À la fin du mois de janvier, LIAISON présentait le premier processus majeur à être traité dans le cadre de la réingénierie des processus administratifs. Il s'agissait du processus Approvisionnement, comptes à payer, déboursés et gestion budgétaire. La réingénierie concernant ce processus devait être centrée sur l'implantation d'un progiciel acquis par l'Université afin de répondre à ses besoins spécifiques. Après la phase consultation des utilisateurs et utilisatrices où ils ont pu exprimer leurs besoins et leurs appréhensions à l'égard de l'implantation de ce nouveau progiciel, le comité de réingénierie des processus financiers est rendu à une autre étape. Celle de la formation, une formation sur mesure.

Exagon, un progiciel à connaître

Comme l'explique Carole Langlois, chef de projet de la réingénierie des processus financiers et de l'implantation des progiciels : <<À l'Université, la majorité des activités de finance et d'acquisition de biens et services sont coordonnées par les services des Finances et de l'Approvisionnement.

<<Avec l'implantation du progiciel de finance et d'approvisionnement, ces services joueront d'une manière encore plus efficace leur rôle de conseil et de support auprès de leur nombreuse clientèle. Le programme de formation que nous avons spécialement créé s'inscrit dans le cadre du changement global de la gestion financière à l'Université.>>

Les objectifs de formation sont conçus de manière à développer et à mettre à jour les compétences du personnel assigné au support technique du progiciel Exagon afin qu'il puisse maîtriser la conception, la structure, la configuration et le fonctionnement du nouveau système financier.

La diffusion en cascade

<<Puisqu'il s'agit d'un outil informatique adapté aux besoins particuliers de l'Université, une équipe multidisciplinaire composée de huit personnes de l'Université et d'une personne-ressource de la firme PROSIG a dû apprendre à bien connaître le progiciel Exagon, sa structure, son fonctionnement, ses modules d'application, ses capacités et ses limites>>, explique Pierre Hébert, responsable de la formation et du développement à l'Université et coordonnateur de la formation dans ce dossier. Ensuite, il a fallu personnaliser et ajuster sur mesure les paramètres du progiciel.

Les membres de cette équipe ont également un rôle pilote à jouer. En plus de préparer et d'effectuer la conversion des données au nouveau système informatique, ils doivent participer activement au volet formation. Durant la première phase du programme de formation (voir deuxième article), ces pilotes formeront à leur tour le personnel des services des Finances et de l'Approvisionnement ainsi que des trois magasins de faculté sur la gestion budgétaire, gestion de l'approvisionnement, gestion des inventaires, gestion des comptes à payer, gestion des comptes à recevoir et encaissements, gestion du grand livre, gestion de projets.

Parallèlement, les utilisatrices et les utilisateurs du système et des processus de gestion financière et d'approvisionnement de l'Université recevront une formation générale leur permettant de mieux comprendre le changement, de voir l'ensemble des possibilités du nouveau progiciel et de consulter à l'écran.

Par la suite, au fur et à mesure de l'implantation progressive du progiciel et du renouvellement des processus administratifs, les formatrices et les formateurs poursuivront la formation des usagers. Le personnel des services des Finances et de l'Approvisionnement ainsi que celui des magasins, accompagnés des pilotes de départ, guideront et appuieront les utilisatrices et utilisateurs du système de finance et d'approvisionnement tout au long de ce qui est appelé la deuxième phase.

À la fin du programme de formation, les utilisateurs et utilisatrices seront en mesure à leur tour de maîtriser les applications informatiques et les processus administratifs renouvelés propres à leurs responsabilités mutuelles. On appelle communément cette approche de formation, la diffusion en cascade.

Tout comme pour l'implantation du système informatique, la formation sera diffusée en deux phases. La première aura lieu au cours des prochaines semaines alors que la deuxième débutera à l'automne, suivant ainsi le rythme d'implantation et d'expérimentation dans les unités administratives.

Actuellement, chacun des treize services, des neuf facultés et des six bureaux se voit confier des enveloppes budgétaires répondant en tout ou en partie à ses besoins financiers. Cette trentaine d'unités administratives regroupent entre 150 et 200 utilisateurs et utilisatrices du système informatique de finance et d'approvisionnement. Une formation totalisant 2300 heures sera donnée à toutes ces personnes.

<<Pour faciliter l'implantation du nouveau système financier et favoriser progressivement l'appropriation des processus renouvelés, nous avons prévu deux phases>>, ajoute Carole Langlois.

La première phase, en mode centralisé, démarrera le 1^er juin pour se terminer en novembre. À partir du 1^er juin, le personnel des services des Finances et de l'Approvisionnement ainsi que ceux des trois magasins de faculté effectueront leurs activités et leurs transactions financières avec le nouveau progiciel Exagon.

Pendant ce temps, les autres unités administratives auront accès à l'écran ou sur papier à l'information nécessaire au contrôle budgétaire et au suivi des transactions. Elles ne pourront toutefois effectuer des transactions directes à même le progiciel Exagon.

Pendant ce temps, les autres unités administratives auront accès à l'information à l'écran ou sur papier nécessaire à leurs contrôles et suivis financiers. Ils ne pourront toutefois effectuer des transactions directes à même le progiciel Exagon.

Lors de la deuxième phase, qui se déroulera en mode décentralisé, deux facultés-pilotes expérimenteront l'utilisation du nouveau progiciel. Progressivement, son implantation s'étendra à l'ensemble des facultés, des services et des bureaux. <<Tout en complétant cette décentralisation, souligne Carole Langlois, les équipes de réingénierie introduiront les changements apportés aux processus administratifs.>>

Hélène Goudreau

Vignette

L'équipe-pilote est composée de Serge Maurice, Faculté des lettres et sciences humaines, Pierre Hébert, Comité de réingénierie, José-Anne Duplessis et Claude Hervieux, Service de l'approvisionnement, Luc Bédard et Lynda Beauregard, Service des finances. Serge Fortier, du Bureau du système intégré d'information de gestion (SIIG), et Danielle Barrette, du Service des finances, étaient absents au moment de la prise de photo.