Finances et approvisionnement sous un même toit
La création du Service des finances et de l'approvisionnement et l'abolition du Service des finances et du Service de l'approvisionnement a été entérinée par le Conseil d'administration de l'Université lors de sa réunion du 26 mai.
C omme le rappelle Carole Langlois, nouvelle directrice du Service des finances et de l'approvisionnement : <<Ces deux services coordonnaient déjà la majorité des activités de finance et d'acquisition de biens et services de l'Université. En implantant Exagon, il devenait logique de rapprocher les employées et employés sous une même entité. Les fonctions des modules approvisionnement et déboursés-facturation du progiciel sont en effet intimement liées. De plus, il nous apparaissait difficile de dissocier et de développer des processus indépendants, comme par exemple l'acquisition des biens et services et leur paiement, sans perpétuer des dédoublements coûteux.>>
Une fois que l'implantation du module de gestion des inventaires et la révision du processus auront été réalisées, la gestion du magasin, rattaché jusqu'à tout récemment à l'Approvisionnement, sera confiée au Service de l'équipement. <<Comme ce magasin contient surtout du matériel supportant les opérations du Service de l'équipement, la transition sera simple>>, confie Carole Langlois.
Des améliorations sensibles résulteront de l'intégration des systèmes financiers : élimination des doubles traitements entre les unités ainsi que des lourdeurs administratives, disponibilité en temps réel des informations budgétaires, réduction du temps de cycle, etc. Enfin, des économies de fonctionnement, estimées à un million de dollars par année, devraient être apparentes vers le 1er juin 1998.
Gestion et contrôle des finances
Le Service des finances et de l'approvisionnement a pour mandat d'assurer la gestion financière des fonds de l'Université, d'effectuer le contrôle budgétaire des opérations et d'offrir le support conseil et l'expertise aux unités administratives. Il conçoit et coordonne les pratiques administratives nécessaires, conformément aux lois, politiques et règlements régissant les activités de l'Université.
L'intégrité des informations financières institutionnelles
et la
préparation des rapports financiers requis par les
gestionnaires de l'Université ainsi que par les organismes externes
relèvent également de la responsabilité de ce Service.
Enfin, le personnel répond aux besoins des facultés, services et
bureaux en matière d'acquisition de biens et services, en
conformité avec la politique institutionnelle en vigueur.
<<Évidemment, la création de cette nouvelle entité
entraînera des changements importants au niveau des tâches du
personnel et de la structure organisationnelle du
Service>>, souligne
Carole Langlois. Outre la direction générale, la structure
administrative comprendra le secteur comptabilité et les sections
suivantes : budgets de fonctionnement et d'investissement, fonds avec
restriction, approvisionnement et paie. Le secteur comptabilité sera
subdivisé en trois sections : comptabilité
générale, revenus et encaissements et pilotage des
systèmes financiers. La section approvisionnement sera subdivisée
en deux secteurs : achats et comptes à payer.
Est-ce que je déménage?
Actuellement, les employées et employés du nouveau service travaillent à deux endroits : au Pavillon J.-S.-Bourque et au Pavillon central. Afin de faciliter la synergie entre les différentes équipes, le personnel devrait être regroupé à l'automne au Pavillon central. Dans un même but, le personnel du Service des technologies de l'information qui travaillait au Pavillon central sera regroupé au Pavillon J.-S.-Bourque, à l'exception d'une personne qui demeurera au Pavillon central pour assurer le service à la clientèle.
Hélène Goudreau
Vignette
Carole Langlois, directrice du Service des finances et de l'approvisionnement, présente sa nouvelle équipe. Il s'agit de Robert Desroches, responsable de la paie, Luc Bédard, chef comptable, Louis Vézina, responsable du budget de fonctionnement et d'investissement, Lynda Beauregard, responsable des fonds avec restriction, et Jean Pratte, adjoint à la directrice.