'informatique, qui a remarqué les économies potentielles reliées au remplacement des lignes 7000 par les lignes 3000.

Chaque ligne 7000 coûte en effet près de 7,50 $ par mois excluant les taxes. En les réservant exclusivement pour les points de services, c'est une économie de 50 000 $ à 70 000 $ que l'Université pourrait réaliser sur une base annuelle.

La deuxième piste concerne l'exonération des droits de scolarité. <<Dans ce cas-ci, on ne parle pas de dépenses mais d'absence de revenus, note Jean Comtois, soit une perte estimée à 325 000 $ par année.>> Ce règlement permet à un employé ou une employée à plein temps en place avant le 9 novembre 1981 de bénéficier d'une exemption des frais de scolarité pour lui, son conjoint ainsi que pour ses dépendants. Le règlement s'applique aussi au personnel retraité qui y était admissible avant la prise de retraite. En 1995, 59 membres du personnel et 290 dépendants se sont prévalus de ce privilège.

<<L'Université n'a plus les moyens de justifier cette forme d'iniquité sociale, ajoute le vice-recteur. Nous sommes très conscients que cette prérogative fera partie prochainement des négociations.>>

Enfin, une troisième piste touche les sommes dues par les étudiantes et étudiants mauvais payeurs qui peuvent retarder indûment le paiement de leurs frais de scolarité avec une pénalité minime. Des économies de l'ordre de 50 000 $ par année sont liées à cette mesure. <<Il ne faut pas confondre mauvais payeurs et étudiantes et étudiants vivant des situations financières difficiles, précise le vice-recteur. Ces derniers pourront continuer à prendre des arrangements avec le Service d'animation et d'aide financière.>>

Hélène Goudreau

<<Ainsi la réingénierie des processus d'affaires consiste à repenser fondamentalement et à reconcevoir radicalement les processus d'affaires afin d'obtenir des améliorations très importantes en ce qui a trait à la mesure de performances critiques tels les coûts, la qualité, le service et la rapidité, à l'aide des technologies modernes.>>

M. Hammer

Revue internationale Gestion, juin 1995

Vignette

<<Le projet de réingénierie a pour objectif de concevoir une nouvelle façon de faire les choses, explique Jean Comtois. Cet exercice de réflexion permettra de transformer l'Université en faisant les choses différemment; les ressources actuelles ne nous permettant plus de continuer à fonctionner selon nos modèles de gestion antérieurs. Il faudra toutefois continuer à répondre, en terme de qualité et d'efficience, aux besoins et aux attentes de nos clients externes, les étudiantes et les étudiants, et des clients internes des processus administratifs, soit principalement les facultés.>>

Photo audiovisuel -- Roger Lafontaine